Табель учёта рабочего времени в ЗУП 3.1: от графика до проведённого документа

Табель в 1С ЗУП 3.1 вводят документом Зарплата → Табели → Создать: выбираете месяц и подразделение, жмёте «Заполнить», правите дни с отклонениями и проводите. Частое заблуждение — что без табеля зарплата не посчитается. Посчитается: по умолчанию ЗУП берёт отработанное время из графика работы сотрудника, а табель нужен там, где факт расходится с планом.

Поэтому правильный порядок такой: сначала графики и документы-отклонения (отпуска, больничные, командировки), потом табель — только для того, что этими документами не закрыть. Ниже порядок ввода табеля учёта рабочего времени в 1С по шагам, на примере ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси».

1. Подготовка: графики работы и производственный календарь

Табель заполняется от графика. Если график неверный, неверным будет и табель, и расчёт оклада.

Производственный календарь

Календарь на новый год загружается вместе с обновлением классификаторов через интернет -поддержку. Проверьте, что в нём есть нужный год и праздники стоят на своих местах. Открыть его можно из формы любого графика работы.

Графики работы сотрудников

Графики находятся в Настройка → Графики работы сотрудников. Для каждого режима нужен свой график:

• 🗓️ Пятидневка 40 часов — стандартный, создаётся при начальной настройке.
• 🕐 Сокращённая неделя — 36 или 24 часа, для отдельных категорий работников.
• 🔄 Сменный — например, «сутки через трое» или 2/2 по 12 часов.
• 🌙 С ночными часами — для смен, которые захватывают время с 22:00 до 6:00.

В карточке графика задают способ заполнения (по неделям или по циклам), часы по дням и учёт праздников. После правки нажмите «Заполнить» в форме графика — иначе дни на новый год останутся пустыми.

Индивидуальный график

Когда у одного сотрудника смены не совпадают с общим графиком, удобнее не плодить графики, а ввести индивидуальный график на месяц: Зарплата → Индивидуальные графики. Он заменяет основной график только на указанный месяц и только для указанных сотрудников.

2. Как создать документ «Табель» в 1С ЗУП

1. Откройте Зарплата → Табели.
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите месяц, за который вводите время.
4. Выберите организацию и, если нужно, подразделение. Один табель на подразделение удобнее: его проще сверять с бумажным табелем от руководителя.
5. Проверьте период внутри месяца. По умолчанию — весь месяц, но можно ввести табель, например, за первую половину.

Документ можно вводить и по одному сотруднику — например, когда табель по нему пришёл позже остальных. Главное — не допускать двух табелей на одного человека за одни и те же дни, иначе будет путаница, какой из них верный.

3. Заполнение табеля и ввод данных о явках

Кнопка «Заполнить» подтягивает сотрудников подразделения и раскладывает время по дням из графика. Уже проведённые отпуска, больничные и командировки сразу попадают в табель своими кодами.

Как выглядит строка табеля

В строке сотрудника — ячейки с днями месяца. В каждой ячейке код вида времени и часы, например Я 8. В конце строки — итоги: дни и часы за период.

Чтобы изменить день, дважды щёлкните по ячейке. Откроется форма, где выбирают вид времени и количество часов. В одном дне может быть несколько видов: например, 8 часов явки и 2 часа ночных.

Основные коды видов времени

Коды берутся из унифицированной формы Т-13.

Пример

Сотрудник на пятидневке 40 часов. 14-го числа он отработал 10 часов вместо 8, а в субботу 19-го вышел на 6 часов.

• 14-е: Я 8 и С 2 — восемь часов нормы и два сверхурочных.
• 19-е: вместо В ставите РВ 6.

Итог по строке сам пересчитает часы. Если за месяц по графику 176 часов, после таких правок в табеле будет 176 часов явки, 2 сверхурочных и 6 часов в выходной.

Внешние совместители и внутреннее совместительство

У совместителя своя кадровая запись и свой график, обычно на 4 часа в день или меньше. В табеле он идёт отдельной строкой, даже если это тот же человек, что работает в организации по основному месту.

Часы по основной работе и по совместительству не складывайте в одну строку. Иначе оклад по совместительству посчитается от чужой нормы, и сумма получится неверной.

