Предоплата в 1С: полный цикл от счёта покупателю до возврата аванса

Покупатель перечислил деньги раньше, чем вы отгрузили товар, — значит, у вас аванс, и его нужно провести отдельно от обычной оплаты. В 1С:Бухгалтерии предоплата покупателя садится на счёт 62.02, автоматически порождает счёт-фактуру на аванс и обязательство начислить НДС , а при отгрузке закрывается зачётом с возвратом этого НДС к вычету.

Ниже — как ввести предоплату в 1С от выставления счёта до оплаты, зачёта и, если сделка сорвалась, возврата денег. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»); где порядок в 1С:Управление торговлей отличается, это отмечено отдельно.

С чего начинается аванс: счёт покупателю

Формально аванс можно принять и без счёта — по договору. Но на практике предоплату выставляют счётом на оплату: это и основание для платежа, и документ, от которого удобно оформить остальную цепочку.

Счёт создают в разделе Продажи → Счета покупателям. В шапке выбираете контрагента и договор, в табличной части — номенклатуру с ценами. Ключевое поле — Оплата: здесь задаёте условие предоплаты.

• 💡 Если нужна стопроцентная предоплата, в счёте укажите вид оплаты «Полная предоплата (до отгрузки)». Для частичной — «Частичная предоплата» с процентом или суммой.

Счёт проводки не делает — это печатная форма и источник данных. Реальный учёт авансов начнётся с поступления денег.

В 1С:УТ логика та же, но счёт создаётся в разделе Продажи → Счета на оплату клиентам, а условие предоплаты часто заводится в самом соглашении с клиентом, а не в каждом счёте.

Поступление денег: как провести предоплату от покупателя

Деньги пришли на расчётный счёт — заводите Банк и касса → Банковские выписки → Поступление. Проще всего нажать в счёте кнопку Создать на основании → Поступление на расчётный счёт: реквизиты и сумма подтянутся сами.

Проверьте три поля:

1. Вид операции — «Оплата от покупателя».
2. Договор — тот же, что в счёте (по нему 1С и поймёт, что это аванс).
3. Счета расчётов — 62.01, счёт авансов — 62.02.

Последнее поле решает всё. Если в договоре или в документе поступления неверно указан счёт учёта авансов, зачёт аванса потом не сработает автоматически. По умолчанию 1С сама определяет, что это аванс: раз отгрузки ещё не было, сумма ложится на 62.02.

Как 1С понимает, что перед ней именно аванс, а не оплата по уже отгруженному: программа смотрит на сальдо расчётов по договору на дату платежа. Если долга покупателя (дебета 62.01) нет, вся поступившая сумма уходит в аванс на 62.02. Если долг есть, сначала закрывается он, а сверх суммы долга — остаток снова ляжет авансом. Поэтому так важен единый договор во всех документах по сделке: взаиморасчёты 1С ведёт в разрезе «контрагент + договор».

Документ сформирует проводку:

Если оплату приняли наличными, вместо банковской выписки оформляется Банк и касса → Кассовые документы → Поступление наличных с тем же видом операции. Проводка аналогичная, только по дебету будет счёт 50.

Счёт-фактура на аванс и начисление НДС

Как только аванс проведён, у плательщика НДС возникает обязанность начислить налог с полученной суммы — по пункту 1 статьи 167 НК РФ налоговая база определяется на наиболее раннюю из дат, а получение предоплаты наступает раньше отгрузки.

НДС считается по расчётной ставке: 20/120 для ставки 20% или 10/110 для льготной. Например, с аванса 120 000 ₽ налог составит 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽.

Выставить счёт-фактуру можно двумя способами:

• Из документа поступления — кнопка Создать на основании → Счёт-фактура выданный на аванс.
• Пакетно за период — обработка Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Она находит все незакрытые авансы и выписывает по ним счета-фактуры одной кнопкой Заполнить → Выполнить.

Второй путь удобнее в конце квартала: обработка сама применит правило регистрации авансовых счетов-фактур, заданное в учётной политике (Главное → Налоги и отчёты → НДС).

Счёт 76.АВ — это «НДС по авансам полученным». Он временный: при отгрузке или возврате налог с него вернётся к вычету.

Прикиньте сумму налога с конкретного аванса перед тем, как сверять декларацию:

Зачёт аванса при отгрузке товаров или услуг

Когда вы отгружаете товар или оказываете услугу, ранее полученная предоплата должна закрыться — произойти зачёт аванса. В 1С:Бухгалтерии это делает документ реализации автоматически.

Оформляете Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), выбираете того же контрагента и тот же договор. При проведении программа видит остаток на 62.02 и сама зачитывает его в счёт отгрузки.

