Приход товара от поставщика в 1С:Управление торговлей 11 — от шапки документа до счёта-фактуры

Поступление товаров в 1С УТ 11 вводят документом «Приобретение товаров и услуг»: Закупки → Документы закупки (все документы) → Создать → Приобретение товаров и услуг, операция «Закупка у поставщика». В документе указывают поставщика, склад и товары, проверяют НДС, вводят номер и дату накладной поставщика, регистрируют полученный счёт-фактуру и проводят.

Оформить приход можно двумя путями. Если в базе ведутся заказы поставщикам, документ создают на основании заказа — табличная часть, цены и условия оплаты подтянутся сами, а заказ закроется. Если заказов нет, приобретение вводят «с нуля» из списка документов закупки. Для импортного товара и приёма на комиссию выбирают другую операцию в том же документе.

1. Подготовка: настройки закупок и выбор операции

До первого прихода проверьте, что включено в настройках раздела. Они находятся в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки. От этих флажков зависит, какие поля вы увидите в документе.

• 📦 Заказы поставщикам — включайте, если приход планируют заранее и нужно видеть, что ещё не привезли.
• 🤝 Соглашения с поставщиками — нужны, если у поставщика разные условия: цены, порядок оплаты, налогообложение.
• 📄 Договоры с поставщиками — включайте, если расчёты ведутся в разрезе договоров (почти всегда, если база передаёт данные в Бухгалтерию).
• 🏷️ Регистрация цен поставщиков — позволяет запоминать закупочные цены и подставлять их в следующие заказы.

Справочники тоже готовят заранее. В карточке номенклатуры должна стоять ставка НДС и единица хранения. У партнёра-поставщика заполняют контрагента с ИНН и КПП — без него документ не проведётся.

Какую операцию выбрать

Поле «Операция» определяет, как документ отразит приход. Для обычной покупки у российского поставщика нужна «Закупка у поставщика».

2. Шапка документа: поставщик, договор, склад

Создайте документ и заполните вкладку «Основное». Начинайте с поставщика: от него программа подставит соглашение, договор, валюту и налогообложение.

1. Поставщик — выберите партнёра. Если у него один контрагент, поле «Контрагент» заполнится само.
2. Контрагент — юрлицо или ИП, с которым идут расчёты. У одного партнёра может быть несколько контрагентов, проверьте ИНН.
3. Соглашение и Договор — появляются, если включены в настройках. Выбирайте те, по которым будет оплата: от них зависит, куда упадёт долг.
4. Организация — ваша фирма-покупатель. Ошибка здесь — частая причина «пропавшего» остатка в отчётах по другой организации.
5. Склад — куда физически пришёл товар. Если склад ордерный, документ не увеличит остаток сам (см. раздел 5).
6. Валюта — для рублёвой закупки оставьте рубли.

Затем перейдите на вкладку «Дополнительно» и заполните номер и дату входящего документа — так, как они напечатаны в накладной или УПД поставщика. По этим реквизитам документ ищут при сверке, и они печатаются в книге покупок через счёт-фактуру.

Дата документа приобретения — это дата перехода права собственности, а не дата ввода в базу. Если накладная от 28-го, а вы вносите её 3-го числа следующего месяца, ставьте 28-е, иначе себестоимость и НДС уйдут в другой период.

3. Табличная часть: подбор номенклатуры, количество, цены

Вкладка «Товары» — основная работа. Заполнить её можно четырьмя способами, выбирайте по объёму накладной.

В каждой строке проверьте:

• 🔢 Количество и упаковку. Поставщик продаёт коробками по 12 штук, а вы храните в штуках — выберите упаковку, и программа пересчитает. Ошибка в упаковке даёт остаток в 12 раз больше.
• 💰 Цену. Если включены цены поставщиков, цена подставится из прошлых закупок. Сверьте её с накладной.
• 🧾 Ставку НДС. Подставляется из номенклатуры. Если поставщик выставил другую ставку, поправьте строку, а не карточку товара.
• 🏷️ Характеристики и серии — если они ведутся по номенклатуре. Без серии строка с серийным учётом не проведётся.

Услуги и дополнительные расходы

Услугу от того же поставщика (например, доставку в той же накладной) вносят в тот же документ, если номенклатура имеет тип «Услуга». Расход ляжет на статью, указанную в строке.

Если доставку везёт транспортная компания отдельным счётом, её оформляют отдельным документом «Приобретение услуг и прочих активов». В нём указывают, что расход распределяется на себестоимость товаров, и выбирают документ поступления, к которому он относится. Так стоимость доставки попадёт в себестоимость товара, а не в общие расходы.

