Как оформить продажу товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3

Реализация в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется одним документом: Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Он списывает товар со склада, начисляет выручку и НДС, а из него же печатаются накладная, акт или УПД и выписывается счёт-фактура.

Типичная ситуация для начинающего: менеджер просит «отгрузить по счёту», покупатель ждёт документы, а в базе пустой список. Ниже — пошаговая инструкция для начинающих: от создания документа до проверки в отчётах, с разбором аванса, розницы и частых ошибок.

Какой документ продажи выбрать в 1С

В списке реализаций кнопка Реализация открывает меню с видами операции. От выбора зависят табличные части и проводки, поэтому определитесь заранее.

💡 Если сомневаетесь, берите «Товары, услуги, комиссия». В нём есть все вкладки, лишние просто останутся пустыми.

В других конфигурациях документ называется похоже, но лежит в другом месте:

Дальше по тексту — Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0), интерфейс «Такси».

Подготовка к реализации: справочники и настройки

Документ заполняется за минуту, если заранее готовы справочники. Если нет — половина полей останется пустой, а проведение выдаст ошибки.

Проверьте перед первой продажей:

• 🏢 Контрагент. Покупатель заведён в Справочники → Контрагенты, заполнены ИНН и КПП. Без них счёт-фактура и УПД уйдут с пустыми реквизитами.
• 📄 Договор. У покупателя есть договор с видом «С покупателем». Договор с видом «С поставщиком» в реализацию не подставится.
• 📦 Номенклатура. У товара указан вид номенклатуры «Товары», у услуги — «Услуги», задана ставка НДС.
• 🏬 Склад. Есть хотя бы один склад, и на нём числится остаток товара.
• 💰 Цены. Если цены продажи устанавливаете централизованно, заведите тип цен и документ «Установка цен номенклатуры» (раздел Склад → Цены).

Счета учёта подставляются автоматически: по товарам — из регистра «Счета учета номенклатуры», по расчётам — из «Счетов учета расчетов с контрагентами». Стандартно это 41.01 для товара и 62.01/62.02 для расчётов. Менять их без необходимости не нужно.

Пошаговая инструкция: как создать документ реализации

Шаг 1. Шапка документа

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции.
3. Укажите дату. Она не должна быть раньше даты поступления товара — иначе остатка на эту дату не будет.
4. Выберите склад и контрагента. Договор подставится сам, если он у покупателя один.
5. Проверьте ссылку с расчётами и НДС в шапке: по ней открываются счета расчётов, способ зачёта аванса и признак «Цена включает НДС».

Шаг 2. Табличная часть

1. На вкладке Товары нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее: сразу видны остатки по складу.
2. Укажите количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически.
3. Услуги (доставка, монтаж) добавьте на вкладку Услуги.

💡 Быстрый способ — создать реализацию из счёта на оплату. Откройте счёт, нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Покупатель, договор, товары и цены перенесутся без ручного ввода.

Шаг 3. Проведение и проводки

Нажмите Провести. Кнопка ДтКт в командной панели покажет, что сформировалось. Для продажи товара на 120 000 ₽ с НДС 20% (себестоимость 70 000 ₽) проводки будут такими:

Проверка арифметики: НДС из 120 000 ₽ по ставке 20% = 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. Выручка без НДС — 100 000 ₽, валовая прибыль — 30 000 ₽.

По услугам себестоимость в момент реализации не списывается: затраты на счетах 20, 26 или 44 закрываются регламентной операцией в конце месяца.

Шаг 4. Печать документов

Кнопка Печать в форме документа выдаёт:

• 📑 УПД — один документ вместо накладной и счёта-фактуры;
• 📑 Накладная (ТОРГ-12) — для товаров;
• 📑 Акт об оказании услуг — для услуг;
• 📑 Счёт-фактура — после того как он выписан (см. следующий раздел).

НДС и счёт-фактура при реализации

После проведения внизу формы реализации появляется команда Выписать счет-фактуру. Нажмите её — программа создаст документ «Счёт-фактура выданный» с теми же суммами и номером по своей нумерации. Ссылка на него останется в форме реализации.

По статье 169 НК РФ счёт-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки. Чтобы не забывать, проверяйте список Продажи → Счета-фактуры выданные или обработку «Помощник по учету НДС» перед отчётностью.

УПД вместо пары «накладная + счёт-фактура»

УПД со статусом 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Со статусом 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры.

• Статус 1 — продавец плательщик НДС. Счёт-фактуру в 1С всё равно нужно выписать: именно он попадает в книгу продаж.
• Статус 2 — продавец без НДС (УСН или освобождение) либо счёт-фактура не нужен.

