С чего начать учёт в 1С:ЗУП: ввод остатков по сотрудникам, НДФЛ и взносам

Начальные остатки в 1С:ЗУП 3 — это текущие назначения сотрудников, остатки неиспользованных отпусков и накопленные с начала года доходы, НДФЛ и база страховых взносов на дату, с которой вы начинаете вести в программе зарплату. Без них первый же расчёт выдаст неверный НДФЛ, неправильную базу взносов и отрицательные сальдо.

Завести остатки нужно один раз — в месяце начала эксплуатации, до того как вы проведёте первое начисление зарплаты. Порядок работы одинаков для ЗУП 3.1 и 3.2: меняются только детали интерфейса, сам набор данных тот же.

Ниже — что именно заводить, какими документами и как потом проверить, что суммы встали правильно.

Какие данные считаются начальными остатками

Начальные остатки в зарплатной программе — это не «деньги на счёте», а несколько независимых блоков. Каждый блок отвечает за свой участок расчёта:

• 👥 Кадровые назначения — кто где работает на дату старта, с каким окладом или тарифом и какими плановыми начислениями. Это заменяет историю приёмов и переводов за прошлые годы.
• 🏖 Остатки отпусков — сколько дней ежегодного отпуска сотрудник накопил и не отгулял. Нужны для графика отпусков и для компенсации при увольнении.
• 💰 Доходы и НДФЛ с начала года — облагаемая база, предоставленные вычеты, исчисленный и удержанный налог. Без них программа посчитает НДФЛ так, будто год только начался.
• 📊 База страховых взносов — облагаемые выплаты и уже исчисленные взносы с января. Нужны для контроля предельной базы и для корректного расчёта за остаток года.
• 🧾 Данные о заработке для пособий — суммы за два предыдущих календарных года. Без них больничный и декретные посчитаются по МРОТ.
• 🔄 Долг по зарплате — сальдо взаиморасчётов, если на дату старта остались невыплаченные суммы.

Подготовка: месяц начала эксплуатации и настройки учёта

Первый шаг — задать, с какого месяца программа считает зарплату. Откройте начальную настройку программы (раздел Настройка, блок с параметрами учёта) и укажите месяц начала эксплуатации. Все начальные остатки привязываются к концу месяца, предшествующего этой дате.

До ввода остатков заполните справочники, иначе будет некуда «класть» данные:

1. Карточка организации — реквизиты, тариф страховых взносов, территориальные условия.
2. Подразделения и должности.
3. Штатное расписание — если вы его ведёте (это опция, её можно включить или нет).
4. Начисления и удержания, которые реально применяются: оклад, премии, надбавки, исполнительные листы.

Проверьте, что в настройках верно указан тариф взносов: с 2023 года действует единый тариф и единая предельная база, отдельных баз по пенсионному и медицинскому страхованию больше нет.

Начальная штатная расстановка: сотрудники и плановые начисления

Главный документ для кадровой части — «Начальная штатная расстановка». Он доступен в разделе Настройка в блоке начальной настройки (в части релизов ссылка на него вынесена на стартовую страницу; название пункта может немного отличаться). Создаётся один документ на организацию.

В нём для каждого работающего сотрудника указывают:

• подразделение и должность на дату старта;
• вид занятости (основное место, совместительство);
• размер оклада или тарифной ставки;
• плановые начисления (надбавки, районный коэффициент, доплаты).

Смысл документа — зафиксировать текущее состояние, не восстанавливая приёмы и переводы прошлых лет. Для программы это выглядит так, будто все перечисленные сотрудники приняты на свои места в день начала учёта.

Районный коэффициент, северную надбавку и прочие региональные доплаты вносят как плановые начисления прямо в расстановке — тогда они встанут в первый же расчёт. Если их пропустить, зарплата за первый месяц выйдет без них, и придётся доначислять отдельным документом.

Если вы ведёте штатное расписание, сверьте позиции расстановки с ним: расхождения программа подсветит при проверке, и первый же кадровый отчёт покажет «занято сверх штата».

Остатки отпусков на дату перехода

Чтобы программа правильно считала остаток дней отпуска и компенсацию при увольнении, заведите накопленные дни отдельным документом — «Начальные остатки отпусков» (раздел Кадры, блок по отпускам).

По каждому сотруднику укажите:

• вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный);
• рабочий период, за который положены дни;
• сколько дней положено и сколько уже отгуляно, либо сразу остаток.

Остаток считается просто: за каждый отработанный месяц ежегодного отпуска положено 28 / 12 ≈ 2,33 дня. Например, сотрудник отработал 7 полных месяцев текущего рабочего года и в отпуске не был — остаток 7 × 2,33 ≈ 16,33 дня. Эту цифру и вносят.

Дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, северные) вносят отдельными строками с их собственным числом дней.

Остатки по НДФЛ и страховым взносам с начала года

Этот блок нужен только при переходе в середине года. Данные заводят универсальным документом «Перенос данных » — он создаётся из начальной настройки программы и заполняет служебные регистры учёта.

