Поступление по ТОРГ-12 и УПД в 1С: от бумаги поставщика до проведённого документа

Товарную накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 вводят документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). В «1С:Управлении торговлей 11» тот же бланк оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. Отдельного документа «Товарная накладная» для входящих бумаг в программе нет.

Частая ошибка новичков — искать, как «распечатать ТОРГ-12» по полученному товару. Накладную ТОРГ-12 или УПД составляет и печатает продавец. Покупатель её только вводит: переносит в 1С номер и дату, товары, количество, цены и НДС с бумаги или из электронного документа. Печатать ТОРГ-12 вы будете сами только при собственной продаже.

Инструкция написана для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси». Основной пример — Бухгалтерия 3.0, отличия УТ 11 вынесены отдельно.

Что подготовить до ввода накладной

Документ поступления опирается на справочники. Если их не заполнить заранее, ввод накладной превратится в беготню по карточкам с открытой формой.

Проверьте четыре вещи:

• 🏢 Контрагент. Поставщик заведён в Справочники → Контрагенты с правильным ИНН и КПП. При вводе нового контрагента по ИНН программа подтягивает реквизиты из сервиса, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор. У контрагента есть договор с видом «С поставщиком». Договор с видом «С покупателем» в поступление выбрать не получится.
• 📦 Номенклатура. Позиции из накладной есть в Справочники → Номенклатура, у каждой указан вид номенклатуры «Товары», единица измерения и ставка НДС.
• 🧾 Счета учёта. В Справочники → Счета учета номенклатуры настроено, на какой счёт приходуется товар: обычно 41.01 для товаров, 10.01 для материалов.

Ещё один момент — учётная политика. Если организация на ОСН, программа выделит НДС на счёт 19.03. Если на УСН без НДС, колонки НДС в документе сохранятся, но входной налог войдёт в стоимость товара или будет учтён по правилам вашей учётной политики.

Как ввести товарную накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД). Откроется новый документ.

Шапка документа

1. В полях «Накладная №» и «от» укажите номер и дату с бумаги поставщика. Это входящие реквизиты, их видно в актах сверки и книге покупок.
2. Поле «от» справа от номера документа — дата документа в 1С. Ставьте дату, когда товар фактически принят. Обычно она совпадает с датой накладной, но если груз пришёл через три дня, датой поступления будет день приёмки.
3. Контрагент — выбираем поставщика. Договор подставится сам, если он один.
4. Склад — куда пришёл товар.
5. Поле «Расчёты» раскрывает условия зачёта аванса. Если вы платили поставщику заранее, оставьте автоматический зачёт: программа сама закроет аванс по счёту 60.02.

Цены и НДС

Над табличной частью есть ссылка с настройкой цен: в ней задают, включает ли сумма НДС или налог начисляется сверху. Сверьте с бумагой:

• если в накладной колонка «Цена» указана без НДС и налог отдельно — выберите расчёт «сверху»;
• если поставщик торгует по ценам с НДС (бывает в рознице) — «в сумме».

Ошибка здесь даёт расхождение ровно на сумму налога. Пример: товар на 12 000 ₽ с НДС 20 %. При правильной настройке сумма без НДС — 10 000 ₽, налог — 2 000 ₽. При неправильной программа начислит 2 400 ₽ сверху, и итог станет 14 400 ₽.

Заполнение табличной части: номенклатура, количество, цены

Табличная часть «Товары» — то место, где уходит больше всего времени. Есть три способа её заполнить.

Что заполнить в каждой строке

1. Номенклатура — выберите из справочника. Если позиции нет, создайте её прямо из поля выбора кнопкой Создать.
2. Количество — в той единице, которая в накладной. Если поставщик отгружает коробками, а вы учитываете штуками, пересчитайте заранее или заведите в карточке упаковку.
3. Цена — с бумаги. Сумма посчитается сама.
4. % НДС и НДС — проверьте, что ставка совпадает с накладной (20 %, 10 %, 0 % или «Без НДС»).
5. Счёт учёта и Счёт НДС подставляются из настроек. Менять их вручную в строке стоит только для разовых исключений.

