Стаж в 1С: ввод начальных данных, виды стажа и расчёт

Стаж сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 вводят в карточке сотрудника по ссылке Трудовая деятельность. Главное значение здесь — страховой стаж: от него зависит процент оплаты больничного. Стаж для ежегодного отпуска программа считает сама, от даты приёма.

В 1С:Бухгалтерии (БП 3.0) отдельного реестра стажа нет — страховой стаж указывают прямо в документе больничного. Ниже разберём оба случая: как ввести начальный стаж, какие виды стажа бывают, как перенести периоды с прежних мест работы и как настроить расчёт.

Где вести кадры — в ЗУП или в Бухгалтерии — зависит от численности. До 60 человек хватает зарплатного блока БП 3.0; дальше переходят на ЗУП, где учёт стажа устроен подробнее.

Какие виды стажа учитывает программа

Стаж — это не одно число. Для разных задач 1С хранит разные периоды, и путать их нельзя.

• 🏥 Страховой стаж — влияет на процент оплаты больничного и на пенсию. Вводится начальным значением плюс периодами работы.
• 🏖️ Стаж для ежегодного отпуска — определяет право на отпуск и число заработанных дней. Считается автоматически от даты приёма.
• ❄️ Северный стаж — работа в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, даёт надбавку и дополнительный отпуск.
• 🎖️ Выслуга лет — надбавка за стаж в организации или отрасли, настраивается отдельно.
• 👩‍🏫 Специальный стаж — педагогический, медицинский, лётный и прочие; нужен для досрочной пенсии.

Для типовой организации обычно достаточно страхового стажа. Остальные виды заполняют, только если они реально положены сотруднику. Например, северный стаж есть смысл вести, лишь когда у организации есть обособленные подразделения в северных районах, а выслугу лет — когда коллективным договором предусмотрена надбавка за неё.

Ввод начального страхового стажа в ЗУП 3.1

Начальный стаж задают один раз — при приёме сотрудника или при переходе на 1С с другой программы.

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники и выберите нужного человека.
2. В карточке сотрудника перейдите по ссылке Трудовая деятельность.
3. Укажите страховой стаж на дату — как правило, на дату приёма в организацию. Введите полные годы, месяцы и дни.
4. При необходимости перечислите периоды работы до поступления — по трудовой книжке.
5. Запишите и закройте форму.

Дальше программа наращивает стаж сама, день в день. При расчёте больничного на любую дату она возьмёт введённое значение и прибавит прошедшее с указанной даты время.

Отдельный случай — переход на 1С с другой программы в середине года. Тогда начальный стаж вводят на дату начала учёта в новой базе: берут значение из прежней программы или пересчитывают по трудовой книжке на эту дату. Так история больничных за прошлые месяцы останется корректной.

Проверьте годы, месяцы и дни отдельно: если месяцев окажется 12 или больше, программа не исправит это автоматически, и стаж задвоится.

Настройка видов стажа в конфигурации

Страховой и отпускной стаж в ЗУП работают «из коробки» — ничего включать не нужно. А вот северный стаж, выслугу лет и специальные виды сначала активируют в настройках, иначе соответствующие закладки в карточке не появятся.

Загляните в настройки кадрового учёта и расчёта зарплаты (раздел Настройка): там включается учёт работы в районах Крайнего Севера и возможность вести дополнительные виды стажа. После этого в форме Трудовая деятельность появятся отдельные закладки для северного стажа и выслуги, и периоды можно будет заполнять раздельно.

Для надбавки за выслугу лет одного стажа мало — нужно настроить само начисление, которое зависит от количества отработанных лет. Это делается в настройке состава начислений организации: создают начисление с формулой, где процент надбавки привязан к стажу, и программа пересчитывает его автоматически, как только сотрудник переходит в следующую «ступень» выслуги.

Поэтому порядок такой: сначала включаете нужный вид стажа в настройках, затем заполняете периоды в карточке, и только потом настраиваете начисление, которое этот стаж использует. Нарушите последовательность — и либо закладки не будет, либо начисление не найдёт, от чего считать.

Перенос стажа с прежних мест работы и связь с ЕФС-1

При приёме нового сотрудника прежний стаж берут из его документов: бумажной трудовой книжки, формы СТД-Р от прошлого работодателя или выписки о трудовой деятельности из СФР (для тех, кто перешёл на электронную трудовую).

Эти периоды вносят в ту же форму Трудовая деятельность — отдельными строками с датами начала и окончания. Программа сложит их и получит общий стаж на дату приёма.

В страховой стаж попадает не только работа по трудовому договору. С 1 января 2007 года в него засчитывают периоды военной и приравненной к ней службы. Такую службу тоже вносят периодом с датами — иначе стаж на больничный окажется занижен, а вместе с ним и процент пособия.

Период отпуска по уходу за ребёнком — наоборот, в страховой стаж для больничных входит, а из отпускного стажа исключается. Это разные показатели, и 1С ведёт их раздельно, поэтому один и тот же период может по-разному влиять на пособие и на отпуск.

