Остатки отпусков в 1С: вносим накопленные дни сотрудников

Остатки отпусков вносят специальным документом «Ввод остатков отпусков» — по каждому сотруднику указывают рабочий год, сколько дней за него положено и сколько уже отгуляно. Разницу программа считает сама. В 1С:ЗУП 3.1 это отдельный документ начальной настройки, в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты — похожий блок в карточке сотрудника.

Делают это один раз — когда начинают вести кадровый учёт в 1С не с момента приёма людей на работу, а с какой-то даты в середине их стажа. Без внесённых накопленных дней программа будет считать отпускной стаж с нуля и покажет неверный остаток в отчётах и при оформлении отпуска.

Ниже — как подготовить базу, внести остатки вручную и по таблице, пересчитать число дней по рабочему году и проверить результат отчётом.

С чего начать: приём на работу и дата отсчёта

Документ ввода остатков опирается на дату приёма и на рабочий год сотрудника. Поэтому до ввода остатков в базе уже должны быть:

• 📌 организация с заполненной учётной политикой по зарплате;
• 📌 сотрудники с документом приёма на работу (именно приём задаёт дату, от которой считается рабочий год для отпуска);
• 📌 дата начала учёта — число, на которое вы фиксируете остаток. Обычно это конец месяца перед стартом расчёта зарплаты в 1С (например, 31.12 при старте с января).

Рабочий год для отпуска отсчитывается от даты приёма сотрудника, а не от 1 января. У человека, принятого 10.03.2024, первый рабочий год — с 10.03.2024 по 09.03.2025, второй — с 10.03.2025 по 09.03.2026 и так далее. Именно по этим периодам вы и будете вносить дни.

Где лежит документ ввода остатков в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 документ входит в блок начальной настройки. Два надёжных способа открыть его:

1. Раздел Настройка → группа «Начальная настройка» (или «Начальная штатная расстановка и остатки») — там есть команда ввода остатков отпусков.
2. Если команды на панели не видно — через главное меню: значок ≡ в левом верхнем углу → Функции для технического специалиста (в части релизов — Все функции) → Документы → «Ввод остатков отпусков».

Команду «Все функции» перед этим нужно включить: Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции».

Ручной ввод остатков: пошагово

Самый прямой способ — завести документ на каждого сотрудника (или один документ с табличной частью по нескольким людям, если в вашем релизе это поддержано).

1. Откройте список Ввод остатков отпусков и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и дату документа — ту самую дату, на которую фиксируете остаток (конец месяца перед стартом).
3. Выберите сотрудника.
4. В таблице по строкам добавьте рабочие годы: для каждого — период с … по …, число дней «положено» за этот год и число «использовано» (отгуляно).
5. Программа в строке покажет остаток = положено − использовано. Проверьте, что итог совпадает с вашими данными из записки-расчёта или прошлой программы.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Пример. Сотрудник принят 10.03.2024, учёт в 1С начинаем с 01.01.2026, остаток фиксируем на 31.12.2025. Отпуск — 28 дней за рабочий год, за всё время отгуляно 20 дней.

За незавершённый рабочий год дни считаются пропорционально отработанному времени: 28 / 12 × 10 мес ≈ 23,31 дня (с 10 марта по 31 декабря — почти 10 полных месяцев). Итоговый остаток на 31.12.2025: 8 + 23,31 = 31,31 дня. ЗУП допускает дробные значения, округлять принудительно закон не требует.

Загрузка остатков из таблицы Excel

Отдельной кнопки «Загрузить из Excel » у этого документа нет. На практике используют один из путей:

• 🔹 Копирование через буфер. Табличную часть документа (рабочие годы, положено, использовано) можно заполнить, скопировав подготовленные строки из Excel и вставив их в таблицу документа, если набор колонок совпадает. Способ работает не во всех релизах — проверяйте на одном сотруднике.
• 🔹 Универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа». Типовая обработка с диска ИТС умеет заполнять табличные части документов из Excel по сопоставлению колонок. Подходит, когда сотрудников десятки и ручной ввод долог.
• 🔹 Перенос из прошлой программы. Если вы переходите с другой базы 1С, остатки чаще корректнее перенести штатной выгрузкой/загрузкой, а не забивать заново.

Если людей немного (до 15–20), ручной ввод обычно быстрее и надёжнее возни с загрузкой.