4. Расчёты с поставщиком и НДС в документе

Сумма и цена с НДС или без

Рядом с налогообложением есть флажок «Цена включает НДС». Он решает, как программа считает сумму строки.

Сверяйте итог документа с итогом накладной до копейки. Расхождение на 1–2 копейки обычно возникает из-за округления НДС по строкам: поставщик считает налог от итога, а программа — построчно. Поправьте сумму НДС в одной строке вручную, чтобы итог совпал с документом поставщика.

Если поставщик на УСН и выставил документ без НДС, в шапке выберите налогообложение «Не облагается НДС» (или аналогичное значение в выпадающем списке). Ставка «Без НДС» встанет во все строки.

Счёт-фактура полученный

В нижней части формы приобретения есть строка для счёта-фактуры. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», связанный с поступлением.

• 📑 Если пришёл УПД со статусом 1, номер и дата счёта-фактуры совпадают с номером и датой УПД.
• 📑 Если УПД со статусом 2 — это только первичка, счёт-фактуру не регистрируют, вычета НДС по нему нет.
• 📑 Исправленный счёт-фактуру вводят новым документом с номером исправления, а не правкой старого.

Без зарегистрированного счёта-фактуры вычет НДС не попадёт в книгу покупок — ни в УТ, ни в Бухгалтерии после синхронизации.

Порядок расчётов и оплата

Как долг перед поставщиком закроется оплатой, задаёт порядок расчётов в соглашении или договоре: по договору, по заказам или по накладным. На вкладке с условиями оплаты видно, когда и сколько платить: предоплата, оплата после поставки, кредит с отсрочкой в днях.

Если по поставщику уже был аванс, при проведении приобретение зачтёт его автоматически, если совпадают договор (или заказ) и организация. Не совпало что-то одно — долг и аванс будут висеть рядом, и их придётся связывать вручную.

5. Приход на ордерный склад

Ордерная схема разделяет две роли. Менеджер оформляет приобретение — это финансовая часть: долг перед поставщиком, НДС, себестоимость. Кладовщик оформляет «Приходный ордер на товары» — это фактическая приёмка: что реально выгрузили, в каком количестве.

Включается схема в карточке склада: флажок «Использовать ордерную схему при поступлении» и дата, с которой она действует.

Последовательность работы

1. Менеджер проводит «Приобретение товаров и услуг» на ордерный склад . Товар становится «к поступлению», но свободного остатка ещё нет.
2. Кладовщик открывает рабочее место приёмки в разделе «Склад и доставка» и оформляет приходный ордер по ожидаемому поступлению.
3. В ордере указывают фактически принятое количество. При адресном хранении — ещё и ячейки.
4. После проведения ордера товар появляется в остатках и доступен к продаже.

Если приняли не столько, сколько в накладной

Расхождение между приобретением и ордером не исправляют подгонкой цифр. Для этого есть акт о расхождениях — его создают на основании документа приобретения через кнопку «Создать на основании». Акт фиксирует недостачу или излишек и служит основанием для претензии поставщику.

На складе без ордерной схемы приходный ордер не нужен: остаток растёт сразу при проведении приобретения.

6. Проведение и проверка результата

Нажмите «Провести и закрыть». Если документ не проводится, программа выведет сообщения внизу формы — чаще всего это незаполненный договор, серия или ставка НДС в строке.

После проведения проверьте три вещи.

• 📊 Остаток. Отчёт «Ведомость по товарам на складах» за дату документа: количество по складу выросло на объём накладной (на ордерном складе — после ордера).
• 💳 Долг перед поставщиком. Отчёт по расчётам с поставщиками в разделе «Закупки»: долг вырос на сумму документа, аванс зачтён.
• 🧾 НДС. Внизу формы приобретения вместо поля ввода стоит ссылка на зарегистрированный счёт-фактуру.

Что делать дальше

• Оплату поставщику вводят на основании приобретения или заказа: «Заявка на расходование ДС», затем «Списание безналичных ДС». Так платёж сразу привяжется к нужному долгу.
• Если поставщик позже прислал корректировочный счёт-фактуру, оформляют корректировку приобретения на основании исходного документа, а не правят его задним числом.
• Возврат брака оформляют «Возвратом товаров поставщику» на основании приобретения: цены и партии подтянутся из исходного прихода.

7. Когда приход «не сходится»: ошибки и как их найти

Если документ закрытого периода нужно исправить, сначала узнайте у ответственного за закрытие месяца, стоит ли дата запрета изменения данных. После правки задним числом себестоимость за этот период пересчитывают заново.

Частые вопросы