Заводим новую организацию в программе: полный порядок действий

Новую организацию заводят в справочнике: Главное → Организации, кнопка «Создать». Программа спросит, кого вы оформляете — юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, — и откроет карточку. Если под рукой учредительные документы и реквизиты банковского счёта, ввести организацию в 1С и заполнить карточку получается за 10–15 минут.

Карточка организации — это основа учёта. Из неё реквизиты попадают в счета, акты и накладные, по ней считаются налоги, от неё зависит нумерация документов. Ошибка в ИНН или в выбранной системе налогообложения всплывёт уже в отчётности, поэтому создание организации стоит пройти спокойно и по порядку.

Порядок одинаков и для первой компании в чистой базе, и для добавления второй организации в уже работающую базу. Всё описано для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0), интерфейс «Такси».

Что подготовить до начала

Чтобы не прерываться на поиск цифр, соберите документы заранее. Большая часть сведений есть в учредительных документах, в свежей выписке из ЕГРЮЛ (у ИП — ЕГРИП) и в договоре с банком. Коды статистики удобно взять из уведомления Росстата или из выписки.

• 📄 ИНН, КПП и ОГРН (у ИП — ОГРНИП, КПП нет);
• 📄 полное и сокращённое наименование — ровно как в уставе;
• 📄 коды статистики: ОКПО, ОКВЭД (основной), ОКТМО, ОКАТО;
• 🏦 банковские реквизиты: БИК банка и 20-значный номер расчётного счёта;
• 🏛 данные о регистрации в налоговой инспекции и в СФР (с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России);
• 👤 ФИО и должности руководителя, главного бухгалтера, кассира.

Для индивидуального предпринимателя набор документов проще: КПП и устава нет, зато понадобятся паспортные данные, ОГРНИП и сведения о регистрации ИП. Остальной порядок — создание карточки, счёт, учётная политика — такой же, как у юридического лица.

Создаём карточку в справочнике организаций

Откройте Главное → Организации и нажмите «Создать». Дальнейшие шаги зависят от того, есть ли в базе доступ к сервису автозаполнения.

Прежде чем создавать запись, бегло просмотрите список справочника. Если организацию уже кто-то завёл раньше, вторую карточку плодить не нужно — её исправляют, а не дублируют. Это особенно актуально в базах, куда данные переносили из другой программы: там карточка иногда уже есть, просто заполнена не до конца.

1. Выберите тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей карточки.
2. Введите ИНН. Если подключён сервис 1С:Контрагент, нажмите кнопку автозаполнения по ИНН — программа подтянет наименование, адрес, КПП и ОГРН из официальных реестров.
3. Без автозаполнения впишите реквизиты вручную: наименования, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адрес.
4. Проверьте оба наименования. Сокращённое подставляется в первичные документы, полное — в регламентированную отчётность, поэтому опечатка здесь тиражируется по всем бланкам.
5. Укажите систему налогообложения.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Автозаполнение по ИНН работает только при подключённой интернет-поддержке. Проверить и включить её можно в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Если доступа нет, это не блокирует создание карточки — просто все поля заполняются руками.

Отдельно загляните в адреса и контакты. Юридический адрес должен совпадать с выпиской из реестра, фактический и почтовый указывают, если они отличаются. Телефон и адрес электронной почты из карточки подставляются в счета и в регламентированную отчётность, поэтому вписывайте рабочие контакты, а не личные.

Там же, в карточке, есть сведения о регистрации в налоговом органе: код и наименование инспекции, куда организация сдаёт отчётность. Эти данные нужны, чтобы декларации уходили в правильную ИФНС. Код инспекции берут из свидетельства о постановке на учёт. Если у организации есть обособленные подразделения, их заводят отдельно через пункт «Подразделения» в карточке — но это уже следующий шаг, к самому вводу организации он не относится.

Какую систему налогообложения выбрать

Систему налогообложения задают при создании карточки и позже меняют в разделе Главное → Налоги и отчёты. От выбора напрямую зависит, какие налоги и отчёты программа будет считать.

Если организация перешла на другой режим с нового года, старый режим из карточки не стирают — программа хранит историю применения систем налогообложения по датам. Это позволяет считать налоги за прошлые периоды по тем правилам, что действовали тогда, а за новый период — уже по новым.

Добавляем банковские счета

Расчётный счёт заводят из самой карточки организации — в её боковой навигации есть пункт «Банковские счета». Нажмите «Создать» и заполните реквизиты.

1. Введите БИК банка — наименование, корреспондентский счёт и адрес банка подтянутся из встроенного классификатора. Если банк не нашёлся по БИК, значит классификатор банков устарел и его стоит обновить через интернет -поддержку.
2. Впишите 20-значный номер расчётного счёта.
3. При необходимости укажите валюту счёта и текст для платёжных поручений.

Первый добавленный счёт автоматически становится основным — именно он подставляется в счета на оплату и в платёжные документы. Если счетов несколько, отметьте основным тот, по которому идут основные расчёты; остальные останутся доступны в выпадающем списке документов.

Валютный счёт заводят так же, но дополнительно указывают валюту — тогда программа будет вести по нему учёт в этой валюте и пересчитывать курсовые разницы. Если расчётов в валюте нет, достаточно одного рублёвого счёта.