Принятые и уволенные в середине месяца

Для сотрудника, принятого 10-го числа, табель заполняется только с даты приёма. Для уволенного 20-го — по дату увольнения включительно. Если в строке видны дни за пределами этих дат, кадровые документы проведены позже табеля: перезаполните его.

4. Отклонения и особые режимы работы

Табель — не единственный и не главный способ ввести отсутствие. Для большинства отклонений в ЗУП есть отдельные документы, и лучше использовать их.

Что вводить документами, а не табелем

Если поставить в табеле код Б вручную, день будет числиться больничным, но пособие никто не посчитает. Код должен прийти из документа.

Суммированный учёт

При суммированном учёте рабочего времени норма считается за учётный период — месяц, квартал или год. Это задаётся в графике работы: в его настройках указывают, что используется суммированный учёт, и выбирают период.

Для сменщиков табель особенно важен: фактические смены почти всегда отличаются от планового графика. Порядок для них простой:

1. Заполните табель по графику.
2. Перенесите смены по факту из бумажного табеля руководителя.
3. Отметьте ночные часы кодом Н в тех днях, где смена захватывает ночь.
4. Переработку за учётный период посчитайте по его окончании и оформите отдельно.

Ночные часы

Чтобы код Н давал доплату, в программе должна быть включена доплата за работу в ночное время и назначено соответствующее начисление. Ищите эту опцию в настройках расчёта зарплаты: Настройка → Расчет зарплаты. Без неё ночные часы будут видны в табеле, но в расчёт не попадут.

5. Проверка введённого табеля учёта рабочего времени

Перед проведением сверьте итоги. Опечатка в табеле — это неверная зарплата у конкретного человека.

Что проверить

• 🔢 Итог часов у каждого сотрудника против нормы месяца. Расхождение больше пары часов — повод перепроверить.
• 👥 Состав сотрудников: все ли принятые в месяце попали, нет ли уволенных до начала месяца.
• 📅 Даты приёма и увольнения: до приёма и после увольнения дни должны быть пустыми.
• 🔁 Пересечения: нет ли дней, где одновременно отпуск и явка.
• 🗂️ Второй табель: нет ли на этих же сотрудников ещё одного документа за тот же период.

Печатная форма Т-13

Из документа по кнопке «Печать» формируется унифицированная форма Т-13. Её удобно сверить с бумажным табелем руководителя подразделения: формы совпадают построчно, и расхождения видны сразу.

6. Проведение табеля и расчёт отработанного времени

После проведения табель становится источником фактического времени за свой период. График для этих дней больше не используется.

Что происходит дальше

1. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц.
2. Нажмите «Заполнить» — данные табеля попадут в колонки отработанных дней и часов.
3. Проверьте строку сотрудника: оклад пересчитается пропорционально отработанному времени.

Пример: оклад 60 000 ₽, норма месяца — 22 дня, отработано по табелю 20 дней. Оплата по окладу: 60 000 / 22 × 20 = 54 545,45 ₽.

Если табель провели после расчёта зарплаты

Если зарплата за месяц уже посчитана, а табель провели или исправили позже, документ «Начисление зарплаты и взносов» надо перезаполнить. А если месяц уже закрыт и выплачен, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. Его подхватит начисление следующего месяца: доплата или удержание попадут туда отдельной строкой.

Ввод табеля в 1С Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа для ввода табеля нет. Зарплата там считается по окладу за полный месяц, а отклонения вводят документами «Больничный лист», «Отпуск» и через кадровые документы. Если нужен полноценный учёт часов, смен и ночных, его ведут в ЗУП.

7. Частые ошибки при вводе табеля

• ❌ Правят график вместо табеля. Факт одного месяца у одного человека меняют в общем графике — и время съезжает у всех, кто на нём работает, причём за все месяцы.
• ❌ Вписывают отпуск или больничный кодом в табель. День помечен, но отпускные или пособие не начислены.
• ❌ Вводят два табеля на одного сотрудника за один период. Потом трудно понять, какой из них считать правильным.
• ❌ Забывают перезаполнить «Начисление зарплаты». Табель проведён, а в начислении остались данные по графику.
• ❌ Ставят выход в выходной кодом Я. Такие часы оплатятся как обычные, без повышенной оплаты.

8. Частые вопросы