Важно не путать направление данных. Стаж не импортируется из отчётности — наоборот, организация сама отчитывается о стаже в Социальный фонд. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР, а прежний отчёт СЗВ-СТАЖ заменён подразделом 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1.

Этот подраздел ЗУП заполняет автоматически — на основе введённого стажа и кадровых документов за год (приёмы, увольнения, отпуска без сохранения, периоды ухода за ребёнком). Поэтому корректный ввод стажа в карточке напрямую отражается на годовой отчётности по персонифицированным сведениям.

Как стаж влияет на больничный

Для пособия по временной нетрудоспособности с 2023 года используется только страховой стаж. Процент оплаты зависит от числа полных лет (ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ):

• 8 лет и более → 100% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет → 80%;
• менее 5 лет → 60%.

Отдельное правило для новичков: если страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие за полный календарный месяц не превышает МРОТ (с районным коэффициентом, где он есть).

ЗУП подставляет процент в документ больничного сам, исходя из введённого стажа на дату начала болезни. Проверять расчёт вручную не нужно — но стоит убедиться, что программа «увидела» нужный стаж и процент не занижен. Применённый процент и стаж видны в самом документе больничного: если они пустые или явно малы, стаж в карточке не заполнен.

Отдельно стоит помнить, что на пособие по беременности и родам страховой стаж не влияет — оно считается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа. Но правило о стаже меньше 6 месяцев действует и здесь: такое пособие тоже ограничивается суммой МРОТ за полный месяц.

Как стаж влияет на отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск и число заработанных дней определяет отпускной стаж — это отдельный от страхового показатель, и считает его программа автоматически от даты приёма.

В стаж для отпуска по статье 121 ТК РФ входит фактически отработанное время, выходные и праздники, периоды оплачиваемых отпусков. А вот эти периоды из отпускного стажа исключаются:

• отпуск по уходу за ребёнком;
• отпуск за свой счёт свыше 14 календарных дней за рабочий год;
• время отстранения от работы по вине сотрудника.

ЗУП вычитает такие периоды сам — если они оформлены документами (Отпуск без сохранения оплаты, Отпуск по уходу за ребёнком). Поэтому вручную отпускной стаж вводить не нужно: достаточно корректной даты приёма и своевременного оформления кадровых документов.

Этот же отпускной стаж программа использует при увольнении — чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск или, наоборот, удержать за отгулянный авансом. Если даты приёма и отпусков без сохранения внесены верно, число дней компенсации программа посчитает автоматически, и подгонять его вручную не придётся.

На число дней ежегодного отпуска влияет и его продолжительность: стандартные 28 дней, удлинённый основной отпуск для отдельных категорий и дополнительные дни за вредность или северные условия. Сам по себе страховой стаж длину отпуска не увеличивает — это частое заблуждение.

Ввод стажа в 1С:Бухгалтерии (БП 3.0)

В БП 3.0 зарплатный блок упрощён, полноценного реестра стажа нет. Страховой стаж здесь указывают прямо при расчёте больничного.

1. Создайте документ Больничный лист (раздел Зарплата и кадры).
2. Выберите сотрудника и период нетрудоспособности.
3. В полях страхового стажа укажите полные годы и месяцы — по трудовой книжке сотрудника.
4. Программа подставит процент оплаты по тем же правилам, что и в ЗУП.

Отпускной стаж в БП считается автоматически от даты приёма, как и в ЗУП, — его вводить не нужно.

Если один и тот же сотрудник болеет несколько раз в году, стаж в каждом новом больничном придётся вводить заново — БП не подставит его из прошлого документа. Берите данные из трудовой книжки, а не копируйте из памяти: за год стаж вырастет, и процент может измениться.

Если больничных много и сотрудников больше полусотни, ручной ввод стажа в каждый документ становится источником ошибок — это один из поводов перейти на ЗУП, где стаж хранится в карточке и считается один раз.

Типичные ошибки при вводе стажа

• Стаж введён на текущую дату, а не на дату приёма. При расчёте пособия за прошлый месяц программа возьмёт заниженное значение и даст неверный процент.
• Периоды прежней работы пересекаются по датам. 1С складывает их буквально, и стаж задваивается — проверяйте, чтобы интервалы не накладывались.
• Для больничного взят общий трудовой стаж вместо страхового. С 2023 года в расчёте участвует только страховой стаж — разница может стоить сотруднику 20% пособия.
• Забыли оформить отпуск по уходу документом. Тогда этот период не вычтется из отпускного стажа, и программа начислит лишние дни отпуска.
• Военную службу не внесли периодом. Она входит в страховой стаж с 2007 года, но сама не появится — без неё пособие занижается.
• Северный стаж вписали, не включив его учёт в настройках. Закладка есть, а на надбавку период не влияет, пока вид стажа не активирован.

Частые вопросы