Отгул в 1С:ЗУП — день отдыха, за свой счёт и донору

Слова «отгул» в Трудовом кодексе нет, поэтому в 1С:ЗУП 3.1 нет и одноимённого универсального действия. Под отгулом на практике понимают три разные ситуации, и каждая оформляется своим документом: день отдыха за работу в выходной, отпуск за свой счёт и дополнительный день донору.

Чтобы выбрать правильный документ, сначала определите основание. От него зависит, оплачивается день или нет, каким кодом он попадёт в табель и как изменится расчёт зарплаты за месяц.

Три основания для отгула и как их не перепутать

Прежде чем открывать 1С, разберитесь, что именно просит сотрудник. Формально это три непохожих друг на друга события.

• 🗓 День отдыха за работу в выходной или праздник — ст. 153 ТК РФ. Сотрудник вышел в субботу, а теперь хочет взять свободный день взамен. Работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха не оплачивается.
• 📝 Отпуск без сохранения заработной платы («за свой счёт») — ст. 128 ТК РФ. По семейным обстоятельствам, на несколько часов или дней. Не оплачивается, предоставляется по письменному заявлению.
• 🩸 Дополнительный день донору — ст. 186 ТК РФ. После сдачи крови положен день отдыха, который оплачивается по среднему заработку.

Определить случай помогает простой разбор:

Дальше — по каждому случаю отдельно.

День отдыха за работу в выходной

Это самый частый смысл слова «отгул». Порядок в 1С:ЗУП двухшаговый: сначала фиксируем саму работу в выходной и выбираем вид компенсации, потом регистрируем взятый день отдыха.

Шаг 1. Зарегистрируйте работу в выходной. Откройте Зарплата → Работа в выходные и праздники (или создайте документ через список всех зарплатных документов). В шапке укажите месяц и сотрудника, добавьте дату выхода.

В документе есть переключатель способа компенсации. Для будущего отгула выберите вариант, при котором работа оплачивается в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха. Если выбрать повышенную оплату, права на отгул не возникает — программа просто доплатит за выходной.

Шаг 2. Оформите сам день отдыха. Когда сотрудник берёт накопленный день, создайте документ Отгул (раздел Кадры или Зарплата, в списке документов по отсутствиям). Укажите:

1. Сотрудника и дату (или период) отгула.
2. Основание — «за работу в выходной».
3. Проверьте, что дни не пересекаются с отпуском или больничным.

После проведения день попадёт в табель кодом «НВ» — дополнительный выходной без оплаты. Оплаты за него не будет: работа в выходной уже была оплачена в одинарном размере на первом шаге.

Отгул авансом, до переработки. Бывает обратная ситуация: сотрудник хочет взять день отдыха сейчас, а в выходной выйдет позже. В документе Отгул для этого есть основание «в счёт будущей работы в выходной день». День отдыха предоставляется сразу, а отработать выходной сотрудник обязан в согласованный срок. Следите, чтобы задолженность по таким отгулам не копилась: если сотрудник увольняется, не отработав взятый аванс, удержать за этот день с него нельзя.

Где увидеть остаток отгулов. Накопленные и использованные дни отдыха удобно сверять через отчёты по отсутствиям в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Там видно, сколько дней за работу в выходные сотрудник заработал и сколько уже отгулял, — это помогает не выдать отгул, которого ещё нет.

Отпуск за свой счёт вместо отгула

Когда переработки нет, а день отдыха всё равно нужен, оформляют отпуск без сохранения зарплаты. Основание — письменное заявление сотрудника (ст. 128 ТК РФ).

Создайте документ Отпуск без сохранения оплаты: Зарплата → Отпуска либо Кадры → Все отсутствия. Заполните сотрудника, даты начала и окончания.

В поле вида отпуска выберите подходящий:

Для обязательных случаев закон задаёт предельную продолжительность, которую работодатель не вправе сократить. По письменному заявлению отпуск за свой счёт обязаны предоставить: работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году, работающим инвалидам — до 60 дней, при рождении ребёнка, регистрации брака или смерти близкого родственника — до 5 календарных дней. В остальных ситуациях длительность определяется соглашением сторон, и отказать работодатель вправе.

Приказ на отпуск за свой счёт 1С формирует из самого документа — печатную форму вызывают кнопкой печати в карточке документа. Отдельно оформлять приказ вручную не нужно.