Ответственные лица и подписи в документах

ФИО руководителя, главного бухгалтера и кассира попадают в печатные формы — в счета, акты, накладные и платёжки. Задают их через пункт «Ответственные лица» в карточке организации.

Каждая должность хранится с датой, с которой человек вступил в неё. Это важно: если дату не поставить или поставить позже, в документах за ранний период подпись окажется пустой. При смене директора или бухгалтера не стирайте старую запись, а добавьте новую строку с новой датой — история подписей сохранится.

Ответственные лица выбираются из справочника физических лиц (или сотрудников). Если в базе нет зарплатного блока, физическое лицо всё равно можно завести вручную — для подстановки в печатные формы этого достаточно.

Кассира заводят, даже если наличными организация почти не рассчитывается: без него приходные и расходные кассовые ордера напечатаются без подписи. Главный бухгалтер нужен для большинства первичных документов. Если в организации обязанности бухгалтера исполняет руководитель, его же указывают и в поле главного бухгалтера — так подпись встанет корректно.

Отдельно стоит загрузить логотип , факсимиле подписи и изображение печати — для этого в карточке есть раздел с логотипом и печатью. Тогда счёт на оплату можно будет распечатывать уже с подписью и печатью. Шаг не обязательный: без картинок счёт всё равно сформируется, просто подпись и печать придётся ставить вручную на бумаге. Если организация работает по безналичным расчётам и обменивается документами через ЭДО, факсимиле обычно и не нужно.

Настраиваем учётную политику и параметры налогов

Карточка заполнена — переходим к правилам учёта. Это два разных раздела.

Учётная политика — Главное → Учётная политика. Здесь задают способ оценки материалов, порядок учёта затрат, методы начисления амортизации и прочие правила бухгалтерского учёта. Учётную политику устанавливают на год, поэтому при входе проверьте, что выбран нужный период.

Налоги и отчёты — Главное → Налоги и отчёты. Здесь настраивают параметры под выбранную систему налогообложения: ставки, правила по НДС, объект по УСН, сведения о регистрациях в налоговых органах и фондах.

Для организаций на ОСН дополнительно проверьте настройки НДС (момент определения базы, ведение раздельного учёта при необходимости). Для УСН — выбранный объект налогообложения и ставку, действующую в вашем регионе.

Учётная политика в 1С опирается на действующие федеральные стандарты бухгалтерского учёта. Это значит, что способы оценки запасов, учёта основных средств и признания затрат нужно выбирать не произвольно, а в соответствии с тем, что закреплено в приказе об учётной политике организации. Если такого приказа ещё нет, его составляют до начала учёта, а в 1С переносят уже готовые решения — так настройки программы и документ на бумаге не разойдутся.

Отдельно обратите внимание на дату, с которой начинается учёт в базе. Если организацию переносят из другой программы или заводят с середины года, настройки и входящие остатки должны соответствовать этой дате. Для совершенно новой организации проще начать учёт с первого числа — тогда вводить начальные остатки не придётся.

Проверяем, всё ли заполнено верно

Перед тем как заводить документы, пройдитесь по карточке ещё раз. Быстрее потратить пять минут сейчас, чем переделывать первичку позже.

• ✅ ИНН и КПП совпадают с документами, наименования без опечаток;
• ✅ выбрана верная система налогообложения;
• ✅ расчётный счёт добавлен и отмечен как основной;
• ✅ руководитель, бухгалтер и кассир заданы с датой начала;
• ✅ учётная политика настроена на нужный год;
• ✅ заполнены регистрации в ИФНС и СФР.

Самый надёжный способ проверки — распечатать любой счёт на оплату. В одном бланке сразу видно и реквизиты организации, и банковский счёт, и подписи. Если всё на месте — карточка готова к работе.

Пустые места в бланке подсказывают, где не хватает данных. Нет наименования банка — не заполнен счёт; нет подписи — не задано ответственное лицо или у него не стоит дата; неверный ИНН в шапке — опечатка в карточке. Так проверка превращается в быстрый осмотр одного документа вместо перебора всех полей по очереди.

Если планируете сдавать отчётность прямо из программы, отдельно проверьте сведения о регистрации в налоговой инспекции и в СФР. Без них регламентированные отчёты не сформируются или уйдут с неверными кодами получателя.

Типичные ошибки при вводе организации

Эти промахи встречаются чаще всего и дают о себе знать не сразу, а когда документы уже выписаны.

• 🔸 Дубли организации. Вторую карточку завели вместо того, чтобы исправить первую. В итоге документы распределяются по двум организациям и отчётность не сходится.
• 🔸 Неверная система налогообложения. Программа считает не те налоги; ошибка всплывает при закрытии периода или при формировании декларации.
• 🔸 Основной счёт не отмечен. В счетах и платёжках подставляется не тот расчётный счёт, контрагенты платят по неверным реквизитам.
• 🔸 Ответственные лица без даты. Подписи в ранних документах пустые, и приходится перепечатывать бланки.
• 🔸 Опечатка в наименовании. Сокращённое наименование тиражируется по всем первичным документам, исправлять приходится вручную в каждом бланке.

Большинства этих ошибок не случится, если один раз пройти карточку сверху вниз и в конце распечатать пробный счёт. Правка реквизитов в уже выписанных документах — работа долгая, а на старте всё решается за пару минут.

Частые вопросы