Добавляем и настраиваем субсчёт в плане счетов 1С

План счетов открывается в разделе Главное → План счетов бухгалтерского учёта (в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0). Чтобы добавить субсчёт, встаньте на нужный счёт первого порядка и нажмите Создать — в карточке задайте код вида 10.11, наименование, вид счёта (активный/пассивный) и виды субконто. Новый субсчёт сразу доступен в проводках.

Важная оговорка: типовые документы и закрытие месяца «видят» только предопределённые счета, заданные в конфигурации. Ваш собственный субсчёт придётся заполнять в проводках вручную или через настройки счетов учёта. Ниже — как завести субсчёт правильно, какую аналитику к нему подключить и как потом свести остатки .

Как устроен план счетов в 1С и где заканчивается свобода

План счетов в 1С:Бухгалтерии — предопределённый. Это значит, что основные счета и субсчета пришли из конфигурации, их коды и свойства «зашиты» в типовые алгоритмы. В списке такие счета помечены жёлтой точкой на пиктограмме — у них нельзя менять код и вид, а удалить их нельзя вовсе.

Счета, которые вы добавили сами, помечены иначе (без жёлтой точки) — их можно редактировать и удалять. Отличать одно от другого важно: именно от этого зависит, подхватит программа субсчёт автоматически или нет.

У каждого счёта есть иерархия. Счёт первого порядка (например, 10 «Материалы») и подчинённые ему субсчета (10.01, 10.03, 10.09). Если у счёта есть собственные субсчета, проводки делаются только по субсчетам — на сам счёт первого порядка провести нельзя. Поэтому, добавляя первый субсчёт к счёту, который раньше использовался напрямую, вы меняете правила работы с ним.

Что настроить в карточке субсчёта

Откройте карточку счёта-родителя или нажмите Создать в плане счетов. В карточке субсчёта заполняются ключевые реквизиты:

• 🔢 Код — иерархический, через точку: родитель 10 → субсчёт 10.11. Код определяет место субсчёта в структуре.
• 📝 Наименование — как субсчёт будет называться в отчётах и выборе из списка.
• ⚖️ Вид счёта — активный, пассивный или активно-пассивный. От него зависит, как трактуется сальдо и где оно попадёт в баланс.
• 💱 Валютный — если по субсчёту ведётся учёт в валюте.
• 📦 Количественный — для материальных ценностей (штуки, килограммы).
• 🏷 Забалансовый — для субсчетов забалансовых счетов (учёт без двойной записи).

Отдельный блок карточки — Виды субконто (аналитика). На счёт можно повесить до трёх видов субконто: например, Номенклатура, Склады, Партии. Про аналитику — в разделе ниже.

Можно ли изменить готовый субсчёт и когда это оправдано

Предопределённый субсчёт переименовать нельзя, но ему можно добавить или изменить аналитику, если конфигурация это допускает. Чаще задача другая — не менять типовой, а завести рядом свой субсчёт для более дробного учёта.

Типичные причины завести собственный субсчёт:

1. Разделить затраты по видам, которых нет в типовом плане (отдельный субсчёт 26 под конкретную статью).
2. Выделить расчёты с отдельной группой контрагентов на отдельном субсчёте 76.
3. Вести обособленный учёт по требованию учётной политики или налогового учёта.

А вот чего делать не стоит: добавлять субсчета к счетам, которые плотно участвуют в автоматике (90, 91, 68, 69, счета НДС). Типовые документы проводят по жёстко заданным субсчетам, и ваш новый субсчёт останется пустым, а закрытие месяца отработает не так, как вы ждёте.

Как ввести проводки по субсчёту

Есть два пути: через типовые документы и вручную.

Через документы. Большинство операций 1С формирует сама — при проведении поступления, реализации, начисления зарплаты. Чтобы документ использовал нужный субсчёт, он должен быть указан в настройках счетов учёта: регистры Счета учёта номенклатуры, Счета расчётов с контрагентами и аналогичные. Путь — Справочники → соответствующий регистр сведений , либо кнопка Счета учёта в карточке номенклатуры/договора.

Вручную. Для нетиповых операций используйте Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция. В табличной части для каждой строки выбираете субсчёт по дебету и по кредиту, суммы и значения субконто. Для счетов, по которым ведётся налоговый учёт, в проводке есть отдельные суммы НУ (налоговый учёт) и при необходимости ПР/ВР (постоянные и временные разницы) — заполняйте их, если по субсчёту расходятся бухгалтерская и налоговая оценка.

Конструктор ниже показывает, как выглядят типовые проводки с участием субсчетов:

При ручной проводке программа не контролирует методологию так же строго, как в документах. Проверяйте вид счёта: по активному субсчёту дебетовое сальдо — норма, по пассивному нормой будет кредитовое.

Аналитика: как субконто дробит учёт внутри субсчёта

Субсчёт отвечает на вопрос «на каком счёте», а субконто — «в каком разрезе». Субконто — это аналитический учёт: номенклатура, контрагенты, договоры, статьи затрат, подразделения.

