Выставляем счёт покупателю в 1С:Бухгалтерия 8.3

Счёт на оплату выставляется из раздела Продажи → Счета покупателям → Создать. Это документ-предложение: он показывает покупателю, что и за сколько вы готовы отгрузить, но бухгалтерских проводок не формирует и на остатки не влияет. Движения в учёте появятся позже — когда пройдёт оплата и реализация.

Частая путаница: счёт на оплату путают со счётом-фактурой. Это разные документы. Счёт на оплату — основание для перечисления денег, его выставляют до отгрузки. Счёт-фактура — налоговый документ по НДС, он идёт после отгрузки или на аванс. Выставить счёт покупателю в 1С можно вручную, из заказа или копированием готового — разберём каждый способ, заполнение товаров и услуг, печать с подписью и печатью и отправку контрагенту.

Что настроить перед первым счётом

Если вы выставляете счёт в 1С впервые, пять минут на подготовку избавят от переделок. Проверьте три вещи в карточке организации и справочниках.

• 🏦 Банковский счёт организации заведён и помечен как основной (Главное → Организации → Банковские счета). Его реквизиты уйдут в печатный бланк — по ним покупатель и будет платить.
• 💹 Тип цен продажи задан у номенклатуры или в договоре с покупателем. Тогда при подборе товара цена подставится сама, а не останется нулём.
• 🧾 Система налогообложения организации указана верно. От неё зависит, появится в счёте НДС или строки пойдут Без НДС.

Если продаёте по безналу юрлицам и ИП — этого достаточно. Для розницы и работы с физлицами счёт на оплату обычно не нужен, там идёт чек или приходный ордер.

Где в 1С найти счета и как создать новый

Все исходящие счета живут в одном журнале: Продажи → Счета покупателям. Здесь список выставленных документов с колонкой статуса оплаты.

Чтобы завести новый счёт, нажмите Создать. Откроется пустая форма «Счёт покупателю» с сегодняшней датой и вашей организацией (если организаций несколько — выберите нужную в шапке).

Есть три рабочих способа создать счёт:

• 🆕 Вручную — кнопка Создать в журнале счетов. Подходит для разового счёта.
• 📑 На основании заказа или реализации — открываете документ-источник и жмёте Создать на основании → Счёт покупателю. Шапка и таблица заполнятся сами.
• 📋 Копированием — выделяете похожий счёт в списке и нажимаете Создать копированием (клавиша F9). Удобно для постоянного клиента с тем же набором позиций.

Как заполнить шапку счёта: контрагент, договор, НДС

Шапка — это верхняя часть формы до таблицы с товарами. Здесь задаются стороны сделки и условия.

Заполните по порядку:

1. Контрагент — выберите покупателя из справочника или заведите нового прямо из поля по кнопке +. Для нового контрагента достаточно ИНН: по нему программа подтянет наименование и реквизиты, если включена Интернет-поддержка.
2. Договор — подставится автоматически, если у контрагента один договор с видом «С покупателем». Если договоров несколько — выберите нужный вручную.
3. Банковский счёт — ваш расчётный счёт, который попадёт в печатную форму. По умолчанию основной.
4. Оплата до — дата, до которой счёт действует. Поле необязательное, но его видно в печатной форме и удобно для контроля.

Отдельно обратите внимание на порядок учёта НДС. В счёте есть гиперссылка с настройкой цен и НДС (над таблицей или по ссылке НДС). Там переключается:

• НДС сверху — налог прибавляется к цене позиции;
• НДС в сумме — налог уже сидит внутри цены.

От этого зависит итоговая сумма счёта, поэтому переключатель проверяйте до того, как внесёте цены.

Скидки и валюта

Скидку на весь счёт задают ссылкой Скидка над таблицей — процентом или суммой на все строки сразу. Строчную скидку можно проставить в отдельной колонке, если она включена в настройках.

Если договор ведётся в валюте или у.е., счёт автоматически встанет в этой валюте, а курс подтянется из справочника на дату документа. Рублёвый эквивалент программа посчитает сама.

Как внести товары и услуги в таблицу счёта

Табличная часть счёта разнесена по вкладкам: Товары и Работы, услуги (в некоторых релизах — общая вкладка Товары и услуги). Логика ввода одинаковая.

Чтобы добавить позицию :

1. Нажмите Добавить или Подбор для массового выбора из номенклатуры.
2. Выберите позицию из справочника Номенклатура.
3. Укажите количество — цена и сумма пересчитаются автоматически по типу цен из договора.
4. При необходимости поправьте цену вручную прямо в строке.

Кнопка Подбор удобнее при длинном счёте: открывается справочник номенклатуры, вы кликами набираете позиции с количеством и ценой, а потом переносите всё в документ разом. В окне подбора можно включить показ остатков и цен — тогда сразу видно, сколько товара на складе и по какой цене он уходит.

