Товарная накладная от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3: от бумаги до проводок и вычета НДС

Накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3 вводят документом Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД), затем поставщик, договор, склад, строки товаров и номер счёта-фактуры в подвале. После проведения программа делает проводку Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на налог.

Пять минут на один документ — это если справочники готовы. Если нет, бухгалтер на каждой строке ищет товар, создаёт дубли и потом месяц разбирается, почему остаток на складе не сходится. Ниже порядок, при котором накладные вводятся быстро и без переделок, плюс способы не набивать их руками вовсе.

Подготовка: что настроить до ввода первой накладной

Проверьте четыре вещи. Каждая из них потом экономит исправления в десятках документов.

• 🏢 Контрагент. Карточка поставщика с правильными ИНН и КПП. Быстрее всего создать её по ИНН: программа подтянет реквизиты из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор. Вид договора — «С поставщиком». Если договоров несколько, путаница в договоре ломает акт сверки и расчёты по счёту 60.
• 📦 Номенклатура. Товар должен лежать в правильном виде номенклатуры: «Товары», «Материалы», «Продукция» и т. д. От вида зависит счёт учёта по умолчанию.
• 🧮 Счета учёта номенклатуры. Регистр Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры задаёт, на какой счёт пойдёт строка: 41.01 для товаров, 10.01 для сырья и материалов, 10.09 для инвентаря. Настройте его один раз по видам номенклатуры — и не правьте счёт вручную в каждом документе.

Ещё один пункт — склад. Если учёт по складам ведётся (Администрирование → Настройки программы → Параметры учета — раздел про запасы), заведите склады заранее. Иначе программа подставит основной склад, и остатки окажутся не там, где лежит товар.

Что сверить на самой бумаге до ввода: дату и номер накладной, реквизиты сторон, итог без НДС и с НДС, ставку налога. Если это УПД, посмотрите статус в левом верхнем углу: «1» — документ одновременно счёт-фактура и накладная, «2» — только накладная, вычет НДС по ней не заявить.

Как вводить накладную в 1С вручную: документ поступления пошагово

Шаг 1. Выбрать вид поступления

Откройте журнал Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление. Программа спросит вид операции:

Вид операции влияет на набор вкладок и проводки. Ошибиться здесь — значит потом пересоздавать документ, поэтому выбирайте внимательно.

Шаг 2. Заполнить шапку

1. Накладная № и от — номер и дата с бумаги поставщика. Это входящие реквизиты, они попадут в книгу покупок и акт сверки.
2. Дата документа (в верхней части формы) — дата, когда товар реально поступил к вам. Она определяет период проводок.
3. Организация — если в базе их несколько.
4. Контрагент и Договор — договор подставится сам, если он у поставщика один.
5. Склад — куда принимаете товар.

По гиперссылке расчётов в шапке видно, на каких счетах учтётся долг: обычно 60.01 для задолженности и 60.02 для авансов. Там же задаётся способ зачёта аванса — автоматически или по конкретному документу.

Шаг 3. Заполнить строки товаров

Строки добавляют двумя способами:

• Добавить — по одной позиции, с поиском товара в справочнике по части названия;
• Подбор — открывает список номенклатуры, где можно отметить сразу много позиций и указать количество.

В каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму. Итог документа должен совпасть с бумагой до копейки. Если расхождение в 1–2 копейки, это округление: поправьте сумму НДС в строке вручную, чтобы она совпала с документом поставщика.

Способ расчёта налога — «НДС сверху» или «НДС в сумме» — переключается по гиперссылке с ценами в шапке. Поставщик почти всегда выставляет цены с НДС в сумме; если в документе цены без налога, а итог больше на 20%, значит, включён не тот режим.

Шаг 4. Записать и провести

Нажмите Записать, затем Провести и закрыть. Если программа ругается на незаполненные поля, она подсветит их красным — поправьте и проведите снова.

Счёт-фактура и вычет НДС по накладной

Проведённое поступление ещё не даёт вычета. Налог висит на 19.03, пока не зарегистрирован счёт-фактура.

В подвале документа поступления есть поле для счёта-фактуры:

1. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика. Для УПД со статусом 1 они совпадают с номером и датой самого УПД.
2. Нажмите Зарегистрировать. Создастся документ «Счет-фактура полученный», связанный с поступлением.
3. Если стоит флажок отражения вычета в книге покупок датой получения, программа сразу сделает Дт 68.02 Кт 19.03 и запись в книге покупок.

