Начальные остатки в 1С УТ 11: товары, деньги и взаиморасчёты

Остатки в 1С:Управление торговлей 11 вводят через рабочее место НСИ и администрирование → Начальное заполнение → Документы ввода начальных остатков. На отдельную дату (как правило — последний день перед стартом учёта) вы фиксируете, сколько товара лежит на складах, сколько денег в кассе и на счетах, кто кому должен. Дальше программа считает от этой точки.

Начинать перенос стоит с подготовки справочников и даты ввода остатков, а не с самих цифр. Если номенклатура, склады и партнёры не заполнены, вводить количество и суммы будет некуда. Ниже — как ввести начальные остатки по каждому разделу учёта, как загрузить товары из Excel и чем проверить, что баланс сошёлся.

С чего начать: дата и подготовка данных

Сначала определитесь с датой ввода остатков. Обычно это 31 декабря прошлого года или последний день месяца перед началом работы в программе. Все документы ввода остатков будут датированы этим днём, а первый рабочий документ — следующим.

До ввода цифр подготовьте исходные данные:

• 📦 Инвентаризация склада — пересчитайте фактические остатки товаров в штуках, по характеристикам и сериям, если они используются.
• 💰 Остатки по кассе и банку — выписки и кассовая книга на дату ввода.
• 🤝 Акты сверки с покупателями и поставщиками — чтобы долги в программе совпали с реальными.
• 🗂 Заполненные справочники: номенклатура, склады, организации, партнёры и контрагенты, договоры, статьи движения денежных средств.

Где в УТ 11 вводятся остатки

Все остатки заводятся в одном месте — через документы ввода начальных остатков. Откройте раздел НСИ и администрирование, группу Начальное заполнение, команду Документы ввода начальных остатков.

Откроется рабочее место со списком разделов учёта слева: товары, денежные средства, расчёты с клиентами, расчёты с поставщиками, расчёты с подотчётными лицами, прочие активы и обязательства. По каждому разделу создаётся свой документ.

Логика простая: выбираете раздел → создаёте документ → заполняете таблицу → проводите. Один документ можно создать на каждую организацию и дату. Если организаций несколько, остатки вводятся отдельно по каждой.

Как ввести остатки товаров на складах

Это основной раздел для торговой компании. В рабочем месте выберите раздел товаров и создайте документ ввода остатков.

Порядок заполнения:

1. Укажите организацию и дату ввода остатков.
2. Выберите склад, по которому заводите остатки.
3. В табличную часть добавьте строки: номенклатура, характеристика (если ведётся), количество, единица измерения.
4. Укажите стоимость — цену или сумму, по которой товар встанет на управленческий учёт как себестоимость.

Если товаров много, не заполняйте по одной строке. Используйте подбор: кнопка Заполнить или Подобрать товары в командной панели таблицы открывает форму подбора, где можно отметить сразу десятки позиций.

Отдельными документами вводятся остатки товаров на ответственном хранении (принятые и переданные) и товаров в пути, если такие операции у вас есть. Для обычной розницы и опта хватает раздела собственных товаров на складах.

Если склад ордерный (приёмка и отгрузка оформляются ордерами отдельно от финансовых документов), остатки всё равно вводятся документом ввода остатков — ордера на уже лежащий товар задним числом оформлять не нужно. А вот серии и характеристики нужно указывать так же, как вы будете вести их дальше: если товар учитывается по срокам годности, остаток без серии потом не спишется по партии.

Количество, которое вы вводите, встаёт как свободный остаток. Если часть товара на дату ввода уже зарезервирована под конкретный заказ, резервы в документе ввода остатков не фиксируются — их восстанавливают отдельно, рабочими документами резервирования после старта учёта.

Проверьте единицы измерения и характеристики перед проведением: если ввести остаток не в той упаковке, вся дальнейшая себестоимость уедет.

Как завести остатки денег в кассе и на счетах

Для денег выберите раздел денежных средств. Наличные и безналичные вводятся в одном документе, но разными строками.

• Касса — укажите организацию, кассу, валюту и сумму наличных на дату.
• Расчётный счёт — укажите банковский счёт организации, валюту и остаток по выписке.
• Денежные документы и переводы в пути — заводите, только если они реально есть на дату ввода.

Суммы берите из кассовой книги и банковских выписок на конец дня, предшествующего началу учёта. Если счёт валютный, укажите валюту — программа пересчитает в валюту управленческого учёта по курсу на дату.

Проверьте, что курс нужной валюты на дату ввода остатков загружен в справочник валют. Без курса остаток встанет в пересчёте один к одному, и валютная часть баланса окажется заниженной. Курсы заполняются в разделе казначейства или синхронизируются автоматически, если подключена загрузка курсов.

Как ввести долги покупателей и поставщиков

Взаиморасчёты — самый кропотливый участок. Здесь два раздела: расчёты с клиентами (нам должны) и расчёты с поставщиками (мы должны).

В документе указываются:

• партнёр и контрагент;
• договор или соглашение;
• объект расчётов — заказ, накладная или документ расчётов, по которому возник долг;
• сумма задолженности и валюта;
• направление: дебиторская задолженность (нам должны) или кредиторская (мы должны).

