Накладная на отгрузку в 1С: от карточки покупателя до печати ТОРГ-12

Чтобы создать и ввести накладную в 1С, отдельный документ «Накладная» не нужен. Накладная — это печатная форма документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД), заполните покупателя, склад и товары, проведите и выберите в меню Печать форму ТОРГ-12 или УПД.

Способов ввода три. Вручную — когда позиций немного. На основании счёта или заказа — когда покупатель уже согласовал состав. Загрузкой из файла — когда в накладной десятки строк из Excel. Ниже — каждый вариант и то, что нужно настроить до первой отгрузки.

Что подготовить до первой накладной: покупатель, договор, номенклатура

Накладная собирается из справочников. Если в них пусто или ошибка, ошибка попадёт и в печатную форму. Проверьте пять вещей.

• 🏢 Организация. Реквизиты, адрес и ответственные лица: руководитель и главный бухгалтер. Из них берутся подписи в ТОРГ-12. В БП 3.0 это Главное → Организации, в карточке — ссылка на ответственных лиц.
• 🤝 Контрагент. ИНН, КПП, юридический адрес. Адрес идёт в графу «Плательщик» и «Грузополучатель».
• 📄 Договор. Вид договора — «С покупателем». Без договора документ не проведётся.
• 📦 Номенклатура. Единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры «Товар». Если продаёте по кодам, заполните артикул.
• 🏬 Склад. Хотя бы один склад и остаток товара на нём.

Проверка покупателя перед отгрузкой

Перед первой продажей новому покупателю проверьте его по ЕГРЮЛ. В 1С это делается сервисом проверки контрагентов. Он включается в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, нужно подключение к интернет-поддержке.

После включения карточка контрагента подсвечивает ИНН, если организация ликвидирована, или КПП не совпадает с данными ФНС. Ещё быстрее ввести нового покупателя по ИНН: программа сама заполнит наименование, КПП и адрес из реестра.

Как ввести накладную в 1С: документ реализации по шагам

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД). Если в одной отгрузке есть и товары, и услуги, выберите вариант с товарами и услугами.
3. В шапке укажите дату. Дата документа — дата отгрузки, она же попадёт в накладную.
4. Выберите Контрагента. Договор подставится сам, если он один.
5. Укажите Склад.
6. Проверьте ссылку с ценами и НДС над табличной частью: тип цен и «НДС сверху» или «НДС в сумме».
7. На вкладке Товары добавьте строки кнопками Добавить или Подбор.
8. В каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС. Счета учёта и доходов заполнятся по настройкам счетов учёта номенклатуры.
9. Нажмите Провести.
10. Внизу формы нажмите Выписать счёт-фактуру, если покупатель — плательщик НДС и вы печатаете ТОРГ-12, а не УПД.

После проведения сформируются проводки. Их видно по кнопке ДтКт в форме документа.

Если по договору был аванс, добавится зачёт: Дт 62.02 Кт 62.01.

В 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 документ называется «Реализация товаров и услуг». Его ищут в разделе Продажи, в журнале документов продажи. Шапка заполняется так же: клиент, контрагент, соглашение или договор, склад.

Главное отличие — в УТ продажу обычно оформляют на основании Заказа клиента. Тогда товары, цены и склад переходят из заказа, а отгрузка закрывает резерв. Счёт-фактура вводится на основании реализации или выписывается по ссылке в форме документа.

Печать накладной: ТОРГ-12 или УПД и настройка формы

Унифицированная форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна. Закон № 402-ФЗ требует только обязательные реквизиты первичного документа. На практике выбирают одну из двух форм.

Как напечатать

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Печать.
3. Выберите Товарная накладная (ТОРГ-12), Универсальный передаточный документ (УПД) или Комплект документов.
4. В окне предпросмотра задайте число копий и нажмите печать. Обычно печатают два экземпляра: себе и покупателю.

Что настроить в печатной форме

• ✍️ Подписи. Заполните ответственных лиц организации. Если отпуск груза разрешает кладовщик, укажите его в документе — поля подписантов есть в форме реализации.
• 🖼️ Логотип и факсимиле. Загружаются в карточке организации. Факсимиле подходит для электронной отправки, на бумаге ставят живую подпись.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель. По умолчанию — «он же». Если товар едет на другой адрес, укажите грузополучателя в документе.
• 📑 Свой макет. Изменения формы делают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Изменённый макет сохраняется в базе, но при обновлении типовой формы программа предложит сверить его с новой версией.

Серии и сроки годности в строках накладной

В 1С:Бухгалтерии 3.0 серийного учёта нет. Номер партии или срок годности можно дописать в наименование или содержание строки, но остатки по сериям программа вести не будет.

Полноценный учёт серий есть в УТ 11 и КА 2. Включается он в два этапа.

1. Общая настройка: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура, флажок использования серий.
2. В карточке вида номенклатуры включите серии и выберите, что хранить: номер, срок годности или оба.

После этого в строке реализации появится колонка для серии. Её заполняют вручную, подбором из остатков склада или сканером штрихкодов.

Исправление накладной после проведения

Как исправлять, зависит от двух вопросов: ушёл ли документ покупателю и закрыт ли период.

В БП 3.0 корректировку создают из формы реализации: Создать на основании → Корректировка реализации. Табличная часть заполнится двумя строками на позицию: «до изменения» и «после изменения». Поправьте только «после».

Ошибки при проведении и что они значат

Массовый ввод: подбор, загрузка из Excel, копирование

Ручной ввод по строке на 50 позиций — это долго и с ошибками. Есть три способа быстрее.

Подбор

Кнопка Подбор открывает список номенклатуры с остатками и ценами. Отметьте нужные позиции, задайте количество и перенесите в документ одним действием. Удобно, когда покупатель берёт часть ассортимента.

Загрузка из файла

В актуальных релизах БП 3.0 и УТ 11 в табличной части товаров есть команда загрузки из файла. Порядок такой.

1. Подготовьте файл Excel: артикул или наименование, количество, цена.
2. В табличной части нажмите команду загрузки и выберите файл. Или скопируйте строки из Excel и вставьте в форму загрузки.
3. Сопоставьте колонки файла с полями 1С.
4. Посмотрите строки, которые программа не нашла в номенклатуре. Их создают или сопоставляют вручную.
5. Нажмите перенос в документ и проверьте суммы.

Ввод на основании и копирование

Если накладная повторяет счёт, откройте счёт покупателю и выберите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Товары, цены и договор перенесутся.

Для повторяющихся отгрузок одному покупателю скопируйте прошлую реализацию кнопкой Скопировать и поменяйте дату и количество. Копия создаётся непроведённой, проводки сформируются только после Провести.

Остатки и резерв товара перед отгрузкой

Накладная списывает товар со склада. Если товара нет, БП 3.0 по умолчанию не даст провести документ.

Это поведение задаёт настройка Администрирование → Проведение документов, флажок разрешения списания запасов при отсутствии остатков. Не включайте его ради одной отгрузки: себестоимость такого товара посчитается нулём или неверно, а остаток на 41 счёте уйдёт в минус.

Как проверить остаток до отгрузки:

Резервирование

В БП 3.0 резерва нет. Счёт покупателю ничего не блокирует, и один и тот же товар могут продать двум клиентам.

В УТ 11 резерв ставится в Заказе клиента: для строки выбирается вариант обеспечения — отгрузить со склада, зарезервировать или обеспечить позже. Реализация на основании заказа снимает резерв. Если реализацию ввести без заказа, она возьмёт свободный остаток, а зарезервированный под другого клиента товар не тронет.

Частые вопросы