Копейки НДС не сходятся

Поставщик может считать НДС от итога накладной, а 1С считает по каждой строке. На длинной накладной это даёт 1–3 копейки разницы. Колонка «НДС» в табличной части редактируется: поправьте сумму налога в одной строке так, чтобы итог совпал с бумагой. Принимайте к учёту именно сумму из документа поставщика — от неё зависит вычет.

Длинные накладные

Если позиций 50 и больше, ручной ввод долгий и даёт опечатки. Два рабочих варианта:

• ✉️ Электронный документ. Если поставщик присылает УПД через ЭДО, документ поступления создаётся из входящего электронного документа. При первом получении программа попросит сопоставить номенклатуру поставщика с вашей. Дальше сопоставление запоминается.
• 📊 Загрузка из таблицы. В командной панели табличной части (в том числе в меню Ещё) есть команда загрузки из файла. Подготовьте таблицу с колонками «Номенклатура», «Количество», «Цена» и загрузите её.

УПД вместо ТОРГ-12: как ввести и зарегистрировать счёт-фактуру

Универсальный передаточный документ заменяет пару «ТОРГ-12 + счёт-фактура». Вводят его тем же документом поступления, разница только в регистрации счёта-фактуры.

Сначала определите статус УПД — он стоит в левом верхнем углу бланка:

Регистрация счёта-фактуры по УПД со статусом 1

1. Внизу документа поступления найдите поле «Счёт-фактура №».
2. Введите номер и дату — те же, что в УПД.
3. Нажмите Зарегистрировать.

Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением. Если в счёте-фактуре включён флажок отражения вычета датой получения, запись книги покупок сформируется сразу. Если нет — вычет попадёт в книгу покупок при регламентной обработке Формирование записей книги покупок в конце квартала.

Статус 2 ставят продавцы без НДС: на УСН или освобождённые от налога. Их УПД — обычная первичка. Регистрировать счёт-фактуру по такому документу не нужно, а колонки НДС в поступлении должны стоять «Без НДС».

Проведение и что получится в учёте

Сверьте итоговые суммы документа с бумагой: количество, сумму без НДС, НДС, итого. Затем нажмите Провести и закрыть.

Чтобы увидеть движения, откройте документ и нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт»). Для обычной покупки товаров у плательщика НДС они будут такими:

Кроме проводок документ пишет движения по регистрам НДС. Именно они, а не проводки, попадают в книгу покупок. Поэтому ручная правка проводок поступления ломает декларацию: проводка изменена, а регистр — нет.

Если поставщик расходится с фактом

При приёмке недостачи или пересорта вводите в поступление то количество, которое указано в накладной поставщика: это его первичный документ. Расхождение оформляйте отдельно — актом о расхождении и претензией поставщику. Тогда сверка взаиморасчётов с ним сойдётся по документам, а недостача пойдёт отдельной суммой.

Где печатать документы и при чём тут ТОРГ-12

Для входящей поставки печатать ТОРГ-12 не нужно: оригинал у вас на руках или в ЭДО. Кнопка Печать в документе поступления выводит внутренние формы покупателя — например, приходный ордер для склада или акт о расхождениях при приёмке.

Если вы сами продаёте товар и оформляете товарную накладную, документ другой: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Там в меню Печать есть «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». Выбирайте одно из двух:

• 📃 УПД — один бланк вместо накладной и счёта-фактуры. Удобно, если покупатель принимает УПД.
• 📃 ТОРГ-12 + счёт-фактура — когда покупатель требует раздельные документы. Счёт-фактуру выставляют в том же документе реализации по кнопке внизу формы.

Форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна: закон о бухучёте разрешает применять собственные формы первички с обязательными реквизитами. Но большинство организаций продолжают её использовать, и 1С печатает её в актуальном виде.

Отличия в 1С:Управлении торговлей 11

Логика та же, но названия и место документов другие:

Хозяйственная операция для обычной закупки в УТ 11 — «Закупка у поставщика». Если поставка шла по заказу, документ лучше создавать на основании заказа поставщику: товары, цены и склад перенесутся, а заказ закроется.

Номенклатура в УТ 11 заводится через вид номенклатуры. От него зависит, какие поля обязательны: единица хранения, ставка НДС, использование серий или упаковок.

Типичные ошибки при вводе накладных

Ошибки ниже не про пропущенный шаг, а про то, что всплывает при проверке отчётности или сверке с поставщиком.

Частые вопросы