Создаём карточку номенклатуры в 1С без ошибок

Товар заводят в справочнике Номенклатура. В 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — в разделе НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Создать новую позицию можно двумя путями: вручную кнопкой Создать или подбором готовой карточки при оформлении поступления — тогда карточка создаётся «на лету» прямо из документа.

Правильно введённый товар — это не только название. От вида номенклатуры зависят счета учёта, от единицы измерения — количество в отчётах, от ставки НДС — суммы в декларации. Ниже — как заполнить карточку так, чтобы поступления, продажи и остатки считались верно с первого документа.

Когда товаров немного, их заводят заранее и спокойно. Когда приходит накладная на полсотни позиций, удобнее создавать карточки прямо из документа поступления: в табличной части нажимаете подбор, не находите товар — создаёте карточку, не выходя из накладной. Способ один и тот же, меняется только момент: до документа или во время него.

С чего начинается карточка: вид номенклатуры

Первое поле, которое определяет всё остальное, — вид номенклатуры. Он задаёт, товар это, услуга, работа или тара, и подставляет счета учёта по умолчанию. Для обычного товара выбирайте вид со счётом 41.01.

В БП 3.0 вид выбирается из справочника Виды номенклатуры. Если нужного вида нет, создайте его: укажите тип Товар и счёт учёта. Один раз настроили вид — дальше все карточки этого типа наследуют проводки автоматически.

Почему это важно. Если вместо товара указать услугу, поступление не ляжет на 41.01, остатки на складе не появятся, а при продаже программа не спишет себестоимость. Исправлять такое задним числом — перепроводить цепочку документов.

Основные реквизиты: наименование, единица, НДС

После вида заполните обязательный минимум. Разделим на то, что видит пользователь, и то, что уходит в учёт и документы.

Для поиска и работы:

• 📝 Наименование — рабочее, короткое, по нему ищут позицию в списках. Пишите так, чтобы находилось: «Сахар-песок 1 кг», а не «Продукция №17».
• 🏷️ Наименование полное — идёт в печатные формы и счета-фактуры. Здесь допустима официальная формулировка.
• 🔢 Артикул — код производителя. По нему удобно искать и контролировать дубли.

Для учёта и документов:

• 📦 Единица измерения — базовая единица хранения (шт, кг, л, м). Меняется потом тяжело, задайте сразу верную.
• 💰 % НДС — ставка по умолчанию. Подставляется в поступления и реализации. Для товаров это обычно 20%, для отдельных групп — 10%.
• 📁 Входит в группу — папка справочника. Разложите товары по группам сразу, иначе через полгода в списке будет каша.

Отдельно о номенклатурной группе. Это не папка справочника, а аналитика выручки и затрат. По номенклатурным группам собирается доход на счёте 90.01 и видна рентабельность направлений. Для торговли достаточно нескольких групп: «Товары оптом», «Товары в розницу».

Не путайте группу справочника и номенклатурную группу. Первая — это папка, в которой позиция лежит визуально, она влияет только на удобство поиска. Вторая — аналитический разрез, по нему строятся отчёты о продажах и себестоимости. Одна карточка может лежать в папке «Бакалея» и при этом относиться к номенклатурной группе «Товары в розницу» — это нормально.

Счета учёта номенклатуры

Счета можно не трогать вообще — они подставляются от вида номенклатуры. Но знать, где они лежат, полезно: иногда по конкретной группе товаров нужны особые счета.

Настройка хранится в регистре Счета учёта номенклатуры. Открыть его можно из карточки по ссылке Счета учёта либо из раздела Справочники. Правило отбора идёт от частного к общему: сначала программа ищет счёт для конкретной позиции, потом для группы, потом общий.

Что здесь обычно настраивают:

Если все товары учитываются одинаково, одной общей строки регистра хватает на весь справочник. Настраивать счёт в каждой карточке руками не нужно — это как раз частая ошибка новичка.

Склад, характеристики и серии

Складской учёт в 1С ведётся не в карточке, а в документах движения. В карточке вы лишь включаете дополнительные разрезы учёта, если они нужны.

Характеристики. Это варианты одного товара: цвет, размер, фасовка. Чтобы поле появилось, в БП 3.0 включите в настройках номенклатуры флаг учёта по характеристикам, в УТ 11 характеристики привязываются к виду номенклатуры шаблоном. Без характеристик «футболка синяя M» и «футболка синяя L» — это две разные карточки; с характеристиками — одна карточка и две характеристики.

Когда характеристики оправданы:

• 👕 одежда и обувь — размеры и цвета;
• 🪑 мебель — цвет обивки, комплектация;
• 📐 материалы — цвет, артикул партии поставщика.

