Самозанятый исполнитель в 1С:Бухгалтерии: от карточки контрагента до оплаты с чеком

Самозанятого в 1С вводят как обычного поставщика услуг: карточка в справочнике Контрагенты, договор «С поставщиком», документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги» и ставкой «Без НДС», затем оплата с проводкой Дт 60.01 Кт 51. Никаких начислений в разделе «Зарплата и кадры» не нужно.

Частая ошибка — ввести самозанятого через договор ГПХ, как обычного физлица-подрядчика. Тогда 1С начислит НДФЛ 13% и страховые взносы, которых по закону нет. Самозанятый на налоге на профессиональный доход (НПД) платит налог сам, а организации нужен только его чек из приложения «Мой налог». Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси».

Подготовка: какой вид контрагента выбрать для самозанятого

Самозанятым может быть обычный гражданин или ИП, который перешёл на НПД. От этого зависит вид контрагента в карточке, но не проводки.

Перед первой сделкой проверьте три вещи:

• ✅ Статус НПД. Сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» на сайте nalog.ru: вводите ИНН и дату. Сохраните скриншот или выгрузку в папку договора.
• ✅ Не бывший ли это ваш сотрудник. Если человек работал у вас по трудовому договору меньше двух лет назад, его доход от вас НПД не облагается (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ). Придётся удерживать НДФЛ и начислять взносы.
• ✅ Лимит. Годовой доход самозанятого — не больше 2,4 млн руб. При превышении он теряет режим, и с этого момента выплаты облагаются по общим правилам.

Как завести самозанятого в справочник «Контрагенты»

Карточка контрагента

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и нажмите Создать.
2. Выберите вид контрагента: «Физическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель».
3. Введите ИНН. Для физлица ИНН из 12 цифр обязателен: без него не пройдёт проверка статуса НПД и банк может завернуть платёж.
4. Заполните ФИО. Для ИП программа по ИНН может подтянуть данные из ЕГРИП, если подключена интернет-поддержка.
5. В поле «Группа» удобно завести отдельную папку «Самозанятые»: потом проще отбирать их в отчётах.
6. В «Комментарии» запишите «Плательщик НПД, статус проверен ДД.ММ.ГГГГ».

Договор

На вкладке «Договоры» карточки создайте договор:

• Вид договора — «С поставщиком».
• Номер и дата — как в бумажном или электронном договоре.
• Предмет — конкретные услуги: «разработка логотипа», «уборка офиса по графику». Формулировки вроде «выполнение обязанностей дизайнера» похожи на трудовую функцию и привлекают внимание налоговой.

Банковский счёт

На вкладке «Банковские счета» укажите БИК и номер счёта самозанятого. Если человек получает деньги на карту, банк и номер счёта карты он берёт в приложении своего банка. Номер карты из 16 цифр вместо счёта не подходит.

Счета учёта и статьи затрат для операций с самозанятыми

Отдельного счёта для самозанятых в плане счетов нет. Расчёты ведут на 60 счёте, как с любым поставщиком:

Статью затрат заведите заранее: Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Создайте, например, «Услуги самозанятых» с видом расхода для налогового учёта «Прочие расходы» (или более точным видом, если услуга подходит под него). Отдельная статья пригодится в анализе: одним отчётом видно, сколько за год ушло исполнителям на НПД.

Ввод самозанятого в 1С документами: акт, оплата, чек

Шаг 1. Поступление услуг

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Услуги (акт, УПД).
2. Контрагент и договор — самозанятый и договор «С поставщиком».
3. Номер и дата — по акту, который подписали стороны.
4. В табличной части: номенклатура (вид номенклатуры «Услуги»), сумма, ставка НДС — «Без НДС». Самозанятый плательщиком НДС не является.
5. Счёт затрат и статья затрат — как настроили выше.
6. Счёт-фактуру не регистрируйте: её нет.
7. Провести и закрыть.

Шаг 2. Оплата с расчётного счёта

Если банковская выписка загружается автоматически, 1С узнает контрагента по ИНН и сама создаст документ «Списание с расчётного счёта». При ручном вводе:

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Получатель — самозанятый, договор, сумма, НДС — «Без налога (НДС)».
4. Назначение платежа: «Оплата по договору № 15 от 01.09 за услуги по разработке логотипа. НДС не облагается».

