Путевой лист в 1С от выезда до списания ГСМ: что заполнить и где

Путевые листы в 1С вводят в документе «Путевой лист » отраслевой конфигурации 1С:Управление автотранспортом. В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа с расчётом норм нет: там по данным бумажных или электронных путевых листов списывают топливо документом «Требование-накладная» со счёта 10.03 на затраты.

Пачка путевок в конце месяца, а топливо не сходится с чеками? Ниже порядок, который даёт ровный остаток ГСМ: сначала справочники, потом документ, потом проводки.

Где вести путевые листы: два рабочих варианта

Выбор зависит от размера автопарка. Если машин две-три, отраслевая программа обычно не нужна. Если парк от десяти машин и есть нормирование, ручной учёт в таблицах быстро выходит из-под контроля.

Подготовка справочников до первого путевого листа

Без заполненных справочников документ не проведётся или посчитает расход неверно. Заполните их один раз, дальше путевые листы вводятся за пару минут.

Транспортные средства

На каждую машину заводится карточка. В ней нужны:

• 🚗 марка, модель и государственный регистрационный номер;
• ⛽ вид топлива и объём бака;
• 📏 базовая норма расхода в литрах на 100 км;
• ❄️ поправочные коэффициенты: зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер;
• 🔢 начальные показания одометра и остаток топлива на дату начала учёта.

Если машина уже стоит на балансе как основное средство, свяжите карточку транспорта с этим ОС. Так затраты на ГСМ и амортизация попадут в одни и те же отчёты по подразделению.

Водители

Водитель — это сотрудник с данными водительского удостоверения: номер, категории, срок действия. В Управлении автотранспортом карточку водителя связывают с физическим лицом, чтобы табель и расчёт зарплаты сдельщикам брали часы из путевых листов.

Топливо и нормы

Каждый вид топлива — отдельная позиция номенклатуры: АИ-92, АИ-95, дизель. Не смешивайте их в одной позиции «Бензин», иначе цена списания будет средней по разным маркам.

Нормы берите из распоряжения Минтранса № АМ-23-р или из собственного приказа руководителя, если для модели нормы там нет. Приказ о нормах утверждается внутри компании и прикладывается к учётной политике.

Начальные остатки

Остаток топлива в баке на дату начала учёта — частая причина расхождений. Внесите его документом ввода остатков по счёту 10.03 на склад или МОЛ, за которым закреплена машина.

Создание нового путевого листа и заполнение шапки

В Управлении автотранспортом документ открывается из раздела, где собраны путевые листы, кнопкой Создать. Новый лист выписывается до начала рейса или смены. Чаще всего его оформляют на один день, более длинный срок допустим при однотипной работе машины.

Обязательные реквизиты шапки по приказу Минтранса № 390:

1. Номер и дату путевого листа, срок его действия.
2. Сведения о собственнике или владельце транспорта: наименование, ИНН, адрес.
3. Транспортное средство: марку, модель, госномер.
4. Водителя: ФИО, номер удостоверения.
5. Отметки о предрейсовом медосмотре и контроле технического состояния: дата, время, ФИО и подпись проверяющего.
6. Показания одометра при выезде из гаража.

Отметки о медосмотре и техконтроле вносят до выезда, а не задним числом при закрытии листа. При проверке транспортной инспекции лист без них считается оформленным с нарушением.

Маршрут, пробег и показания одометра в путевом листе

Маршрут в путевом листе нужен для обоснования расходов. Налоговая не требует перечислять каждый адрес, но формулировка «по городу» без цели поездки плохо защищает затраты на ГСМ.

Как заполнять:

1. Укажите пункты отправления и назначения или задания: «доставка товара покупателю ООО „Альфа“», «поездка в банк».
2. При возврате внесите показания одометра на въезде в гараж.
3. Программа считает пробег как разницу показаний. Сверьте его с суммой расстояний по маршруту.
4. Для грузовиков дополнительно заполните время работы, количество ездок и перевезённый груз в тоннах: от этого зависят нормы на транспортную работу.

Пример проверки пробега

Одометр на выезде — 48 210 км, на въезде — 48 530 км. Пробег — 320 км.