Как продажа попадает в книгу продаж

Проведённый счёт-фактура выданный регистрирует запись в книге продаж. Отчёт открывается в Отчеты → НДС → Книга продаж. Если реализация есть, а строки в книге нет, почти всегда причина — не выписанный счёт-фактура.

Реализация после предоплаты: порядок действий

Когда покупатель платит заранее, цепочка документов длиннее. Порядок такой:

1. Поступление денег. Документ «Поступление на расчетный счет» (Банк и касса → Банковские выписки) с видом «Оплата от покупателя». Проводка: Дт 51 Кт 62.02 — аванс.
2. Счёт-фактура на аванс. Плательщик НДС обязан его выставить в течение 5 дней. Удобнее всего обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе Продажи: она находит все авансы за период и создаёт счета-фактуры пакетно. Проводка: Дт 76.АВ Кт 68.02 — НДС с аванса.
3. Отгрузка. Обычная реализация. При проведении программа сама зачтёт аванс: Дт 62.02 Кт 62.01.
4. Восстановление НДС с аванса. В конце квартала регламентная операция «Формирование записей книги покупок» делает проводку Дт 68.02 Кт 76.АВ — НДС с аванса принимается к вычету.

Пример. Аванс 60 000 ₽, НДС по расчётной ставке 20/120 = 10 000 ₽. Через неделю отгрузили на всю сумму. В итоге: НДС с отгрузки 10 000 ₽ начислен, НДС с аванса 10 000 ₽ восстановлен, к уплате по этой сделке — 10 000 ₽, как и без аванса.

💡 Способ зачёта аванса задаётся в документе реализации (ссылка расчётов в шапке): автоматически, по документу или не зачитывать. По умолчанию — автоматически, и в большинстве случаев менять это не нужно.

Если аванс и отгрузка пришлись на один месяц, счёт-фактуру на аванс по общему правилу всё равно выставляют. Вариант «не выставлять при отгрузке в течение 5 дней» задаётся в учётной политике по НДС — уточните, что принято в вашей организации.

Настройки, которые ускоряют реализацию

Несколько приёмов экономят время при ежедневных продажах:

• ⚙️ Тип цен в договоре. Укажите в договоре с покупателем тип цен — и цены будут подставляться сами при подборе товара.
• ⚙️ Ввод на основании. Цепочка «Счёт на оплату → Реализация → Счёт-фактура» без ручного ввода. Из реализации на основании можно создать и возврат от покупателя.
• ⚙️ Шаблон заполнения. Для повторяющихся продаж одному клиенту скопируйте прошлый документ (F9 в списке), поменяйте дату и количество.
• ⚙️ Групповая выписка счетов-фактур. В списке реализаций выделите несколько документов и выпишите счета-фактуры сразу по всем выделенным.
• ⚙️ Электронный документооборот. Если подключён ЭДО, УПД отправляется прямо из формы реализации, без печати и сканов.

Плюс для совместной работы склада и бухгалтерии: в реализации есть реквизит ответственного, а в списке документов — отбор по нему. Каждый менеджер видит только свои отгрузки.

Продажи в розницу: другие документы

Розничная продажа через кассу оформляется не реализацией, а отчётом о розничных продажах (Продажи → Отчеты о розничных продажах). Порядок зависит от типа торговой точки.

Проводки розничной выручки: Дт 50.01 Кт 90.01.1 — наличные; оплата картой — через счёт 57.03, пока эквайрер не перечислит деньги.

В НТТ товар часто учитывают на счёте 41.12 по продажным ценам, а наценку — на счёте 42. Документ «Установка цен номенклатуры» тогда обязателен: без розничной цены программа не посчитает стоимость переданного в магазин товара.

Типичные ошибки при реализации и как их найти

Отдельная ловушка — перепроведение задним числом. Если исправить реализацию прошлого месяца после закрытия, себестоимость и финансовый результат собьются. После такой правки заново выполните закрытие месяца, начиная с исправленного периода.

Чем проверить себя после продаж

• 📊 ОСВ по счёту 62 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) — нет ли кредитового сальдо по покупателю, которому уже отгрузили.
• 📊 ОСВ по счёту 41 — нет ли отрицательных остатков.
• 📊 Книга продаж — сумма НДС совпадает с оборотом Кт 68.02 по реализациям.
• 📊 Отчёт «Продажи» в разделе Продажи → Отчеты — выручка и валовая прибыль по покупателям и товарам.

Частые вопросы