Загрузка складских остатков в 1С:Розница: три рабочих способа

Остатки товаров в 1С:Розница заносят тремя рабочими способами: документом «Поступление товаров » в разделе Закупки, через инвентаризацию в разделе Склад (пересчёт плюс оприходование) или копированием позиций из Excel в табличную часть документа. Для магазина, который только переходит на 1С, быстрее всего ввести остатки поступлением: оформляете приход на служебного поставщика «Ввод остатков » и проводите.

Способ зависит от того, что у вас на руках. Есть прайс или выгрузка из старой программы — грузите из таблицы. Переходите вручную по складу — удобнее инвентаризация. Нужна привязка к конкретному поставщику и ценам закупки — делайте поступление.

Один нюанс сразу: по маркированным группам (обувь, одежда, табак, вода и прочее) количество остатка должно совпадать с числом кодов маркировки, которые числятся за вами в системе «Честный ЗНАК». Иначе кассa не даст продать товар. Об этом — отдельный раздел ниже.

Что проверить до начала ввода остатков

Прежде чем заносить количества, приведите в порядок справочники. На кривых данных любой из способов даст мусор, который потом долго вычищать.

• 📦 Номенклатура. Все товары заведены в справочнике, у каждого указаны единица измерения и штрихкод. Без штрихкода не получится ни сканировать, ни сопоставить строки при загрузке из файла.
• 🏬 Склады и магазины. Проверьте, что магазин создан, к нему привязан нужный склад, а тип склада соответствует рознице. Остаток всегда встаёт на конкретный склад — ошибётесь тут, товар «повиснет» не там.
• 📅 Дата ввода. Ставьте дату за день до старта продаж (например, последний день перед открытием). Так первый торговый день начнётся с корректного остатка, а движения не перемешаются.
• 💰 Цены закупки. Решите заранее, вводите ли себестоимость. Без неё отчёты по валовой прибыли и наценке будут пустыми — Рознице неоткуда взять закупочную цену.
• 🔒 Параллельные продажи. На время ввода не пробивайте чеки по этим товарам. Иначе остаток уйдёт в минус ещё до того, как вы его заведёте.

Способ 1. Ввод остатков документом «Поступление товаров»

Самый понятный путь: вы как будто получаете весь товар от поставщика единым приходом. Остаток встаёт по складу, а в карточке позиции появляется цена закупки.

1. Откройте Закупки → «Поступления товаров» и создайте новый документ.
2. Выберите организацию и склад (магазин), на который заносите остаток.
3. В поле поставщика укажите служебного контрагента. Если его нет, создайте нового с наименованием вроде «Ввод начальных остатков » — так приход не смешается с реальными закупками.
4. В табличной части «Товары» подберите позиции: номенклатуру, количество, цену закупки и ставку НДС.
5. Проведите документ.

Позиции в табличную часть можно не вбивать руками по одной: удобнее нажать «Подбор» и набрать товары из справочника, отмечая количество прямо в окне подбора. Для длинного списка это заметно быстрее.

После проведения товар появится в остатках склада. Проверьте шапку: организация, склад и дата должны совпадать с тем, что вы задумали. Себестоимость в карточке позиции подтянется из введённой цены закупки — её потом используют отчёты по прибыли.

Этот способ хорош, когда позиций немного — до пары сотен — и вы вводите их руками. Для большого ассортимента переходите к загрузке из таблицы.

Способ 2. Инвентаризация: пересчёт и оприходование

Если вы физически пересчитываете товар в зале и на складе, остаток удобнее зафиксировать через инвентаризацию. Схема из двух документов: сначала считаете факт, потом приходуете излишек.

1. В разделе Склад создайте «Пересчёт товаров». Это ведомость, куда попадает фактическое количество по складу.
2. Заполните её: подберите номенклатуру и впишите пересчитанное количество. Учётный остаток на старте нулевой, поэтому всё посчитанное — это излишек.
3. На основании расхождения оформите «Оприходование товаров ». Именно оприходование создаёт движение и ставит остаток на склад.
4. Укажите в оприходовании цену (себестоимость) — иначе товар встанет с нулевой стоимостью.
5. Проведите документ.