Серии. Нужны там, где важны срок годности или номер партии: продукты, лекарства, товары, подлежащие прослеживаемости. Серийный учёт тоже включается в настройках и в виде номенклатуры.

Упаковки. Если товар приходит коробками, а продаётся штуками, заведите упаковку в карточке: коробка = 12 штук. Тогда в документах можно выбирать единицу, а количество программа пересчитает в базовую.

Отдельная история — маркируемые товары (обувь, одежда, молочная продукция и другие категории «Честного знака»). Для них в карточке задают признак, что товар подлежит маркировке, и указывают товарную категорию. После этого при приёмке и продаже 1С будет работать с кодами маркировки. Если категория не указана, документы по марке работать не станут — это частая причина, почему «не сканируется код».

Типы цен: розница, опт, закупка

Цена не хранится в карточке напрямую — она задаётся документом Установка цен номенклатуры и привязывается к типу цены. Это позволяет держать для одного товара закупочную, оптовую и розничную цену одновременно.

Здесь расходится терминология конфигураций, не перепутайте:

Логика одинаковая. Сначала создаёте сами типы (например, «Закупочная», «Оптовая», «Розничная»), затем документом устанавливаете по ним конкретные суммы. В УТ 11 один вид цены можно считать от другого по формуле — например, розницу как закупку плюс 40%.

Порядок действий для розничной цены:

1. Создайте тип цены Розничная (валюта, с НДС или без).
2. Откройте Установка цен номенклатуры, выберите этот тип.
3. Подберите товары, впишите цены, проведите документ.
4. В чеках и реализациях цена подставится автоматически.

Небольшой пример расчёта наценки. Закупили товар по 100 ₽ без НДС, хотите розницу с наценкой 45%: 100 × 1,45 = 145 ₽. Если розничная цена должна быть с НДС 20%, добавьте налог: 145 × 1,20 = 174 ₽. Именно эту сумму вписывают в установку цен для розничного типа, если он задан «с НДС».

Проверить, какая цена действует на дату, можно отчётом по ценам номенклатуры или прямо в документе установки цен — он показывает предыдущее значение. Удобно: не нужно гадать, пересчитывалась цена или осталась старой.

Фото, описание и файлы товара

Картинка и описание — не только для красоты. Они уходят в печатные формы, в обмен с сайтом и в каталоги для покупателей.

Изображение. В карточке есть область для картинки. Нажмите на неё и загрузите файл — он сохранится как присоединённый. Для интернет-магазина на базе 1С именно это фото подхватывает выгрузка на сайт.

Описание. Поле описания используется в коммерческих предложениях и выгрузках. Пишите по делу: состав, назначение, ключевые характеристики. Для товаров с ЭДО аккуратное наименование и описание ускоряют сверку с контрагентом.

Присоединённые файлы. К карточке можно прикрепить сертификаты, паспорта, инструкции — кнопка работы с файлами на форме. Удобно, когда проверяющий или менеджер запрашивает документ на товар.

Не перегружайте карточку. Десяток фотографий и простыни текста замедляют список номенклатуры и обмен. Одно-два фото и короткое описание — достаточно.

Если товары выгружаются на сайт или в маркетплейс, заранее решите, какое поле за что отвечает: наименование — для заголовка карточки на витрине, описание — для текста, артикул — для привязки к остаткам. Когда структура полей продумана с первой карточки, выгрузка проходит без ручной правки каждой позиции.

Как не наплодить дубли номенклатуры

Дубль — главная болезнь справочника. «Сахар 1 кг» и «Сахар-песок 1кг» — две карточки, остатки размазаны, себестоимость считается по каждой отдельно. Чем больше менеджеров заводят товар, тем быстрее растёт свалка.

Что помогает держать справочник чистым:

• 🔎 Ищите перед созданием. Прежде чем жать Создать, наберите артикул или часть названия в строке поиска. Половина дублей рождается просто потому, что позицию не нашли.
• 📏 Единый стандарт наименований. Договоритесь о порядке слов: сначала предмет, потом свойства. «Кабель ВВГ 3х1.5», а не «3х1.5 кабель ВВГ».
• 🔢 Контроль по артикулу. Если у товаров есть артикулы, заполняйте их — по ним дубль видно сразу.
• 📥 Следите за автосозданием из ЭДО. При приёмке электронных накладных 1С может создавать карточки по данным поставщика. Если не настроить сопоставление, каждый контрагент принесёт свой вариант названия того же товара — и справочник распухнет сам собой.

Если дубли уже появились, их не нужно удалять вручную. В 1С есть обработка Поиск и удаление дубликатов (раздел Администрирование → Обслуживание). Она находит похожие позиции, оставляет одну главной, а ссылки из всех документов переносит на неё. Остатки и движения при этом не теряются.

Проверить перед записью новой карточки удобно по короткому списку.

Частые вопросы