Новый работник в 1С 8.3: физлицо, приём, выплата зарплаты и доступ в программу

Чтобы завести сотрудника в 1С, создайте карточку в списке Кадры → Сотрудники (ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Сотрудники (Бухгалтерия 3.0), а затем проведите документ «Прием на работу». Без проведённого приёма человек есть в справочнике, но не попадёт ни в табель, ни в начисление зарплаты, ни в отчёты в СФР и ФНС.

Типичная ситуация: в понедельник выходит новый менеджер, кадровик за пять минут вбивает ФИО и оклад, а через месяц бухгалтер видит в 6-НДФЛ двух одинаковых людей с разными ИНН. Так не получится, если идти по порядку: проверка, физлицо, приём, выплата и, если нужно, логин в программу.

Шаг 1. Подготовка: документы и поиск дублей в базе

До создания карточки соберите у работника данные. Без них карточку можно сохранить, но отчётность и печатные формы потом выдадут ошибки.

Как проверить, что человек уже есть в базе

Дубль физлица — самая дорогая ошибка при вводе. Он появляется, когда человек раньше работал в компании, был подрядчиком по ГПХ или уже оформлен в другой организации той же базы.

1. Откройте Кадры → Физические лица (в ЗУП) или справочник физических лиц через поиск по разделу Зарплата и кадры (в Бухгалтерии).
2. Наберите в строке поиска фамилию. Потом отдельно — ИНН и СНИЛС: фамилия могла смениться.
3. Если запись нашлась, нового физлица не создавайте. Новая карточка сотрудника строится на существующем физлице.

Если дубль уже появился, его убирают обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе Администрирование → Обслуживание, а в ЗУП для повторно введённых людей есть документ «Объединение личных карточек». Делайте это до расчёта зарплаты за месяц, иначе придётся пересчитывать НДФЛ и взносы.

Шаг 2. Создаём карточку: физическое лицо и сотрудник

В 1С 8.3 человек хранится в двух справочниках. «Физическое лицо» — это персона: ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС. «Сотрудник» — его работа в конкретной организации. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, работа в другой организации базы.

Создавать физлицо отдельно не нужно. Оно появляется само при записи нового сотрудника.

Порядок в ЗУП 3.1

1. Кадры → Сотрудники → Создать.
2. Укажите организацию, если в базе их несколько.
3. Введите ФИО. Программа разберёт строку на фамилию, имя и отчество.
4. Заполните дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС. СНИЛС проверяется по контрольной сумме: ошибка в цифре подсветится сразу.
5. Нажмите Записать. После записи в карточке откроются ссылки на остальные данные.
6. В «Личных данных» внесите паспорт, гражданство и адреса.
7. В «Налоге на доходы» проверьте статус налогоплательщика (по умолчанию — резидент) и введите стандартные вычеты по заявлению.
8. В «Страховании» проверьте вид застрахованного лица. Для гражданина РФ он ставится автоматически, для иностранца выберите вручную по его статусу.

Порядок в Бухгалтерии 3.0

1. Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать.
2. ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС — так же, как в ЗУП.
3. Паспорт, адрес и гражданство — в разделе личных данных карточки.
4. Вычеты по НДФЛ — в разделе карточки про налог на доходы.

Как дальше оформлять приём, зависит от настройки Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, переключатель «Кадровый учет».

Шаг 3. Оформление приёма: документ «Прием на работу»

По статье 68 ТК РФ приём оформляют приказом на основании трудового договора. В 1С это один документ, из которого печатаются и приказ, и договор.

Где создать документ

Из карточки сотрудника в ЗУП документ тоже открывается: ссылка на оформление приёма видна, пока сотрудник не принят.

Что заполнить на вкладках

Главное:

• 📅 дата приёма — первый рабочий день, а не дата подписания договора;
• 🏢 подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирается позиция штатного расписания, и поля подтянутся из неё;
• 📌 вид занятости: основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство;
• ⏱ количество ставок и график работы;
• 🧪 испытательный срок в месяцах, если он есть в договоре.

Оплата труда:

• вид начисления, например «Оплата по окладу», и сумма;
• надбавки — отдельными строками;
• способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца.

