Поступление по накладной поставщика в 1С: шапка, товары, счёт-фактура и проверка

Накладная от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 вводится документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): кнопка Поступление → вариант Товары (накладная, УПД). В шапке указываете поставщика, договор, склад и номер с датой бумажной накладной, в табличной части — товары, количество и цены, внизу регистрируете счёт-фактуру. После проведения программа сделает проводку Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

В 1С:Управлении торговлей 11 та же накладная оформляется документом Приобретение товаров и услуг в разделе Закупки. Логика одинаковая: один документ в 1С на одну бумагу поставщика, и данные в нём должны совпадать с бумагой до копейки.

Что проверить до ввода накладной в 1С

Большинство исправлений после проведения возникает из-за того, что справочники не готовы. Пять минут на подготовку дешевле, чем потом перепроводить документы за квартал.

Перед вводом проверьте:

• 🏢 Контрагент. Найдите поставщика по ИНН в справочнике Справочники → Контрагенты. Если его нет, создайте карточку: введите ИНН, и при подключённой интернет-поддержке реквизиты заполнятся сами. Дубль контрагента — частая причина «разъехавшегося» сальдо по счёту 60.
• 📄 Договор. У поставщика должен быть договор с видом С поставщиком. Договор с видом «С покупателем» в поле поступления не подставится.
• 📦 Номенклатура. Каждая позиция накладной должна быть в справочнике Номенклатура с правильным видом (товар, материал, услуга) и ставкой НДС. Вид номенклатуры определяет счёт учёта: товар пойдёт на 41.01, материал на 10.01.
• 🏬 Склад. Если складов несколько, решите заранее, на какой приходуется товар.
• 💰 Аванс. Если платили заранее, убедитесь, что Списание с расчётного счёта проведено: тогда аванс зачтётся автоматически.

Какой вид операции выбрать

Кнопка Поступление в списке документов открывает меню видов. Ошибка с видом — это неправильные счета в проводках.

Создание поступления по накладной: шапка документа

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД). Откроется новый документ. Заполните шапку сверху вниз.

1. Накладная № … от … — номер и дата бумажной накладной поставщика. Переписывайте точно, как в документе: по этим реквизитам потом сверяются с контрагентом.
2. От (дата самого документа в 1С) — дата, когда товар фактически принят и перешло право собственности. Обычно совпадает с датой накладной, но если груз ехал три дня, ставьте дату приёмки.
3. Контрагент — поставщик. Начните вводить название или ИНН, программа предложит варианты.
4. Договор — подставляется основной договор поставщика. Если договоров несколько, выберите нужный.
5. Склад — куда оприходован товар.
6. Организация — если в базе ведётся учёт нескольких фирм.

Ссылка «Расчёты» и зачёт аванса

Под реквизитами шапки есть гиперссылка с настройками расчётов. По умолчанию счёт расчётов — 60.01, счёт авансов — 60.02, зачёт аванса — автоматически. Менять это нужно редко: например, если по договору аванс надо зачесть только по конкретному платёжному документу.

НДС в сумме или сверху

Рядом — ссылка с типом цен и способом учёта НДС. Она решает, как программа читает введённую цену:

Посмотрите, как цены показаны в накладной поставщика, и выставьте так же. Если поставщик даёт цену без НДС, а у вас стоит «в сумме», итог документа не совпадёт с бумагой.

Заполнение табличной части: товары, количество и цены

Табличная часть «Товары» — главная. На каждую строку бумажной накладной — одна строка в документе.

Как добавлять позиции

• ➕ Добавить — одна строка, номенклатуру выбираете из справочника.
• 📋 Подбор — окно со списком номенклатуры: отмечаете несколько позиций и задаёте количество сразу у всех. Удобно, когда в накладной 20–30 строк.
• 📥 Загрузка из файла — если поставщик прислал спецификацию в Excel. Команда находится в командной панели табличной части (кнопка Загрузить или пункт в меню Ещё). Программа сопоставит колонки файла с колонками документа.

Что заполнить в строке

Копеечные расхождения

Поставщик считает НДС по своей программе, вы — по своей. Иногда разница в 1–2 копейки на строку. Правьте сумму НДС в строке вручную, чтобы итог совпал с накладной: именно сумма НДС из счёта-фактуры пойдёт в книгу покупок.

Если не совпадает итог, а не НДС, проверьте сначала единицы измерения: «упаковка» вместо «штуки» — классика.

Счёт-фактура и УПД от поставщика

Внизу документа поступления есть поле для счёта-фактуры. Введите его номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ Счёт-фактура полученный, связанный с поступлением.

Есть два варианта бумаг от поставщика:

• 📑 Накладная ТОРГ-12 + счёт-фактура — два документа. Номер и дату накладной вводите в шапке, номер и дату счёта-фактуры — внизу.
• 📑 УПД со статусом 1 — один документ заменяет и накладную, и счёт-фактуру. При регистрации счёта-фактуры укажите, что получен УПД: номер и дата будут те же, что у накладной.
• 📑 УПД со статусом 2 — это только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Счёт-фактуру регистрировать не нужно, вычета НДС по такому документу не будет.