Детализация зависит от того, как в договоре настроено ведение взаиморасчётов — по договору в целом, по заказам или по накладным. Вводите долги в той же детализации, иначе программа не сможет закрыть их будущими оплатами и отгрузками.

Авансы заводятся как отдельное направление расчётов: полученный от клиента аванс — это наш долг перед ним, выданный поставщику — его долг перед нами.

Главная ошибка на этом участке — ввести долг «одной суммой по контрагенту», когда договор ведётся по заказам или накладным. Формально сальдо сойдётся, но при первой же оплате программа не поймёт, какой именно заказ закрывать, и долг зависнет непривязанным. Поэтому сверьте детализацию: откройте карточку договора и посмотрите, как в нём задано ведение взаиморасчётов, а затем вводите остаток ровно в этом разрезе. Если по одному контрагенту есть и дебиторка, и кредиторка (мы должны по одному договору, нам должны по другому), заводите их отдельными строками — сворачивать нельзя.

Остатки основных средств и прочих активов

Полноценного учёта основных средств с амортизацией, как в 1С:Бухгалтерии, в УТ 11 нет — это управленческая программа. Если в вашей базе включён блок внеоборотных активов, остатки по ним вводятся через соответствующий раздел рабочего места ввода остатков: объект, стоимость, подразделение.

Если блок не используется, а полноценный учёт ОС вам нужен (с налоговой амортизацией и регламентированной отчётностью), его ведут в 1С:Бухгалтерии или в 1С:ERP, а УТ отвечает только за торговлю. Не заводите ОС в УТ «для вида» — пользы от этого не будет.

Прочие активы и обязательства (займы, прочие дебиторы и кредиторы) заводятся в разделе прочих активов и обязательств — он нужен, чтобы управленческий баланс сошёлся до нуля. Сюда же относят остатки по выданным и полученным займам, депозитам, прочим расчётам, которые не укладываются в товарные или денежные разделы.

Разница между всеми активами и всеми обязательствами — это собственный капитал. Если вы ведёте управленческий баланс, его вводят отдельной суммой, иначе баланс не сойдётся: активов окажется больше, чем источников их формирования.

Как загрузить остатки из Excel

Руками вбивать сотни позиций не нужно. Табличные части документов в УТ 11 принимают данные из буфера обмена: подготовьте в Excel колонки в том же порядке, что в таблице документа (номенклатура, количество, цена), выделите диапазон, скопируйте и вставьте в таблицу документа.

Чтобы вставка сработала, номенклатура должна уже существовать в справочнике и совпадать по наименованию или артикулу. Поэтому сначала загрузите саму номенклатуру, а потом — количественные остатки.

Для первичной загрузки справочника номенклатуры и цен в УТ 11 есть встроенная обработка загрузки из внешнего файла — ищите её в разделе НСИ и администрирование рядом с настройками номенклатуры. Она сопоставляет колонки файла с полями справочника.

Порядок такой:

1. Загрузите номенклатуру из Excel в справочник.
2. Проверьте, что позиции не задвоились (сопоставление по артикулу надёжнее, чем по названию).
3. В документ ввода остатков вставьте количество и стоимость копированием из того же файла.

Товары с характеристиками через простое копирование загружаются плохо: в файле характеристику нужно вынести в отдельную колонку и сопоставить её при загрузке, иначе весь остаток ляжет на «пустую» характеристику. Если характеристик много, надёжнее догрузить их отдельно обработкой загрузки, а не вставкой из буфера.

Следите и за единицами измерения: в Excel часто пишут «шт», а в справочнике единица называется «штука». При вставке количество попадёт в базовую единицу номенклатуры — проверьте, что это именно та упаковка, в которой вы считали на складе.

Как проверить, что остатки введены верно

После проведения всех документов остатки нужно сверить с источниками. Проверка идёт по тем же разрезам, в которых вводили данные.

• Товары — отчёт Ведомость по товарам на складах или Остатки и доступность товаров в разделе склада. Сверьте количество и склады с инвентаризацией.
• Деньги — отчёты по остаткам денежных средств в разделе казначейства. Итог по кассе и счетам должен совпасть с выписками.
• Взаиморасчёты — ведомости расчётов с клиентами и поставщиками в разделах продаж и закупок. Сверьте сальдо с актами сверки.

Если в базе включён международный финансовый учёт, итоговую корректность удобно проверять отчётом управленческий баланс: актив должен сойтись с пассивом. Расхождение означает, что какой-то раздел остатков введён не полностью — чаще всего забывают прочие активы и обязательства или капитал.

Проверять остатки нужно до первых рабочих документов. Пока в базе нет продаж и оплат, любую ошибку исправляют простым перепроведением документа ввода остатков. После старта учёта исправление задним числом потянет за собой перепроведение всех последующих движений — и по складу, и по взаиморасчётам.

Когда все три проверки сошлись с источниками — инвентаризация, выписки и акты сверки — остатки считаются введёнными. С этого момента можно оформлять первую реализацию или поступление: программа спишет товар по заданной себестоимости и зачтёт оплату в счёт введённого долга.