Трудовой договор:

• номер и дата договора;
• срок: бессрочный или срочный с датой окончания.

Проведите документ. После этого сотрудник появится в начислении зарплаты, табеле и кадровых отчётах.

Что напечатать и отправить

1. Из документа кнопкой Печать выведите приказ о приёме (форма Т-1) и трудовой договор.
2. Договор подписывается в двух экземплярах. Если человек уже вышел, а договора нет, его оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).
3. С приказом работника знакомят под подпись в течение трёх рабочих дней со дня начала работы.
4. Сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1 (подраздел 1.1) уходят в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа о приёме. В ЗУП и Бухгалтерии форма заполняется по проведённому документу из раздела регламентированной отчётности.

Внутренний совместитель

Человек уже работает у вас и берёт вторую должность? Не создавайте новое физлицо. Создайте нового сотрудника, выберите в поле физического лица существующую запись, а в документе приёма поставьте вид занятости «Внутреннее совместительство». В списке сотрудников у человека будет две строки, а НДФЛ и вычеты посчитаются по нему один раз.

Шаг 4. Как выплачивать зарплату и какие удержания настроить

Сотрудника приняли, но программа ещё не знает, куда переводить деньги. Способ выплаты задаётся в карточке сотрудника, в ссылке о выплате зарплаты.

Подключение к зарплатному проекту

1. Убедитесь, что в настройках зарплаты включено использование зарплатных проектов, а сам проект с банком заведён в справочнике раздела Выплаты (ЗУП) или Зарплата и кадры (Бухгалтерия).
2. Если карту открывает банк — оформите «Заявку на открытие лицевых счетов». Из неё выгружается файл для банка, а ответ банка с номерами счетов загружается обратно.
3. Если карта у человека уже есть — внесите номер документом «Ввод лицевых счетов» или прямо в карточке.

Удержания, которые вводят при приёме

• ⚖️ Алименты и другие взыскания — документом «Исполнительный лист» в разделе Зарплата. Укажите получателя, способ расчёта (процент, доля или фиксированная сумма) и дату начала.
• 🤝 Профвзносы, добровольное страхование и другие удержания по заявлению — документом «Постоянное удержание в пользу третьих лиц». Нужен контрагент-получатель.
• 🧾 Вычеты по НДФЛ — не удержание, но вводятся в тот же день. Иначе первый месяц посчитается без вычета, и придётся делать перерасчёт.

Исполнительный лист часто приходит не в первый день, а через месяц-два. Тогда документ вводят с даты поступления листа: прошлые месяцы программа не пересчитает.

Шаг 5. Доступ в 1С для нового сотрудника

Не каждому работнику нужен вход в программу. Логин заводят бухгалтеру, кадровику, менеджеру, который сам выписывает документы. Делает это администратор базы.

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать.
2. Полное имя. В поле физического лица выберите уже созданное физлицо: так программа свяжет пользователя с сотрудником.
3. Отметьте «Вход в программу разрешен».
4. Задайте имя для входа и пароль. Для доменной сети можно включить аутентификацию операционной системы — тогда пароль не нужен.
5. Запишите карточку и откройте ссылку Права доступа.
6. Включите пользователя в нужные группы доступа: например, «Бухгалтеры» или «Кадровики».

Профили и группы доступа

Группа доступа в 1С собирается из профиля (набор ролей) и списка участников. Готовые профили есть в каждой типовой конфигурации, создавать роли вручную не нужно.

• 👀 только смотреть отчёты — профиль с правами на чтение;
• 🧾 вести первичку — профиль менеджера или бухгалтера;
• 🔒 видеть зарплаты — только кадровикам и расчётчикам.

Если в базе несколько организаций, включите в настройках прав ограничение доступа на уровне записей и укажите в группе доступа, с какими организациями пользователь работает. Без этого бухгалтер одной фирмы увидит документы всех.

Ошибки при вводе сотрудника и как их исправить

Эти проблемы всплывают уже после проведения приёма, на первом расчёте или при сдаче отчётов.

Ещё одна частая история — оклад ниже МРОТ при полной ставке. Программа документ проведёт, но при проверке ГИТ это нарушение. Сверяйте оклад с региональным МРОТ до проведения приёма, а не после первой жалобы.

Частые вопросы