Табель учёта рабочего времени в ЗУП 3.1: заполнение, коды и проведение

Табель в 1С ЗУП 3.1 вводят документом «Табель»: раздел Зарплата → Табели, кнопка Создать, затем выбираете месяц и подразделение, нажимаете Заполнить — и программа раскладывает часы по графику работы, подставляя отпуска, больничные и командировки из уже проведённых документов. Остаётся вручную поправить дни, где факт разошёлся с планом, и провести документ .

Вводить табель нужно не всем. Если сотрудники работают по пятидневке и любые отклонения оформляются документами, ЗУП считает время сам, по графику, и форма Т-13 печатается без всякого документа «Табель». Документ нужен при сменном графике, суммированном учёте, данных из СКУД или когда кадровик привык фиксировать факт за каждый день.

Что подготовить в ЗУП до ввода табеля

Табель заполняется из графиков. Если график пустой или не тот, кнопка Заполнить выдаст нули или неверные часы, и вся дальнейшая ручная работа пойдёт в мусор.

Перед первым табелем проверьте:

• 📅 Производственный календарь заполнен на текущий год. Без него график не знает праздников и переносов.
• 🕐 Графики работы в Настройка → Графики работы сотрудников заполнены на весь год. Откройте нужный график и посмотрите, что часы проставлены по дням, а не только в первом месяце.
• 👤 Каждому сотруднику назначен график. Его задают в приёме на работу или кадровом переводе. Сотрудник с незаполненным графиком при заполнении табеля останется пустым.
• 🏢 Подразделения в справочнике совпадают со штатным расписанием: табель часто делают по подразделению, и сотрудник «не того» подразделения в него не попадёт.
• 🗂 Документы за месяц проведены. Отпуска, больничные, командировки, отпуска без сохранения оплаты лучше провести до табеля — тогда табель подтянет их сразу.

Для сменщиков есть отдельный приём. Если человек отработал не по общему графику, а по личному, создайте документ «Индивидуальный график» — его журнал находится в разделе Зарплата, рядом с табелями. Он задаёт плановое время конкретного сотрудника на месяц. Табель потом заполняется уже от него, и ручных правок станет в разы меньше.

Как создать документ «Табель»

Порядок действий для нового табеля:

1. Откройте Зарплата → Табели и нажмите Создать.
2. В поле Месяц укажите месяц начисления, например Октябрь 2026.
3. Выберите Организацию и, при необходимости, Подразделение. Без подразделения документ соберёт всех сотрудников организации.
4. Проверьте период документа. По умолчанию это весь месяц. Его можно сузить, например с 1 по 15 число, если табель сдаётся дважды в месяц.
5. Нажмите Заполнить.

Делить табель по половинам месяца имеет смысл, когда аванс считают по фактически отработанному времени. Первый документ — с 1 по 15, второй — с 16 по последнее число. Главное — чтобы периоды не пересекались.

Делить по подразделениям удобно, если табели сдают разные начальники. Каждый документ — свой участок ответственности, и при ошибке не приходится разбираться в общем списке на 300 человек.

Заполнение табеля по графику

После нажатия Заполнить программа строит таблицу: строки — сотрудники, колонки — дни месяца. В каждой ячейке стоит вид времени и часы, например Я 8 для обычного рабочего дня или В для выходного.

Откуда берутся данные:

• 🗓 рабочие дни и часы — из графика сотрудника (общего или индивидуального);
• 🏖 отпуска, больничные, командировки — из проведённых кадровых документов;
• 🚪 даты приёма и увольнения — дни до приёма и после увольнения остаются пустыми.

Пример. Сотрудник работает по пятидневке, 8 часов в день, в октябре 2026 года — 22 рабочих дня. С 12 по 16 октября у него оформлен ежегодный отпуск. После заполнения в табеле будет 17 дней по Я 8 (136 часов), 5 дней с кодом ОТ и выходные В. Ручная правка не нужна.

В итоговых колонках справа виден результат по сотруднику: отработанные дни и часы, неявки. Сверьте эти цифры с бумажным табелем начальника — так ошибки ловятся быстрее, чем в каждой ячейке.

Ручная правка и коды видов времени

Факт редко совпадает с планом. Человек задержался на два часа, вышел в выходной, не пришёл без объяснений. Такие дни правят прямо в табеле.

