Приход товара в 1С: от накладной поставщика до проводок

В 1С приход товара вводят документом, который в 1С:Рознице и 1С:УНФ так и называется — «Приходная накладная » (раздел Закупки), а в 1С:Бухгалтерии 3.0 ту же роль играет «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе Покупки. Чтобы ввести приходную накладную, создайте новый документ, укажите поставщика и склад, перенесите строки из бумажной накладной в табличную часть и проведите документ.

Новички часто ищут пункт «Приходная накладная» именно в 1С:Бухгалтерии — и не находят. Названия документов в конфигурациях разные, а смысл один: зафиксировать, что товар поступил на склад и у вас возникла задолженность перед поставщиком. От того, как заполнить накладную , зависят остатки на складе, себестоимость и вычет НДС.

Ввести накладную можно двумя путями: напрямую, когда товар уже на складе, или на основании заказа поставщику, если закупка шла через заказ. Порядок заполнения почти одинаковый, разница — в том, подставляются ли строки автоматически. Разберём оба случая, а заодно вкладки, цены, себестоимость и проводки, которые формирует документ.

Какими документами оформляют приход товара

Прежде чем вводить накладную, откройте нужный документ. В каждой конфигурации он называется по-своему, но заполняется похоже.

Логика товарного учёта во всех конфигурациях общая. Товар, купленный для перепродажи, попадает на счёт 41 «Товары», материалы для собственных нужд — на счёт 10. Задолженность перед поставщиком отражается по кредиту счёта 60.01. Приходная накладная как раз и формирует эти движения: увеличивает остаток на складе и долг перед контрагентом.

Какой документ выбрать, зависит и от того, что именно приходуете. Для товаров и материалов — товарная накладная или УПД. Для услуг (аренда, связь, подписка) в 1С:Бухгалтерии тот же документ «Поступление», но с видом операции «Услуги»: там нет склада и товар на остатки не встаёт. Приход основного средства или оборудования оформляют отдельными видами операций, потому что они идут не на 41, а на счета 08 и 01.

Как ввести приходную накладную без заказа поставщику

Самый частый случай — товар приехал, в руках накладная поставщика, предварительного заказа в базе нет. Порядок действий в 1С:Бухгалтерии:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) (в 1С:Рознице и 1С:УНФ — Закупки → Приходные накладные).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)».
3. В поле «Контрагент» выберите поставщика, в поле «Договор» — договор с видом «С поставщиком».
4. Укажите склад, на который приходуете товар.
5. Заполните номер и дату входящего документа — это поля «Накладная №» и дата рядом с ними, а не номер самого документа в 1С.
6. В табличной части по кнопке «Подбор» или «Добавить» внесите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС из накладной поставщика.
7. Сверьте итоговую сумму документа с суммой в бумажной накладной.
8. Нажмите «Провести».

Кнопка «Подбор» удобнее ручного добавления: в ней видны остатки по складу и прошлые цены закупки, а количество и цену можно вводить сразу в окне подбора. Если номенклатуры ещё нет в справочнике, её заводят прямо из строки — новый элемент создаётся без выхода из документа.

После проведения товар появится на остатках склада. Проверить это можно отчётом «Остатки товаров» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41. Если остаток нулевой, а товар точно приходовали, скорее всего документ сохранён, но не проведён — вернитесь и нажмите «Провести».

Приёмка товара по заказу поставщику

Когда закупки оформляются через заказы, накладную удобнее вводить на основании заказа — тогда табличная часть заполнится автоматически, а система проконтролирует, всё ли из заказанного приехало.

Сначала включите функциональность заказов. В 1С:Бухгалтерии это Главное → Функциональность → вкладка Торговля → Заказы поставщикам. После этого в разделе Покупки появится журнал «Заказы поставщикам».

Дальше порядок такой:

1. Создайте и проведите «Заказ поставщику » с нужной номенклатурой.
2. Когда товар приедет, откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Поступление (акты, накладные, УПД)».
3. Документ откроется уже заполненным: контрагент, договор и строки подставятся из заказа.
4. Скорректируйте количество, если привезли не всё, и проведите накладную.

Остаток по заказу («сколько ещё не поступило») программа считает сама. Это помогает не потерять недопоставку и не оплатить лишнее.

Если поставка пришла частями, по одному заказу можно ввести несколько приходных накладных. Каждая закроет свою часть, а по заказу останется видно, сколько товара ещё в пути. Когда весь товар получен, заказ переходит в статус закрытого автоматически.

Счёт-фактура, доставка и другие реквизиты

Основную таблицу заполнили — теперь нижняя часть документа и дополнительные поля.

Счёт-фактура. Внизу формы поступления есть поля «Счёт-фактура №» и дата. Впишите реквизиты и нажмите «Зарегистрировать» — создастся документ «Счёт-фактура полученный». Без него не будет основания для вычета НДС.

