Ввод остатков отпусков при переходе на 1С ЗУП 3.1

Остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1 вводят документом «Остатки отпусков» — он лежит в разделе Кадры. В нём для каждого сотрудника указывают вид отпуска, число накопленных дней и дату, на которую этот остаток посчитан. Дальше программа сама добавляет по 2,33 дня за каждый отработанный месяц.

Ввод остатков нужен только при старте работы в программе: вы переносите данные из прежнего учёта, чтобы 1С знала, сколько дней отпуска сотрудник уже заработал к моменту перехода. Если базу ведут с даты приёма каждого работника, остатки программа считает сама, и вводить ничего не надо.

Ниже — порядок действий: от настройки видов отпусков до проверки результата отчётом. Отдельно разберём отпуск авансом с отрицательным остатком и путаницу между остатком дней и бухгалтерским резервом.

Сначала настройте виды отпусков

Остаток вводится не «вообще», а по конкретному виду отпуска. Поэтому до ввода проверьте справочник: Настройка → Виды отпусков.

У основного ежегодного отпуска должны стоять признаки:

• 🏖️ «Ежегодный отпуск» — только по таким видам программа копит дни;
• ✅ «Основной отпуск» — помечает те самые 28 календарных дней из ст. 115 ТК РФ;
• 📅 число дней в году — по умолчанию 28.

Если в организации есть дополнительные отпуска — за вредные условия, за ненормированный рабочий день, северные надбавки к отпуску, — для каждого должен быть отдельный вид со своим числом дней в году. Остатки по ним вводятся отдельными строками.

Документ «Остатки отпусков» — основной способ

Это главный инструмент. Откройте раздел Кадры и найдите список «Остатки отпусков» (в некоторых релизах он вынесен в группу «См. также» или доступен через Главное → Все функции → Документы).

Порядок заполнения:

1. Создайте новый документ кнопкой «Создать».
2. Укажите организацию и дату документа — это дата, на которую вы фиксируете остаток. Обычно берут конец месяца перед началом расчётов в 1С.
3. Подберите сотрудников кнопкой «Подбор» или «Добавить».
4. В строке выберите вид отпуска и укажите, сколько дней накоплено на дату документа.
5. При необходимости заполните период, за который дни накоплены (рабочий год сотрудника).
6. Проведите документ.

Один документ может содержать строки сразу по всем сотрудникам — удобно вводить остатки массово при переходе на программу.

Период накопления в строке — не формальность. Он задаёт рабочий год сотрудника: отсчёт идёт не от 1 января, а от даты приёма. У человека, принятого 15 марта, рабочий год — с 15 марта по 14 марта следующего года, и именно внутри этих границ копятся 28 дней. Если период в документе не заполнить, программа возьмёт рабочий год по дате приёма автоматически.

Вводите остаток один раз. Повторный документ на ту же дату задвоит дни и исказит все будущие расчёты отпуска.

Как ввести остаток по конкретному сотруднику

Частый вопрос: «а где в карточке сотрудника поле с остатком отпуска?» Отдельного поля там нет — в 1С ЗУП 3.1 остаток не хранится как реквизит сотрудника, он вычисляется из движений: дата приёма, введённый начальный остаток и все проведённые отпуска.

Поэтому «ввести вручную по одному человеку» — это тот же документ «Остатки отпусков», но с одной строкой. Сценарии, когда это нужно:

• приняли сотрудника, по которому забыли ввести остаток при общем переносе;
• нашли ошибку в ранее введённом числе дней;
• оформляете перевод из другой организации в той же базе, где стаж для отпуска сохраняется.

Если у сотрудника несколько видов ежегодного отпуска — основной и, например, дополнительный за ненормированный рабочий день, — каждый вид вносите отдельной строкой в этом же документе. Программа ведёт остатки по видам раздельно: основной отпуск можно компенсировать деньгами только при увольнении, а часть сверх 28 дней и некоторые допотпуска — заменить компенсацией и в период работы. Смешивать их в одной строке нельзя, иначе учёт компенсаций собьётся.

Чтобы исправить уже введённый остаток, не создавайте второй документ «поверх». Откройте существующий документ «Остатки отпусков» и поправьте число дней в строке, затем перепроведите. Так остаток не задвоится.

Если сотрудник ещё не заведён, сначала оформите приём на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) — без даты приёма программе не от чего отсчитывать стаж.

Как 1С считает дни отпуска и стаж

Логика простая и её полезно понимать, чтобы доверять цифрам.

За полный рабочий год сотруднику полагается 28 дней основного отпуска. За один отработанный месяц накапливается:

28 ÷ 12 = 2,33 дня.