Плюс метода — вы работаете от реального пересчёта, а не от выгрузки, которой можно не доверять. Минус — он медленнее, если позиций много, и требует фактической ревизии.

Способ 3. Загрузка остатков из Excel

Когда остатки уже лежат в таблице — выгружены из старой программы, получены прайсом от поставщика или собраны вручную в Excel, — их не нужно перебивать по одной строке. Перенесите списком.

Подготовьте в таблице простую структуру: столбец с идентификатором товара (штрихкод или артикул), столбец с количеством и, если нужно, столбец с ценой закупки. Лишние колонки и объединённые ячейки уберите — они ломают перенос.

Дальше два варианта:

• Копирование через буфер обмена. Выделите нужный диапазон в Excel, скопируйте и вставьте в табличную часть документа поступления. Платформа переносит данные построчно; главное — чтобы порядок колонок совпадал.
• Загрузка из файла. В командной панели табличной части многих релизов есть команда заполнения из внешнего файла. Если она у вас присутствует, укажите файл и сопоставьте колонки с полями документа.

После переноса обязательно проверьте, что все строки сопоставились с номенклатурой по штрихкоду или артикулу. Несопоставленные позиции система пометит — их нужно либо завести в справочник, либо подобрать вручную. Не проведённый из-за пустых строк документ даст неполный остаток.

Когда остатки приезжают обменом, а не вводятся руками

Отдельный случай, про который часто забывают. Если ваша Розница работает не сама по себе, а в связке с центральной базой — 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия или головной узел распределённой базы (РИБ) — остатки могут приходить обменом.

В такой схеме начальные остатки заводят в центральной базе, а в магазин они переносятся при синхронизации. Вводить их вручную в Рознице не нужно: получится задвоение, и остаток станет вдвое больше реального.

Как понять, что у вас именно так:

• В разделе Администрирование настроена синхронизация данных с другой базой.
• Магазин получает номенклатуру, цены и остатки «сверху», а не заводит их сам.
• По товарам уже видны поступления, которые вы вручную не создавали.

Если обмен настроен, сначала выясните, откуда должны прийти остатки, и только потом решайте, нужен ли ручной ввод вообще. Для автономного магазина без центральной базы всё проще — вводите любым из трёх способов выше.

Остатки маркированных товаров: что учесть

Для товаров с обязательной маркировкой правило жёстче, чем просто «ввести количество». Рознице нужны не цифры, а конкретные коды маркировки (DataMatrix), которые числятся за вами в «Честном ЗНАКе».

Что это значит на практике:

• Количество остатка по маркированной позиции должно совпадать с числом кодов, выведенных в ваш оборот.
• Коды подтягивают сканированием при вводе остатка либо получают из системы маркировки, если товар уже числится за вами.
• Пока кода в базе нет, касса заблокирует продажу этой единицы — пробить чек не получится.

Поэтому маркированные группы вводите отдельно от обычных и только после того, как настроен обмен с системой маркировки. Сначала убедитесь, что коды на остаток у вас есть, и лишь затем заносите количество — оно должно сойтись с числом кодов.

Как проверить введённые остатки

После проведения документов сверьте результат, не дожидаясь первых продаж. В разделе Склад откройте отчёт по остаткам товаров (ведомость по складам). Он покажет, что и в каком количестве лежит на каждом складе.

Проверяйте по трём срезам:

Если цифры сошлись — остатки заведены корректно, можно открывать продажи. Если видите нули там, где должен быть товар, вернитесь к документу ввода: чаще всего дело в неверном складе или в том, что документ не проведён.

Полезно также открыть отчёт на дату, следующую за вводом, и убедиться, что между вводом и первыми чеками нет чужих движений. Если по позиции уже «гуляют» продажи, которых быть не должно, значит, дата документа ввода оказалась позже реальных операций — сдвиньте её назад и перепроведите.

Частые проблемы при вводе остатков

Ошибки на этом этапе почти всегда однотипные. Разбор по симптомам:

Отдельно про исправление. Если остаток введён с ошибкой, не создавайте «минусовой» приход, чтобы его погасить. Откройте исходный документ, поправьте количество или цену и перепроведите — либо отмените проведение, если позиция лишняя. Так в учёте не останется встречных движений, в которых потом сложно разобраться.

Частые вопросы