Грузоотправитель и грузополучатель. Если товар отгружал не сам поставщик или получала не ваша головная организация, на отдельной вкладке укажите эти стороны. В обычной поставке поля оставляют по умолчанию.

Дополнительные расходы. Доставку, погрузку, таможенные пошлины в саму накладную не вносят. Для них есть отдельный документ «Поступление доп. расходов» — он распределяет затраты на себестоимость уже оприходованного товара (пропорционально сумме или количеству).

Тара и возвратная упаковка. Если поставщик передаёт товар в возвратной таре, её заводят отдельной строкой или на отдельной вкладке, чтобы не завысить стоимость товара.

Счета учёта. В каждой строке есть колонка со счётом учёта номенклатуры (41.01, 10.01 и т. д.). Программа подставляет его по виду номенклатуры и настройке «Счета учёта номенклатуры». Если по какой-то группе счёт подставился неверно, поправьте настройку — тогда и будущие приходы встанут правильно, без ручной корректировки каждой строки.

Цены поступления и себестоимость товара

Цена в табличной части — это закупочная цена из накладной поставщика. Рядом есть переключатель порядка расчёта НДС:

• 🔹 «НДС в сумме» — цена уже включает налог (как в большинстве накладных).
• 🔹 «НДС сверху» — налог начисляется поверх цены.
• 🔹 «Без НДС» — поставщик налог не предъявляет.

Выбор влияет только на то, как программа раскладывает сумму на стоимость и налог; итоговая сумма к оплате не меняется.

Себестоимость товара формируется по правилам ФСБУ 5/2019: в неё входит цена покупки без возмещаемого НДС плюс дополнительные расходы на доставку и доведение до пригодного состояния. Поэтому транспортные затраты и проводят отдельным документом «Поступление доп. расходов» — чтобы они легли в себестоимость, а не в прочие расходы.

Способ оценки при списании (средняя себестоимость или ФИФО) задаётся в учётной политике и на ввод накладной не влияет — он срабатывает уже при продаже или списании. Но от точности цены в приходе зависит вся дальнейшая себестоимость: ошибка в цене закупки потянет за собой неверную прибыль по каждой продаже этого товара.

Отдельный момент — скидки поставщика. Если в накладной указана цена уже со скидкой, вносите в 1С именно её. Ретроспективные скидки и бонусы, которые приходят после отгрузки, через приходную накладную не проводят — для них есть корректировка поступления.

В 1С:Рознице на основании приходной накладной обычно создают документ «Установка цен номенклатуры» — он задаёт розничную цену для продажи. Закупочную цену из накладной программа подставит как основу, наценку вы указываете сами.

Проведение документа и бухгалтерские проводки

Проведение — это момент, когда документ формирует движения. В 1С:Бухгалтерии при проведении товарной накладной образуются проводки:

Проводки можно посмотреть прямо из документа — кнопка «Дт/Кт» (показать проводки и другие движения). Там же видны записи в регистрах учёта НДС и расчётов с поставщиком.

В 1С:Рознице и 1С:УНФ классических бухгалтерских проводок нет — эти конфигурации ведут оперативный и управленческий учёт. Приходная накладная там делает движения по регистрам «Товары на складах» и «Взаиморасчёты с поставщиками», но счета 41/60 в них не используются.

Дата накладной важна: если поставить её в уже закрытом периоде, программа не проведёт документ или нарушит последовательность расчёта себестоимости. Проверьте дату запрета редактирования в настройках, если проведение не проходит.

Типичные ошибки при вводе прихода

Ошибки на этом документе всплывают не сразу, а при закрытии месяца или инвентаризации. Вот что встречается чаще всего и как это поправить.

• 📦 Товар попал не на тот счёт. Купленное для перепродажи встало на 10 вместо 41 (или наоборот). Причина — неверный вид номенклатуры в карточке. Исправьте вид и перепроведите документ.
• 📅 Документ не проводится. Обычно дело в дате из закрытого периода или в дате запрета редактирования. Сдвиньте дату или снимите запрет для своей роли.
• 🧾 Лишний НДС у поставщика на УСН. В строках стоит ставка 20%, хотя поставщик налог не предъявляет. Поставьте «Без НДС» и не регистрируйте счёт-фактуру.
• ♻️ Задвоение прихода. Одну накладную ввели дважды — остаток товара и долг удвоились. Перед вводом проверяйте журнал по номеру входящего документа.
• 📉 Отрицательные остатки и «кривая» себестоимость. Продажу провели раньше прихода. Восстановите последовательность: перепроведите документы по порядку дат (в закрытии месяца есть операция перепроведения).
• 💰 Сумма не бьётся с накладной. Чаще всего перепутан переключатель «НДС в сумме / НДС сверху». Переключите и сверьте итог.

Частые вопросы