Как поправить ячейку:

1. Дважды щёлкните по нужному дню в строке сотрудника.
2. В открывшейся форме выберите вид времени и укажите часы.
3. Если в один день было два вида времени, добавьте вторую строку. Например, Я 8 и С 2 — восемь часов по графику и два сверхурочных.
4. Подтвердите ввод и проверьте, что итоги в строке пересчитались.

Буквенные коды берутся из справочника «Виды использования рабочего времени» и совпадают с кодами формы Т-13. Самые ходовые:

Код в табеле не создаёт начисления сам по себе. Если поставить Б без документа «Больничный лист», пособие не посчитается — день просто не будет оплачен по окладу. То же с отпуском: ОТ без документа «Отпуск» не даст отпускных. Оплачиваемые отсутствия всегда оформляйте своими документами, а табель пусть их только отражает.

С кодом НН удобно работать так: ставите его, когда человек не пришёл и причина неизвестна. Когда он принесёт больничный — оформляете «Больничный лист», и при перезаполнении табеля день сменится на Б. Если причина так и не появилась — оформляйте прогул.

Документы-основания и загрузка данных

Чем больше времени регистрируют документы, тем меньше ручного ввода в табеле. ЗУП 3.1 подтягивает при заполнении данные из таких документов:

• 🏖 «Отпуск» и отпуск без сохранения оплаты;
• 🤒 «Больничный лист»;
• ✈️ «Командировка»;
• 🚫 «Прогул, неявка»;
• ⏰ документы о сверхурочной работе и работе в выходные и праздничные дни;
• 🔁 «Индивидуальный график» — как плановое время для сменщиков.

У этих документов приоритет над ручным вводом. Если вы поставили в табеле Я 8 на день, который уже занят отпуском, отпуск всё равно останется отпуском. Поэтому при расхождении правьте документ-основание, а не ячейку табеля.

Отдельная история — данные из СКУД, турникетов и учётных систем объектов. В типовом ЗУП прямого подключения к системам контроля доступа нет. Обычно делают одно из трёх:

1. Перенос вручную по выгрузке СКУД — годится при 10–20 сотрудниках.
2. Обработка или расширение от разработчика СКУД или внедренца: она читает файл выгрузки и создаёт документы «Табель». Расширение не трогает типовую конфигурацию и переживает обновления.
3. Индивидуальные графики из системы планирования смен, а табель — только с отклонениями.

Какой бы способ ни выбрали, после загрузки сверьте итоговые часы по 2–3 сотрудникам с исходной выгрузкой. Ошибка в формате даты или в сопоставлении табельных номеров обычно видна сразу.

Проведение табеля и разбор ошибок

Когда данные проверены, нажмите Провести и закрыть. Программа зарегистрирует фактическое время, и его подхватит документ «Начисление зарплаты и взносов» при заполнении.

Порядок здесь важен. Табель проводят до заполнения начисления зарплаты. Если зарплата уже рассчитана, а табель проведён позже, откройте «Начисление зарплаты и взносов» и заполните его заново — иначе в расчёте останутся старые часы.

Если табель правят после закрытия месяца, ЗУП не переписывает прошлое начисление. Разница уходит в перерасчёты и попадёт в зарплату следующего месяца. Это нормально: не нужно открывать старое начисление и перепроводить его вручную.

Что обычно мешает провести табель:

Печать формы Т-13 и проверка итогов

Форма Т-13 в ЗУП 3.1 — это отчёт, а не документ. Его строят в Зарплата → Отчеты по зарплате, пункт «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Отчёт собирает время из всех источников сразу: из графиков, документов-отклонений и проведённых табелей.

Отсюда полезное следствие. Если вы ведёте учёт по отклонениям и не вводите документ «Табель» вообще, Т-13 всё равно печатается — с данными по графику и оформленным отсутствиям.

Перед подписью проверьте в отчёте:

• 🔢 итог часов по каждому сотруднику совпадает с итогом в документе «Табель»;
• 📆 у принятых в середине месяца первые дни пустые, а не В или Я;
• 🌙 ночные часы выделены кодом Н, а не смешаны с дневными;
• ✍️ в шапке стоят ответственные лица организации — их задают в настройках организации.

Унифицированная форма Т-13 с 2013 года не обязательна: организация может утвердить свою. Но обязанность вести учёт фактически отработанного времени по ТК РФ осталась, и типовая Т-13 — самый простой способ её закрыть.

Частые вопросы