Если флажок снят, вычет попадёт в книгу покупок через помощник Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС, документом «Формирование записей книги покупок». Так поступают, когда хотят переносить вычет на другой квартал: по пункту 1.1 статьи 172 НК РФ это можно сделать в пределах трёх лет после принятия товаров на учёт (для большинства случаев).

Загрузка накладных: ЭДО, файлы и копирование вместо ручного ввода

При потоке в десятки накладных в день вручную их не набивают. Варианты от самого удобного:

Из электронного документооборота

Если поставщик шлёт УПД через оператора ЭДО, а в базе подключён 1С-ЭДО или другой сервис, входящий документ приходит в Покупки → Текущие дела ЭДО. Дальше:

1. Откройте входящий УПД и проверьте реквизиты.
2. Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. Это делается один раз: при следующих поставках программа запомнит соответствие.
3. Создайте документ учёта из формы входящего документа — поступление заполнится строками и счётом-фактурой автоматически.
4. Подпишите документ своей подписью и отправьте поставщику.

Сопоставление — ключевой приём. Без него каждый УПД создаёт новые карточки товаров с названиями поставщика, и справочник номенклатуры обрастает дублями.

Из файла Excel или XML

Поставщик прислал спецификацию в Excel — строки можно загрузить в табличную часть поступления. Команда загрузки из файла находится в меню Ещё над таблицей товаров (в части релизов — отдельной кнопкой «Загрузить»). Программа предложит вставить данные из буфера или открыть файл, затем сопоставить колонки с полями:

Позиции, которые программа не нашла в справочнике, она покажет отдельно: их можно создать или сопоставить вручную. Для XML-файла УПД в формате ФНС подойдёт загрузка электронного документа из файла в модуле ЭДО — получится то же, что при приёме через оператора.

Копированием

Регулярная поставка одного и того же набора — скопируйте прошлое поступление (F9 или кнопка копирования в журнале), поменяйте дату, номер, количество. Счёт-фактуру в копии зарегистрируйте заново: она не копируется.

Доставка, погрузка и другие дополнительные расходы

Транспорт до вашего склада по ФСБУ 5/2019 входит в фактическую себестоимость запасов. В 1С это делается двумя путями.

Путь 1. Доставка в той же накладной. Если поставщик включил доставку в свою накладную, выберите вид «Товары, услуги, комиссия» и внесите доставку на вкладке «Услуги». Счёт затрат там указывается вручную — 44.01, если учётная политика позволяет списывать доставку на расходы на продажу, или иной счёт затрат по вашим правилам.

Путь 2. Доставка от перевозчика отдельным актом. Тогда нужен документ Покупки → Покупки → Поступление доп. расходов:

1. Укажите перевозчика, договор, сумму и НДС.
2. На вкладке товаров заполните строки — удобнее кнопкой заполнения по документу поступления.
3. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.
4. Проведите. Стоимость доставки разойдётся по строкам и увеличит 41.01 (или 10.01).

Пример распределения по сумме. Поступило два товара: А на 60 000 ₽ и Б на 40 000 ₽ без НДС. Доставка 5 000 ₽ без НДС. На А уйдёт 5 000 × 60% = 3 000 ₽, на Б — 5 000 × 40% = 2 000 ₽. Себестоимость А станет 63 000 ₽, Б — 42 000 ₽.

Счёт-фактуру перевозчика регистрируют так же — в подвале документа доп. расходов.

Какие проводки и движения сделает поступление товаров

Кнопка Дт/Кт в форме проведённого документа показывает проводки и движения по регистрам. Для накладной на 120 000 ₽ с НДС 20%:

Помимо бухгалтерских проводок документ пишет данные в регистры учёта НДС — по ним потом строится книга покупок. Для материалов вместо 41.01 будет 10.01, для инвентаря — 10.09: это берётся из регистра счетов учёта номенклатуры.

Как проверить, что всё легло правильно:

• 📊 ОСВ по счёту 41 с разворотом по номенклатуре и складам — количество и сумма поступившего;
• 📊 ОСВ по счёту 60 по контрагенту и договору — кредитовое сальдо равно сумме накладной, если оплаты не было;
• 📕 Книга покупок за квартал — строка счёта-фактуры с правильными номером, датой и НДС;
• 🤝 Акт сверки с поставщиком — номер и дата из поля «Накладная №» там видны.

Ошибки при вводе накладных в 1С и что с ними делать

Если ошибка обнаружилась после сдачи декларации по НДС, не правьте документ задним числом. Поставщик выставляет исправленный счёт-фактуру или корректировочный документ, а вы отражаете его документом «Корректировка поступления» с подходящим видом операции — исправление первички или корректировка по согласованию сторон.

Частые вопросы