ЗУП берёт введённый вами остаток на дату документа и прибавляет по 2,33 дня за каждый полный месяц стажа после этой даты. Из суммы вычитаются дни уже оформленных отпусков.

В стаж для ежегодного отпуска (ст. 121 ТК РФ) входит фактически отработанное время, период отпусков, больничных, оплачиваемого простоя. Не входят, например, отпуск по уходу за ребёнком и отпуск за свой счёт сверх 14 дней за год — на эти периоды стаж сдвигается, и дни отпуска за них не копятся. ЗУП учитывает это по кадровым документам, если они проведены.

Разберём на числах. Сотрудник принят 1 февраля. Вы переходите на 1С с 1 июля и вводите остаток на 30 июня. К этой дате он отработал 5 полных месяцев:

5 × 2,33 = 11,65 дня заработанного отпуска.

Допустим, в мае он отгулял 7 дней. Тогда на 30 июня в документ «Остатки отпусков» вы вносите остаток 11,65 − 7 = 4,65 дня. Дальше с июля программа продолжит копить по 2,33 дня в месяц от этой цифры.

Про округление: Роструд в своих разъяснениях указывает, что дробные дни отпуска округлять нормативно не требуется. Если организация всё же округляет для удобства, делать это нужно в пользу работника — всегда в большую сторону. Например, 11,2 дня по математическим правилам округлились бы до 11, но работнику полагается 12. ЗУП 3.1 по умолчанию хранит дни с точностью до сотых и не округляет, поэтому в документе остатка дробное число — это норма.

Проверить результат можно отчётом «Остатки отпусков»: Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Отчёт показывает на выбранную дату:

Отдельный практический момент — остатки прошлых лет. Неиспользованные дни отпуска не сгорают: если человек не отгулял отпуск за позапрошлый год, эти дни остаются за ним и входят в общий остаток. При вводе начальных остатков их нужно учесть — указать полное накопленное число, а не только дни текущего рабочего года. В отчёте «Остатки отпусков» накопленные за несколько лет дни видны одной суммой; расшифровку по годам даёт группировка по рабочим периодам.

Отпуск авансом и отрицательный остаток

Право на отпуск возникает после 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ), но по соглашению с работником отпуск можно предоставить и раньше — авансом. Тогда человек отгуливает дни, которые ещё не заработал.

В 1С это выглядит как отрицательный остаток: в отчёте «Остатки отпусков» число в колонке «Остаток» будет со знаком минус. Это нормально и ошибкой не является.

Что важно помнить:

• отрицательный остаток «гасится» по мере того, как сотрудник доработает месяцы и накопит дни;
• если сотрудник увольняется с «минусом», за неотработанные дни отпуска при расчёте удерживают переплату (в пределах, установленных ст. 137 ТК РФ);
• при вводе начальных остатков отрицательное число тоже можно указать — если на дату перехода человек уже отгулял больше, чем заработал.

Увидеть всех, кто ушёл в минус, проще всего через отчёт «Остатки отпусков» за организацию: отсортируйте колонку остатка по возрастанию — сотрудники с отрицательными значениями окажутся вверху. Это удобно перед массовым предоставлением отпусков, чтобы заранее понимать, кому отпуск даётся авансом.

Резервы отпусков — это не остатки дней

В описаниях темы часто смешивают два разных понятия. Разведём их:

• Остаток отпуска — это количество неиспользованных дней у сотрудника. Кадровый показатель, с него начинается расчёт отпускных.
• Резерв отпусков (оценочное обязательство) — это сумма в рублях, которую организация откладывает в бухучёте под будущие отпускные, по ПБУ 8/2010.

Резервы к вводу остатков дней прямого отношения не имеют. Их начисление включается отдельно — в учётной политике организации по зарплате, признаком вроде «Выполнять начисление оценочных обязательств и резервов по отпускам». Малые предприятия, которые вправе вести упрощённый учёт, резерв могут не формировать.

Если вам нужно только перенести дни отпуска при старте работы в программе — резервы не трогайте, достаточно документа «Остатки отпусков». Резерв влияет лишь на бухгалтерские проводки по оценочным обязательствам и никак не меняет число дней, доступных сотруднику. Включать его имеет смысл отдельной задачей, когда закрыт перенос кадровых данных и начаты регулярные расчёты зарплаты.

Частые ошибки при вводе остатков

Разбор по симптому — что чаще всего ломает цифры.

Ещё одна типовая промашка — забытая дата приёма. Если сотрудника завели без неё (например, при быстром переносе), программе не от чего отсчитывать 2,33 дня в месяц, и остаток «замирает» на введённом числе. Поэтому дату приёма проверяют до ввода остатков, а не после.

Частые вопросы