Новая позиция в штатном расписании ЗУП 3.1: от должности до приёма сотрудника

Чтобы добавить штатную единицу в штатное расписание 1С 8.3 ЗУП, откройте Кадры → Штатное расписание и создайте новую позицию: укажите подразделение, должность, количество единиц, график работы и оплату. Если в настройках включена история изменений, позиция вводится не напрямую, а документом «Изменение штатного расписания» с датой, с которой она действует.

Чаще всего проблема не в самой кнопке «Создать», а в подготовке: нет нужной должности в справочнике, не настроен график, не включён учёт штатки. Пошаговая инструкция идёт в том порядке, в котором её реально проходят в ЗУП 3.1: справочники, условия труда, утверждение, приём сотрудника и проверка занятости.

Шаг 0. Включите штатное расписание в настройках ЗУП

Без этой настройки раздел штатного расписания недоступен, а в кадровых документах выбирается просто должность из справочника.

1. Откройте Настройка → Кадровый учет.
2. Перейдите по ссылке «Настройка штатного расписания».
3. Установите флажок «Ведется штатное расписание».

В той же форме есть ещё несколько опций. От них зависит, как именно вы будете добавлять новую единицу:

Шаг 1. Справочник должностей и подразделений

Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность». Оба элемента должны существовать до того, как вы начнёте вводить штатную единицу.

Подразделения

Структура организации ведётся в Настройка → Подразделения. Если новая единица появляется в новом отделе, сначала создайте отдел, иначе в позиции его будет не выбрать.

• 🏢 Подразделение привязано к организации. В группе компаний одинаковые названия отделов у разных юрлиц — это разные элементы.
• 📅 У подразделения можно указать дату создания. Позицию с более ранней датой в такой отдел не ввести.
• 🗂 Иерархия (отдел внутри департамента) влияет на группировку в отчётах и печатной форме Т-3.

Должности

Справочник открывается из Настройка → Должности. Добавьте новую должность кнопкой «Создать» и заполните:

1. Наименование — как оно будет звучать в трудовом договоре и приказе. «Бухгалтер по расчёту заработной платы», а не «Бух. ЗП».
2. Код по ОКПДТР — выбирается из классификатора профессий рабочих и должностей служащих. Он нужен для кадровой отчётности в СФР (бывший ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд), включая сведения о трудовой деятельности.
3. Категорию для статистики — если организация сдаёт статистические формы по численности.

Если у должности есть разряды или категории (слесарь 4-го и 5-го разряда, бухгалтер I и II категории), для разных окладов удобнее завести отдельные позиции в штатном расписании, а не плодить должности в справочнике.

Шаг 2. Условия труда: график, оплата, отпуска

Это та часть позиции, которую потом автоматически подхватят кадровые документы. Заполненная один раз, она экономит ручной ввод в каждом приказе о приёме.

График работы

Графики ведутся в Настройка → Графики работы сотрудников. Типовая «Пятидневка» создаётся при начальной настройке, но для сменщиков, сторожей и неполного дня нужен свой график:

• ⏰ Пятидневка на 0,5 ставки — 4 часа в день, 20 часов в неделю;
• 🔄 Сменный — например, «сутки через трое» со своим циклом;
• 📊 Суммированный учёт — отметьте в графике, чтобы ЗУП считала норму за учётный период.

После создания графика заполните его на год кнопкой заполнения в форме графика. Незаполненный график даёт нулевую норму, и начисления по окладу получатся нулевыми.

Оплата труда

В карточке позиции на вкладке с оплатой добавьте начисления:

1. Основное — «Оплата по окладу» с размером оклада.
2. Надбавки — если они положены всем на этой позиции (за вредность, за классность и т. п.).
3. При включённой «вилке» — минимальное и максимальное значение.

Если начисление рассчитывается по показателю (например, процент надбавки), показатель тоже нужно заполнить в позиции, иначе в приёме на работу он придёт пустым.

Отпуска и прочее

В позиции задаются ежегодные отпуска сверх основного: дополнительный за вредные условия, за ненормированный день. Там же характер работы и условия труда по результатам спецоценки, если они отличаются от обычных.

Шаг 3. Как добавить штатную единицу в штатное расписание и утвердить её

Дальше путь зависит от опции «Ведется история изменения штатного расписания».

Вариант А: история не ведётся

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Нажмите «Создать».
3. Выберите организацию, подразделение и должность. Наименование позиции заполнится само.
4. Укажите количество единиц: 1, 0,5, 2 и т. д.
5. Выберите график работы и заполните оплату.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Позиция сразу доступна в кадровых документах. Минус способа: не видно, с какой даты она действует, и правка оклада задним числом переписывает историю.