На один счёт вешается до трёх видов субконто. Пример для 10.01 «Сырьё и материалы»:

Виды субконто задаются в карточке счёта в блоке Виды субконто. Там же у каждого разреза есть флажки Только обороты, Суммовой, Количественный — они управляют тем, считаются ли по этому разрезу остатки или только обороты.

Если добавляете новый вид субконто к счёту, по которому уже есть остатки, 1С предупредит о необходимости пересчёта итогов. Менять состав субконто у счёта с остатками в середине периода опасно — аналитика по старым операциям «поедет». Делайте это на начало периода или после переноса остатков.

Флажки у вида субконто решают, что именно хранится в этом разрезе:

• Суммовой — ведутся суммовые остатки и обороты (почти всегда включён).
• Количественный — дополнительно считается количество (для материалов, товаров).
• Только обороты — остатки по разрезу не хранятся, видны только обороты за период. Подходит для аналитики затрат, где сальдо по разрезу смысла не имеет.

Снимать Суммовой без веской причины не стоит: именно по нему строятся сальдо в оборотке. А вот порядок видов субконто влияет на вложенность в отчётах — первым ставьте тот разрез, по которому чаще смотрите остатки.

Как проверить субсчёт в отчётах

Чтобы убедиться, что проводки по субсчёту встали правильно, используйте стандартные отчёты из раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — остатки и обороты по субсчёту в разрезе субконто. Главный отчёт для контроля аналитики.
• 📇 Карточка счёта — все проводки по субсчёту построчно, с документами-основаниями.
• 🔍 Анализ счёта — корреспонденции субсчёта с другими счетами, видно, с чем он «ходит» по дебету и кредиту.
• 📈 Анализ субконто — обороты в разрезе выбранной аналитики (например, по всем счетам, где участвует конкретный контрагент).

В настройках любого из этих отчётов (кнопка Показать настройки) отберите нужный субсчёт и разверните по субконто. Если по субсчёту «висит» сальдо, которого там быть не должно, карточка счёта покажет, какой документ его сформировал.

Чек-лист перед тем, как считать субсчёт заведённым корректно:

Пример: заводим субсчёт для обособленного учёта

Разберём живую задачу. Нужно отдельно видеть расчёты с лизингодателем, не смешивая их с прочими дебиторами и кредиторами на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Шаг за шагом:

1. Откройте Главное → План счетов бухгалтерского учёта, встаньте на счёт 76.
2. Нажмите Создать. Родитель подставится автоматически — код получит вид 76.NN. Задайте, например, 76.25 и наименование «Расчёты по лизингу».
3. Вид счёта — активно-пассивный: по лизингу бывает и дебиторка, и кредиторка.
4. В блоке Виды субконто оставьте Контрагенты и Договоры — чтобы видеть расчёты по каждому договору лизинга отдельно.
5. Запишите и закройте карточку.

Теперь, чтобы документы использовали этот субсчёт, пропишите его в договоре с лизингодателем. В карточке договора задайте счета расчётов — иначе типовой документ подставит стандартный 76.09 или 76.05, и ваш субсчёт останется пустым.

После пары операций откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.25 с разворотом по субконто. Вы увидите остатки отдельно по каждому договору — ровно то, ради чего субсчёт и заводили.

Где субсчёт берётся при автоматическом заполнении

Когда вы проводите поступление, реализацию или оплату, 1С не спрашивает счёт каждый раз — она берёт его из регистров сведений со счетами учёта. Это ключ к тому, почему «правильно заведённый» субсчёт иногда не попадает в проводку.

Основные регистры, которые стоит проверить:

• Счета учёта номенклатуры — какие счета материалов, товаров, НДС подставляются по виду номенклатуры и складу.
• Счета расчётов с контрагентами — субсчета 60, 62, 76 по умолчанию; переопределяются в карточке договора.
• Счета затрат в документах начислений и в статьях затрат.

Логика приоритета простая: сначала программа смотрит, не задан ли счёт прямо в документе или договоре, затем — в регистре настроек, и лишь в последнюю очередь берёт общую настройку. Поэтому точечное указание субсчёта в договоре или в строке документа всегда перебивает общие правила.

Частые ошибки при работе с субсчетами

Разберём ситуации, которые не всегда очевидны из инструкции.

Проводка «уходит» не на тот субсчёт. Документ берёт счёт из настроек счетов учёта, а не из того, что вы ожидаете. Проверьте регистр счетов учёта для номенклатуры или контрагента — скорее всего, там стоит типовой субсчёт.

Новый субсчёт не участвует в закрытии месяца. Регламентные операции настроены на предопределённые счета. Остатки по вашему субсчёту 20 или 26 закрытие само не разнесёт — потребуется ручная операция или перенастройка статей затрат.

Не удаётся удалить субсчёт. Если по субсчёту были проводки, 1С не даст его удалить, пока есть ссылки. Сначала проверьте остатки и движения через карточку счёта, при необходимости перенесите их на другой субсчёт ручной операцией.

Сальдо попало не в ту сторону баланса. Причина — неверно выбранный вид счёта (активный вместо пассивного). Исправляется в карточке субсчёта, но для счёта с остатками делать это нужно аккуратно и перепроверить отчётность.