Чтобы НДС попал в книгу покупок сразу, в форме счёта-фактуры отметьте флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Тогда счёт-фактура сделает проводку Дт 68.02 Кт 19.03.

Без флажка вычет заявляется позже, регламентным документом Формирование записей книги покупок в конце квартала. Так удобнее, если вычет хотят переносить или ждут оригиналы.

Что происходит при проведении: проводки и движения

Нажмите Провести. Чтобы увидеть результат, используйте кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок «ДтКт» в командной панели).

Типовые проводки поступления товаров

Для примера из таблицы выше (10 шт × 1 200 ₽ без НДС, ставка 22%):

• Дт 41.01 Кт 60.01 — 12 000 ₽;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — 2 640 ₽;
• если аванс 14 640 ₽ перечислялся заранее, добавится Дт 60.01 Кт 60.02 — 14 640 ₽.

Движения по регистрам

Кроме бухгалтерских проводок, документ пишет движения в регистры НДС (предъявленный НДС для книги покупок), а при включённом учёте по складам и партиям — по остаткам товаров. Не пугайтесь, если на вкладках движений больше одной таблицы: это нормально.

В УТ 11 бухгалтерских проводок нет совсем. Приобретение товаров и услуг увеличивает остатки на складе и долг перед поставщиком в управленческих регистрах. Проводки появятся в Бухгалтерии после синхронизации, если настроен обмен.

Печать документов на стороне покупателя

ТОРГ-12 и УПД печатает поставщик — это его исходящий документ. У покупателя бумага уже есть, распечатывать её повторно из 1С не нужно.

Из документа поступления по кнопке Печать обычно печатают:

• 🧾 Приходный ордер (М-4) — для оприходования материалов на склад, если на предприятии такой порядок.
• 🧾 Акт о расхождениях — когда при приёмке выявили недостачу, пересорт или брак. Акт нужен для претензии поставщику.
• 🧾 Реестр документов или копию с отметками — если так требует внутренний документооборот.

Перед печатью проверьте подписантов: они берутся из карточки организации и ответственных лиц. Если в форме пусто, заполните ответственных в Справочники → Организации на вкладке с подписями.

Как ускорить ввод: ЭДО, загрузка из файла, ввод на основании

Ручной ввод накладной на 30 строк — 15–20 минут и риск опечатки. Есть три способа сократить это.

1. Входящие документы из ЭДО

Если поставщик работает через 1С-ЭДО или другого оператора, интегрированного с 1С, УПД приходит прямо в базу. Откройте Покупки → Текущие дела ЭДО, найдите входящий документ и создайте по нему поступление.

При первом приёме программа попросит сопоставить номенклатуру поставщика с вашей. Сопоставление запомнится: следующие накладные от этого поставщика заполнятся без вашего участия.

2. Загрузка файла накладной

Поставщик может прислать накладную или УПД файлом в формате ФНС (XML) по почте. Такой файл загружается в список поступлений, и программа создаст документ так же, как из ЭДО. Найдите команду загрузки в командной панели списка поступлений или в меню Ещё.

3. Ввод на основании и копирование

• 🔁 Если в базе есть Счёт от поставщика (Покупки → Счета от поставщиков), создайте поступление через Создать на основании. Товары и цены перенесутся.
• 📋 Для регулярных однотипных поставок скопируйте прошлый документ (F9 или кнопка копирования в списке) и поменяйте номер, дату и количество.

Проверка после ввода и частые ошибки

После проведения сверьте документ с бумагой: итог, НДС, номер и дату. Затем раз в месяц проверяйте расчёты в целом.

Отчёты для контроля

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) с разбивкой по контрагентам и договорам. Дебетовое сальдо по 60.01 у поставщика, которому вы ничего не платили, — признак ошибки в договоре или видах расчётов.
• 📊 Карточка счёта 19.03 — остаток показывает НДС, который ещё не принят к вычету. Если там висят суммы за прошлые кварталы, где-то не зарегистрирован счёт-фактура.
• 📊 Акт сверки взаиморасчётов с поставщиком — раз в квартал. Расхождения обычно указывают на пропущенную или задвоенную накладную.
• 📊 Экспресс-проверка ведения учёта (раздел Отчёты) — найдёт поступления без счетов-фактур и другие типовые нестыковки.

Ошибки, которые встречаются чаще других

• ❌ Дата документа = дата накладной, хотя товар пришёл позже. Остатки и себестоимость на дату искажаются. Дату документа ставьте по факту приёмки.
• ❌ Не тот договор. Если поступление проведено по договору с покупателем или по чужому договору, аванс не зачтётся и долг повиснет на двух договорах.
• ❌ Услуги введены как товары. Доставка или монтаж, введённые строкой в «Товары», осядут на 41.01 вместо затрат.
• ❌ Задвоение при загрузке. Один и тот же файл XML загрузили дважды. Перед загрузкой отфильтруйте список поступлений по поставщику и найдите входящий номер.
• ❌ Правка проведённого документа прошлого квартала. После сдачи декларации по НДС такие правки меняют книгу покупок. Сначала уточните, не закрыт ли период датой запрета изменения данных.