Для каждой строки программа держит свою ставку НДС — она берётся из карточки номенклатуры. Если по одной позиции ставка отличается (например, 10% на отдельные товары), проверьте колонку % НДС в строке и поправьте вручную. Итог по налогу внизу формы пересчитается автоматически.

Проверьте перед сохранением несколько вещей по счёту:

После заполнения нажмите Записать — счёт сохранится в журнале со статусом «Не оплачен». Проводить счёт не нужно: он их не делает.

Печать счёта с подписью и печатью организации

Печатная форма вызывается кнопкой Печать → Счёт на оплату в верхней панели документа. Откроется готовый бланк с вашими реквизитами, таблицей и суммой прописью.

Чтобы на бланке сразу стояли подпись и печать, в 1С есть факсимиле. Настраивается один раз:

1. Зайдите в Главное → Организации (или Настройки → Организации), откройте свою организацию.
2. Найдите раздел с логотипом и печатью — ссылку Логотип и печать.
3. Загрузите картинки: факсимиле подписи руководителя, подписи главного бухгалтера и оттиск печати. Каждый — отдельным файлом-картинкой на прозрачном или белом фоне.

После этого в окне печати счёта появится галочка Подпись и печать. Отмечаете её — и бланк печатается уже заверенным.

Из окна печати счёт можно сохранить в файл (Сохранить → PDF или Excel) либо отправить сразу на принтер.

Когда счетов за день набралось несколько, печатать по одному не обязательно. В журнале Счета покупателям выделите нужные строки мышью с зажатым Ctrl, нажмите Печать → Счёт на оплату — программа соберёт все выделенные бланки в один документ на печать. Так же работает групповая отправка по почте.

Как отправить счёт покупателю по email

Отправить счёт контрагенту можно прямо из документа, не выходя в почтовую программу.

• В открытом счёте нажмите кнопку с конвертом — Отправить (в разных релизах подписана как Отправить по почте).
• Программа сформирует письмо, вложит счёт в PDF и подставит адрес из карточки контрагента, если он там указан.
• Останется проверить текст письма и нажать отправку.

Для работы этой кнопки в 1С должна быть настроена учётная запись электронной почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или Почта). Один раз вводите адрес, пароль и сервер — дальше отправка идёт в один клик.

Если почта в 1С не настроена, используйте запасной путь: сохраните счёт в PDF через Печать → Сохранить и прикрепите файл к письму вручную в своей почте.

Массовый ввод счетов и загрузка позиций из Excel

Когда счетов много, вбивать каждый руками долго. Разгружают это несколькими приёмами.

Ввод на основании. Если покупатель сначала оформляется заказом, счёт делается из заказа покупателя одной кнопкой Создать на основании → Счёт покупателю. Все позиции и цены переносятся без ручного ввода.

Копирование серии счетов. Для одинаковых счетов разным клиентам: создаёте один, затем копируете F9 и меняете только контрагента.

Загрузка товаров из Excel в таблицу. Длинную номенклатуру не обязательно набивать вручную. В табличной части многих релизов есть кнопка Загрузить → Загрузить из файла или Заполнить → Загрузить из внешнего файла. Порядок такой:

1. Подготовьте таблицу в Excel: колонки «Номенклатура», «Количество», «Цена».
2. В счёте откройте загрузку из файла и укажите книгу Excel.
3. Сопоставьте колонки файла с полями таблицы — какая колонка это количество, какая цена.

Отдельная загрузка «счетов из банка» в прямом смысле не делается: из банковской выписки в 1С приходят не счета, а платёжные документы. Выписка подтверждает оплату уже выставленного счёта — после загрузки выписки счёт в журнале сам поменяет статус на «Оплачен».

Статусы оплаты и что происходит после счёта

В журнале Счета покупателям у каждого документа есть статус. Он меняется автоматически по мере движения денег:

Статус завязан на поступления. Как только банковская выписка или приходный кассовый ордер с привязкой к этому покупателю загрузится в базу, 1С сама сопоставит оплату и обновит статус. Руками статус трогают только для отмены счёта.

После оплаты на основании счёта удобно вводить реализацию или акт — всё той же кнопкой Создать на основании. Тогда начинается уже бухгалтерская часть сделки: именно реализация, а не счёт, формирует проводки по выручке и НДС.

Такая цепочка «счёт → оплата → реализация» удобна ещё и для контроля дебиторки. По кнопке Отчёты или через Руководителю → Продажи видно, какие счета оплачены, какие висят, а какие просрочены по дате из поля «Оплата до». Нумерация счетам присваивается автоматически и сквозным порядком в пределах года — вручную её лучше не менять, иначе собьётся последовательность.

Частые вопросы