Как посчитать число накопленных дней

Чаще всего ошибаются именно в расчёте дней, а не в самом документе. База — 28 календарных дней ежегодного основного отпуска за полный рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Плюс дополнительные дни, если они положены: за вредность, ненормированный день, «северные» и т. п.

Формула для накопленного остатка:

Остаток = Положено за всё время − Отгуляно за всё время

Положено за полный рабочий год = 28 (+ доп. дни)
Положено за неполный год        = (28 + доп.) / 12 × число полных месяцев

Число месяцев считают по правилу округления стажа: излишки меньше половины месяца отбрасывают, половину и больше округляют до полного месяца (это же правило применяют при расчёте компенсации за неиспользованный отпуск).

Пример расчёта по месяцам:

• отработано 9 месяцев 18 дней → 18 дней это больше половины → считаем 10 месяцев;
• отработано 9 месяцев 12 дней → 12 дней меньше половины → считаем 9 месяцев.

Пример с дополнительным отпуском. Сотруднику положено 28 + 7 = 35 дней в год (основной плюс 7 дней за ненормированный рабочий день). За полный рабочий год он накопил 35 дней, отгулял 30 — остаток 5 дней, из которых важно понимать, сколько приходится на основной отпуск, а сколько на дополнительный. Поэтому основной и дополнительный заводят разными строками: 28 положено / 25 использовано и 7 положено / 5 использовано.

Если у сотрудника был перерасчёт оклада задним числом или менялся режим работы, на число дней отпуска это не влияет — право на отпуск считается в днях, а не в деньгах. Пересчитывать остаток из-за изменения зарплаты не нужно.

Нестандартные случаи: перенос, компенсация, переводы

Неиспользованные дни прошлых лет. Закон не разрешает «сгорать» накопленным отпускам. Все неотгулянные дни за прошлые рабочие годы вносите отдельными строками — так в отчёте будет видно, за какой период долг перед сотрудником.

Внутренний перевод. Если сотрудника переводили между подразделениями или должностями, рабочий год и право на отпуск не прерываются — перевод на стаж для основного отпуска не влияет. Остаток вносите как единую историю, перевод отдельной строкой в документе остатков не отражают.

Дополнительный отпуск. Для вредности, ненормированного дня, северных территорий заводите отдельные строки (или отдельный вид отпуска) — смешивать основной и дополнительный в одной сумме нельзя, у них разные основания и число дней.

Компенсация вместо ввода. Если часть отпуска при переходе на учёт в 1С была заменена денежной компенсацией, эти дни считаются использованными — внесите их в графу «использовано», иначе остаток завысится.

Проверка: отчёт по остаткам отпусков

После ввода сверьте результат — не доверяйте тому, что цифры «встали» в документе.

В 1С:ЗУП откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел Кадры → группа отчётов, либо Кадры → Отчёты по кадрам). Отчёт показывает по каждому сотруднику положенные, использованные и оставшиеся дни на выбранную дату.

Что проверить:

• остаток на дату ввода совпадает с вашей исходной таблицей или запиской-расчётом;
• нет сотрудников с «нулём», которым дни должны были начислиться;
• отрицательных остатков нет (если есть — где-то «использовано» больше «положено»: перепроверьте строки).

Полезно сразу сверить остатки с тем, что получится при оформлении первого отпуска: создайте тестовый документ отпуска на сотрудника, посмотрите предложенное число доступных дней и удалите черновик, не проводя. Если доступные дни совпали с отчётом — база настроена верно и можно работать дальше.

Типичные ошибки при вводе остатков

• ❌ Рабочий год отсчитали от 1 января, а не от даты приёма. Самая частая ошибка: периоды сдвигаются, число дней за неполный год считается неверно.
• ❌ Забыли про отгулянные дни. Внесли «положено», но не заполнили «использовано» — остаток завышен на все отгулянные дни.
• ❌ Внесли остатки после первого отпуска в 1С. Отпуск посчитался по пустому стажу. Внесите остатки и перепроведите отпуск.
• ❌ Смешали основной и дополнительный отпуск в одной сумме. В отчётах и при расчёте компенсации они должны разделяться.
• ❌ Не учли периоды, исключаемые из стажа (отпуск по уходу за ребёнком, длительный отпуск за свой счёт) — рабочий год не сдвинули, дни завысили.