Платёжное поручение формируют там же: Банк и касса → Платежные поручения, затем выгружают в клиент-банк.

Шаг 3. Оплата наличными

Наличные оформляют Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Оплата поставщику». Самозанятый формирует чек сразу в момент расчёта.

Шаг 4. Чек самозанятого

Чек — главный документ сделки. По ст. 15 закона № 422-ФЗ он подтверждает расход для налога на прибыль и УСН.

• Срок: при безналичной оплате от организации — не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчётом. При наличных — в момент оплаты.
• В чеке должны быть ИНН вашей организации, наименование услуги, сумма, дата, ИНН самозанятого.
• В 1С сохраните чек к документу оплаты: в форме документа кнопка со скрепкой «Присоединенные файлы» → добавить PDF или изображение чека.

Проводки и налоговый учёт: что сформирует 1С

Пример. Дизайнер-самозанятый сделал логотип за 30 000 руб. Организация на ОСНО, услугу относят на счёт 26.

Если платите авансом, оплата ляжет на Дт 60.02 Кт 51, а при проведении акта 1С сама сделает зачёт: Дт 60.01 Кт 60.02. Никаких проводок по счетам 68.01 и 69 не появится, и так и должно быть.

Налог на прибыль

Расход признаётся по общим правилам ст. 252 НК РФ: экономическая обоснованность плюс документы. Набор документов — договор, акт и чек. Без чека расход у вас могут снять, даже если акт подписан.

УСН «доходы минус расходы»

1С примет расход в книге учёта доходов и расходов, когда выполнены оба условия: услуга оказана (проведено поступление) и оплачена (проведено списание). Проверьте, что вид расхода в статье затрат подходит под перечень ст. 346.16 НК РФ. На УСН «доходы» расходы не учитываются, учёт услуг нужен только в бухгалтерии.

Когда появляется НДФЛ и взносы

Освобождение от НДФЛ (п. 70 ст. 217 НК РФ) и от взносов работает, только если доход облагается НПД. Организация становится налоговым агентом в трёх случаях:

1. Исполнитель — ваш бывший сотрудник, со дня увольнения не прошло двух лет.
2. На дату выплаты человек уже не был самозанятым.
3. Чек не получен или аннулирован, а статус подтвердить нечем.

В этих ситуациях выплату оформляют уже не через поступление услуг, а как вознаграждение по договору ГПХ в разделе «Зарплата и кадры», с удержанием 13% и начислением взносов.

Какую отчётность сдавать по выплатам самозанятым

Если всё оформлено правильно, отдельной отчётности по самозанятым нет:

Отчитывается сам самозанятый: налог за месяц ФНС рассчитывает по его чекам и присылает в «Мой налог» до 12-го числа следующего месяца.

Как упростить работу с самозанятыми в 1С

Когда исполнителей десятки, ручной ввод быстро утомляет. Что можно сделать штатными средствами:

• 📁 Отдельная группа «Самозанятые» в справочнике контрагентов. Отчёты Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 и Анализ субконто с отбором по группе покажут долги и оплаты по всем исполнителям сразу.
• 📄 Копирование документов. Ежемесячную услугу (уборка, ведение соцсетей) создают копированием прошлого поступления: меняется только дата и сумма.
• 🏦 Автозагрузка выписки. При обмене с банком 1С распознаёт контрагента по ИНН и подставляет договор, если он у самозанятого один.
• 🔍 Проверка статуса по списку. У ФНС есть открытый сервис проверки статуса НПД по ИНН. Программисты подключают его к 1С через внешнюю обработку : перед оплатой обработка проверяет всех исполнителей из группы «Самозанятые» и показывает тех, кто снялся с учёта.
• 🧾 Контроль чеков. Добавьте реквизит или пометку в документе оплаты «Чек получен» через дополнительные реквизиты (Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения). Список документов без пометки — готовый перечень, у кого запросить чек.

Ошибки при вводе самозанятого в 1С

Частые вопросы