Проводки по полной предоплате выглядят так:

Порядок зачёта задаётся в самом документе реализации — поле Зачёт аванса на вкладке с расчётами или в настройках проведения (Администрирование → Проведение документов). Вариантов три:

• Автоматически — 1С сама находит остаток на 62.02 по этому контрагенту и договору и закрывает его. Режим по умолчанию, подходит в большинстве случаев.
• По документу — зачитывается аванс строго из указанного документа поступления. Нужен, когда по одному договору несколько авансов и зачесть надо конкретный.
• Не зачитывать — отгрузка пройдёт без зачёта, аванс останется висеть на 62.02. Применяют редко, обычно по ошибке.

Для корректного автоматического зачёта важны два совпадения:

• контрагент и договор в реализации совпадают с теми, что были в поступлении аванса;
• счёт авансов 62.02 указан и там, и там.

Если хоть одно условие нарушено, аванс повиснет на 62.02, а задолженность покупателя — на 62.01, и в итоге по одному и тому же контрагенту вы увидите одновременно и долг, и переплату.

Вычет НДС с аванса (Дт 68.02 Кт 76.АВ) формируется не всегда прямо в реализации — иногда его подтягивает регламентная операция в Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок. Это нормально: главное, чтобы к концу квартала записи попали в книгу покупок.

Частичная предоплата и зачёт по частям

Если покупатель внёс не всю сумму, зачёт пройдёт только на величину аванса, а остаток ляжет на обычную дебиторку 62.01.

Пример: аванс 60 000 ₽, отгрузка на 100 000 ₽.

НДС с аванса в этом примере был начислен с 60 000 ₽ (= 10 000 ₽ при ставке 20%), и ровно эта сумма вернётся к вычету при отгрузке. Остаток 40 000 ₽ покупатель доплачивает уже после реализации обычным платежом.

Отдельная тонкость — предоплата за услуги и работы, когда отгрузки как таковой нет. Здесь роль реализации играет акт (Продажи → Реализация → Услуги (акт)), и зачёт аванса работает точно так же: при проведении акта остаток 62.02 закрывается, а НДС с аванса идёт к вычету. Для длящихся услуг с ежемесячными актами удобнее принимать один аванс на несколько периодов и зачитывать его частями по каждому акту — 1С в автоматическом режиме сама распределит остаток.

Если авансов по договору несколько, а отгрузка одна, в режиме «Автоматически» 1С зачитывает их в хронологическом порядке — от самого раннего поступления к позднему, пока не наберёт сумму реализации. Когда нужен другой порядок, переключите зачёт на режим «По документу» и укажите конкретное поступление.

Контроль взаиморасчётов: где увидеть авансы

Авансы удобно держать под контролем через стандартные отчёты в разделе Отчёты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с группировкой по субсчетам и контрагентам. Кредитовое сальдо по 62.02 — это ваши незакрытые авансы, дебетовое по 62.01 — долги покупателей.
• Анализ субконто → Контрагенты — показывает по каждому партнёру и аванс, и задолженность одновременно, видно развёрнутое сальдо.
• ОСВ по счёту 76.АВ — остаток здесь означает НДС, который вы начислили с авансов, но ещё не приняли к вычету. После всех зачётов за квартал он должен обнуляться по закрытым сделкам.

Сверить авансы и НДС по ним помогает такой разбор:

Если по контрагенту одновременно висят и 62.01, и 62.02 — почти всегда это несработавший зачёт из-за разных договоров в поступлении и реализации. Исправляется перепроведением документов после приведения договора к одному значению.

Перед сдачей НДС-декларации авансы проверяют ещё и экспресс-проверкой учёта (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка). В блоке по НДС она ловит авансы, по которым не выписаны счета-фактуры, и расхождения между начисленным и принятым к вычету налогом. Это быстрее, чем вручную сверять 76.АВ по каждому контрагенту.

В 1С:УТ расчёты с клиентами ведутся на тех же счетах бухгалтерского контура, но первичный контроль авансов удобнее смотреть в управленческих отчётах Продажи → Отчёты по продажам → Расчёты с клиентами — там авансы и долги разведены по объектам расчётов (заказам, накладным), а не только по договорам.

Возврат предоплаты покупателю

Сделка не состоялась, и деньги нужно вернуть. Возврат аванса оформляется документом Банк и касса → Списание с расчётного счёта (или через кнопку на основании поступления).

Поля:

• Вид операции — «Возврат покупателю».
• Договор — тот, по которому пришёл аванс.
• Счёт расчётов — 62.02.

Право на вычет НДС при возврате аванса даёт пункт 5 статьи 171 НК РФ — но только при условии, что договор расторгнут (или изменены его условия) и аванс реально возвращён. В книге покупок регистрируется тот же счёт-фактура на аванс, что выписывали при поступлении денег.

Типичные ошибки при вводе авансов

Собрали то, что не видно из пошаговой инструкции, но регулярно ломает учёт.

Отдельно про правило «5 дней». В учётной политике по НДС часто включают режим, при котором счёт-фактура на аванс не выписывается, если отгрузка произошла в течение пяти календарных дней после получения предоплаты. Это законно и уменьшает объём документов, но тогда не удивляйтесь, что по быстрым сделкам авансовых счетов-фактур нет.

Частые вопросы