Начислений по этому документу нет, поэтому зарплата за месяц уменьшится пропорционально отработанному времени. Никаких проводок отпуск за свой счёт не формирует.

Дополнительный день донору

После сдачи крови сотруднику положены два дня отдыха: день сдачи и один дополнительный день. Их можно взять сразу, перенести или присоединить к отпуску. Главное отличие от обычного отгула — донорские дни оплачиваются по среднему заработку.

Основание — справки по формам № 401/у и № 402/у, которые сотрудник приносит из пункта сдачи крови.

В 1С оформляйте документ Отгул, но выберите донорское основание (день сдачи крови / дополнительный день отдыха донора). Программа сама рассчитает оплату по среднему за этот день и поставит в табель код «ОВ» — дополнительный оплачиваемый выходной.

Проверьте перед проведением:

• 🩸 дату сдачи крови — она должна совпадать со справкой;
• 📅 что день сдачи, если он выпал на рабочий, тоже оформлен как освобождённый;
• 💰 что сумма по среднему подтянулась (если среднего нет — у нового сотрудника берётся оклад за этот день).

Донорские дни не обязательно брать сразу. По желанию сотрудника их переносят на другое время в течение года после сдачи крови или присоединяют к ежегодному отпуску. В 1С это просто другая дата в документе Отгул: основание остаётся донорским, оплата по среднему сохраняется независимо от того, когда сотрудник фактически отдыхает.

Настройка видов отсутствий в ЗУП

Если нужных документов в списках нет, включите соответствующие возможности в Настройка → Расчёт зарплаты.

• Для работы в выходные и отгулов за них — включите учёт работы в выходные и праздничные дни. После этого в разделе Зарплата появятся документ Работа в выходные и праздники и документ Отгул.
• Для отпусков за свой счёт отдельная настройка обычно не требуется — документ Отпуск без сохранения оплаты доступен сразу. Если же документа в списке нет, проверьте, не отключён ли учёт отпусков в тех же настройках расчёта зарплаты.

Проверьте также начисления и виды времени: за это отвечает раздел Настройка → Начисления и Настройка → Виды времени. Виды времени «Дополнительные выходные оплачиваемые» (ОВ) и «Дополнительные выходные неоплачиваемые» (НВ) должны быть активны, иначе документы не проставят нужный код в табель.

Как отгул отражается в табеле и расчёте

Любой из трёх документов влияет на два показателя: табель учёта времени (форма Т-13) и сумму зарплаты за месяц.

Коды, которыми отгул попадает в табель:

Проверить, как день лёг в табель, можно отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Если день показан как отработанный или как прогул — документ отгула либо не проведён, либо перекрыт другим документом по этому сотруднику.

На расчёт зарплаты неоплачиваемый отгул влияет так: норма рабочего времени за месяц уменьшается, оклад пересчитывается пропорционально отработанным дням. Донорский день, наоборот, добавляет к начислению сумму среднего заработка.

Если отгул оформили уже после того, как зарплата за месяц была рассчитана, не забудьте перепровести документ начисления зарплаты. Иначе оклад останется посчитанным по полной норме, а табель и расчёт разойдутся. 1С пересчитает сумму и, при необходимости, сторнирует лишнее начисление — отдельно вычитать день вручную не нужно.

Отгул не уменьшает количество дней ежегодного отпуска и не влияет на расчёт отпускных напрямую. Исключение — отпуск за свой счёт сверх 14 календарных дней за рабочий год: эти дни сдвигают дату, с которой отсчитывается право на следующий ежегодный отпуск.

Типичные ошибки при оформлении

Ошибки с отгулом почти всегда сводятся к неверному основанию или к пересечению документов.

• ❌ Двойная выгода за выходной. В документе работы в выходной выбрали повышенную оплату, а потом ещё оформили отгул. Так нельзя: оставьте одинарную оплату, если даёте день отдыха.
• ❌ Отгул вместо отпуска за свой счёт. Документ Отгул для дня, не связанного с переработкой, не проведётся корректно или не даст права на день. Для личных дел — только Отпуск без сохранения оплаты.
• ❌ Пересечение с другим отсутствием. Если на эти даты уже есть больничный, отпуск или командировка, 1С выдаст предупреждение о пересечении периодов. Сначала разберитесь, какой документ верный.
• ❌ Донорский день без справки и без среднего. Без основания день либо не оплатится, либо оплатится неверно. Проверьте, что документ взял средний заработок.

Частые вопросы