Вариант Б: история ведётся (рекомендуется)

Если в организации ещё ни разу не утверждали штатку, первым вводится документ «Утверждение штатного расписания». Он создаётся из списка штатного расписания и содержит все позиции на дату начала учёта.

Когда штатка уже утверждена, новую единицу добавляют документом «Изменение штатного расписания»:

1. В Кадры → Штатное расписание нажмите команду изменения штатного расписания (или создайте документ из журнала изменений штатного расписания в разделе «Кадры»).
2. Укажите организацию, месяц и дату изменения — с этого дня единица появится в штате.
3. В табличной части добавьте строку новой позиции.
4. В открывшейся форме заполните подразделение, должность, количество единиц, график, начисления и отпуска.
5. Проведите документ и распечатайте приказ, если он нужен для кадрового архива.

Дата изменения должна быть не позже даты приёма первого сотрудника на эту позицию. Иначе документ «Прием на работу» не найдёт свободную ставку и не проведётся.

Как увеличить число ставок вместо новой позиции

Если в отделе уже есть позиция «Кладовщик» на 2 единицы, а нужен третий кладовщик с тем же окладом, новую позицию создавать не нужно. В документе изменения выберите существующую позицию и поменяйте количество единиц с 2 на 3.

Новая позиция нужна, только если отличается хотя бы одно: подразделение, должность, оклад (без вилки), график или набор надбавок.

Печатная форма Т-3

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. Её применение не обязательно, но многие организации используют именно её. В ЗУП форма выводится из списка штатного расписания и из кадровых отчётов. После добавления единицы распечатайте штатное расписание заново и утвердите приказом руководителя.

Шаг 4. Приём сотрудника на новую единицу и кадровые переводы

После утверждения позиция становится вакантной. Занять её можно двумя документами.

Приём на работу

1. Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу.
2. Выберите сотрудника, подразделение и в поле должности — позицию штатного расписания.
3. График, оклад и надбавки подставятся из позиции.
4. Укажите количество занимаемых ставок: при приёме на 0,5 ставки на позиции останется свободная половина.

Кадровый перевод

Если на новую единицу переводят действующего работника, оформите «Кадровый перевод» и выберите в нём новую позицию. Старая позиция при этом освобождается автоматически с даты перевода.

При включённой автоматической проверке программа не даст провести документ в трёх случаях:

• 🚫 на позиции нет свободных ставок на дату документа;
• 🚫 оклад или надбавки в документе выходят за значения позиции (или за пределы вилки);
• 🚫 дата документа раньше даты появления позиции.

Шаг 5. Контроль занятости и вакансий

Новая единица введена — дальше важно видеть, что с ней происходит. Для этого в ЗУП есть кадровые отчёты в Кадры → Кадровые отчеты.

Как найти вакантные ставки:

1. Откройте отчёт «Штатная расстановка».
2. Установите дату, на которую нужна информация.
3. Отберите по подразделению или должности.
4. Строки без сотрудника или с неполной занятостью — это свободные единицы.

Пример расчёта ставок

В отделе продаж позиция «Менеджер по продажам» на 3 единицы. Работают: Иванов на 1 ставке, Петрова на 1 ставке, Сидоров на 0,5 ставки. Занято 2,5 единицы, свободно 0,5. Принять ещё одного менеджера на полную ставку нельзя, пока позицию не увеличат до 3,5 единиц или не переведут Сидорова на полную ставку с увеличением штата.

Частые ошибки при вводе штатной единицы в ЗУП

Эти ошибки всплывают уже после того, как единица добавлена и в неё приняли людей. Заметить их сложнее, чем отказ в проведении.

• ❌ Позицию поправили напрямую задним числом. Без истории изменений это переписывает условия всех прошлых периодов. Отчёт Т-3 на прошлую дату покажет новый оклад, которого тогда не было.
• ❌ Создали дубль должности. «Бухгалтер» и «Бухгалтер » с пробелом — две разные должности. В отчётах по должностям численность расползётся на две строки. Дубль отметьте на удаление, а позиции и сотрудников переведите на основную.
• ❌ Изменили оклад в позиции и ждут перерасчёта. Новые условия позиции сами по себе не переписывают начисления уже работающих сотрудников. Им изменение оплаты оформляется отдельно — кадровым переводом или документом изменения оплаты. Проверьте после проведения, что оклад у людей действительно поменялся.
• ❌ Отключили автоматическую проверку, чтобы «провести быстрее». Документы проведутся, но штатка разойдётся с фактом. Через полгода восстанавливать соответствие придётся вручную по каждому сотруднику.
• ❌ Дата изменения поставлена на конец месяца. Если человек принят 10-го, а позиция действует с 30-го, приём не проведётся. Дата позиции — первое число или день приказа о введении единицы.

Частые вопросы