Если по маршруту получается 250 км, расхождение 70 км надо объяснить: объезд, дополнительная поездка, ошибка показаний. Без пояснения 70 км пробега и топливо на них выглядят необоснованными.

Учёт расхода топлива и ГСМ: норма и факт

В путевом листе фиксируются три величины: остаток в баке на выезде, сколько заправлено, остаток на возврате. Из них получается фактический расход. Параллельно по нормам считается нормативный расход.

Формула нормы для легкового автомобиля

По методике АМ-23-р:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Qн — нормативный расход, л
Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, %

Пример. Базовая норма — 8,5 л/100 км, пробег — 320 км, зимняя надбавка — 10%.

• 0,01 × 8,5 × 320 = 27,2 л;
• 27,2 × 1,10 = 29,92 л — норма на поездку.

Фактический расход по баку

• Остаток на выезде — 12 л.
• Заправлено по топливной карте — 30 л.
• Остаток на возврате — 13,5 л.

Факт: 12 + 30 − 13,5 = 28,5 л. Экономия против нормы — 1,42 л.

Что делать с перерасходом

Для налога на прибыль НК не обязывает нормировать ГСМ. Расход признаётся, если он обоснован и подтверждён документами по ст. 252 НК РФ. Нормы — это аргумент обоснованности, а не жёсткий лимит.

Перерасход сверх нормы компании решают по-разному:

• 📝 списывают на затраты с объяснительной водителя: пробки, загрузка, неисправность;
• 💸 удерживают с водителя, если это предусмотрено договором о материальной ответственности и есть его согласие;
• 🔧 пересматривают норму приказом, если перерасход системный.

Выбранный вариант закрепите в учётной политике, чтобы каждый месяц не решать заново.

Остатки топлива при смене водителя

Если машину передают другому водителю, остаток в баке переходит вместе с ней. В путевом листе нового водителя остаток на выезде равен остатку на возврате у предыдущего. Когда топливо учитывается по МОЛ, оформите и внутреннее перемещение между водителями.

Проведение путевого листа и списание ГСМ в учёте

После возврата машины путевой лист закрывают: вносят показания одометра, остаток в баке и проводят документ. В Управлении автотранспортом проведение фиксирует пробег, выработку и расход топлива по машине.

Списание в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии топливо списывают документом «Требование-накладная». Его находят в разделе Производство по названию в списке документов. Удобный порядок — одно требование на машину за месяц по итогам всех её путевых листов.

1. Создайте требование-накладную на последнее число месяца.
2. Укажите склад или МОЛ, на котором числится топливо машины.
3. В табличной части добавьте номенклатуру топлива и фактическое количество литров.
4. На закладке счетов затрат выберите счёт и подразделение: 20, 26 или 44 — по тому, где работает машина.
5. В комментарии перечислите номера путевых листов за месяц.

Проверка остатков после списания

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 с разбивкой по номенклатуре и складам. Остаток по каждой машине должен совпадать с остатком в баке из последнего путевого листа месяца. Расхождение больше 1–2 литров — повод пересмотреть путевые листы за месяц.

Печать, подписи и хранение путевых листов

Из документа печатается бланк путевого листа. Форму можно взять из унифицированных или утвердить свою: с 2023 года обязательный состав реквизитов задаёт приказ Минтранса № 390, а единой обязательной формы нет.

Порядок работы с бумажным листом:

• 🖨 печать до выезда, с заполненной шапкой и отметками о медосмотре и техконтроле;
• ✍️ подписи водителя, медработника, контролёра техсостояния;
• 📥 возврат листа после смены с показаниями одометра и остатком топлива;
• 🗂 подшивка в журнал по номерам и по месяцам.

Электронный путевой лист оформляется через оператора ГИС ЭПД. Тогда в 1С путевой лист попадает обменом с оператором, а подписывают его электронными подписями все участники: водитель, медработник, механик.

Срок хранения — не меньше пяти лет: столько хранятся первичные документы бухгалтерского и налогового учёта. Если путевые листы сканируете, держите и бумажный оригинал: скан с подписями от руки оригиналом не считается.

Частые ошибки при вводе путевых листов в 1С

Ниже ошибки, которые всплывают при закрытии месяца, а не при заполнении одного листа.

Частые вопросы