Доходы, вычеты и НДФЛ

На закладках документа, относящихся к НДФЛ, по каждому сотруднику вносят накопленное с января:

• облагаемый доход по месяцам и кодам дохода;
• предоставленные стандартные вычеты (на детей и прочие);
• исчисленный НДФЛ;
• удержанный НДФЛ.

Исчисленный и удержанный налог различаются, если на дату перехода остался неудержанный остаток, например зарплата за прошлый месяц ещё не выплачена. Вносите обе суммы раздельно — программа это учитывает.

База и исчисленные страховые взносы

На закладках по взносам вносят с начала года:

• облагаемую базу помесячно;
• суммы исчисленных взносов по единому тарифу;
• базу и взносы по дополнительным тарифам, если есть вредные условия.

Помесячная база нужна, чтобы программа отслеживала предельную величину: при её превышении часть тарифа снижается. Если занести только годовую сумму без разбивки по месяцам, контроль предельной базы собьётся.

Пример. Сотрудник с окладом 200 000 ₽ переходит в программу с июля. За январь–июнь облагаемая база — 6 × 200 000 = 1 200 000 ₽, и по единому тарифу с них уже исчислено 1 200 000 × 30 % = 360 000 ₽. Обе цифры, разложенные по месяцам, и заносят в «Перенос данных». Тогда программа правильно определит, в каком месяце база дойдёт до предельной и тариф снизится.

Долг по зарплате на дату перехода

Если на дату старта за организацией остался невыплаченный заработок (или, наоборот, переплата), занесите сальдо взаиморасчётов на той же закладке «Перенос данных». По каждому сотруднику указывают сумму долга и месяц, за который он образовался.

Без этого остатка программа «не увидит» прошлый долг: при первой выплате она закроет только то, что начислила сама, а старая задолженность так и повиснет мимо учёта. Знак суммы важен — переплату вносят с обратным знаком, иначе появится мнимый долг сотрудника перед организацией.

Данные о заработке для расчёта пособий

Больничные, декретные и пособие по уходу считаются из заработка за два календарных года до года наступления страхового случая. Без этих данных программа возьмёт МРОТ, и пособие окажется заниженным.

Справка 182н, по которой раньше передавали заработок, отменена с 2023 года. Теперь для сотрудника, пришедшего от другого работодателя, данные о заработке вносят документом «Справка для расчёта пособий (входящая)» (раздел Кадры или Зарплата, блок по больничным).

В документе указывают:

• год, за который дан заработок;
• облагаемую взносами на социальное страхование сумму;
• число дней, исключаемых из расчёта (болезни, отпуска по уходу в тех годах).

Заводить справки имеет смысл по сотрудникам, у которых в ближайшее время вероятен больничный или отпуск по беременности. По остальным это можно сделать позже, при первом страховом случае.

Проверка остатков и частые ошибки

После ввода не переходите сразу к расчёту — сначала убедитесь, что данные встали. Минимальный набор проверок:

• 📋 Расчётный листок за месяц начала эксплуатации по нескольким сотрудникам — оклад и плановые начисления должны совпасть с трудовыми договорами.
• 📊 Отчёты по НДФЛ (анализ НДФЛ, регистр налогового учёта) — накопленная база и налог должны сойтись с последним 6-НДФЛ из старой программы.
• 🧾 Отчёты по страховым взносам — база и исчисленные взносы должны сойтись с РСВ.
• 💸 Задолженность по зарплате — сальдо взаиморасчётов должно равняться реальному долгу перед сотрудниками на дату перехода.

Где чаще всего ошибаются:

• Забыли помесячную разбивку базы взносов — вносят одну годовую сумму. Контроль предельной базы ломается, взносы за остаток года считаются неверно.
• Путают исчисленный и удержанный НДФЛ — вносят одну сумму в оба поля. При первой же выплате появляется мнимый долг по налогу.
• Остатки отпусков не внесли — компенсация при увольнении занижается на все «дозарплатные» годы.
• Начали расчёт до сверки — обнаружили ошибку в остатках после проведения зарплаты, пришлось перепроводить цепочку документов.

Автоматизация: перенос из других программ

Вручную заводят остатки при небольшом штате или при переходе с программы, из которой нет выгрузки. В остальных случаях данные можно перенести автоматически:

• С ЗУП 2.5 — есть штатная обработка перехода: она переносит и кадры, и накопленные остатки, остаётся только сверить результат.
• С 1С:Бухгалтерии (базовый кадровый блок) — через синхронизацию данных: сотрудники и начисления подтягиваются, зарплатные остатки затем уточняют вручную.
• С других программ — выгрузка в таблицу и загрузка через обработку заполнения табличных частей либо через правила обмена. Так заполняют «Перенос данных» списком, не вводя каждого сотрудника руками.

Для штата в несколько десятков человек ручной ввод через три документа (штатная расстановка, остатки отпусков, перенос данных) обычно быстрее настройки обмена. Автоматизация оправдывает себя от сотни сотрудников и выше.

Частые вопросы