Входящий и исходящий УПД в 1С Бухгалтерии 3.0: статусы, НДС, печать и исправления

Отдельного документа «УПД» в 1С Бухгалтерии 3.0 нет. Входящий УПД вводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), исходящий — документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Статус 1 или 2 программа определяет по тому, зарегистрирован ли к документу счёт-фактура.

Частая ошибка новичков — искать в меню отдельный пункт для УПД и в итоге создавать и накладную, и счёт-фактуру как два разных бумажных документа. В 1С это одна связка: первичный документ плюс счёт-фактура, а печатная форма УПД собирает их вместе.

Подготовка: от чего зависит статус УПД в 1С

УПД бывает двух видов, и от статуса зависит, как его вводить.

В 1С статус не выбирают галочкой в карточке. Он следует из данных:

• ✅ к реализации выписан счёт-фактура — УПД печатается со статусом 1;
• ✅ счёт-фактуры нет — УПД печатается со статусом 2;
• ✅ в поступлении зарегистрирован полученный счёт-фактура — входящий УПД учтён как статус 1, НДС уходит к вычету.

Перед первым вводом проверьте три вещи:

1. Система налогообложения организации — Главное → Налоги и отчёты. От неё зависит, будет ли в документах колонка НДС.
2. Реквизиты контрагента: ИНН, КПП, адрес. Без КПП у юрлица счёт-фактура не пройдёт форматный контроль при отправке по ЭДО.
3. Договор с видом «С поставщиком» или «С покупателем». Договор с неверным видом не появится в выборе документа.

Как вводить УПД от поставщика: вручную и из файла

Ручной ввод входящего УПД

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку Поступление и выберите вид: товары, услуги или товары и услуги вместе. Если в УПД есть и то и другое, берите смешанный вид — разносить его на два документа не нужно.
3. В шапке заполните:
   • Номер и дату из УПД поставщика (поле «Накладная» или «Документ» с номером и датой от поставщика). Внутренний номер 1С присвоит сама.
   • Контрагента и договор.
   • Склад — для товаров.
4. Заполните табличную часть (подробно — в разделе про НДС ниже).
5. Внизу формы в строке счёта-фактуры укажите номер и дату из УПД и нажмите Зарегистрировать. Для УПД номер и дата счёта-фактуры совпадают с номером и датой самого документа.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Дату поступления ставьте по дате перехода права собственности, а не по дню, когда бумага дошла до бухгалтерии. Если документ пришёл позже, дату в поле «от» оставляйте поставщика, а дату самого поступления — по факту отгрузки или приёмки.

Что сформирует проведённый документ

Вычет по НДС попадает в книгу покупок либо сразу при регистрации счёта-фактуры, либо через документ «Формирование записей книги покупок» в обработке закрытия квартала. Это зависит от настройки учётной политики по НДС.

Загрузка УПД через ЭДО и из файла

Если поставщик отправляет УПД по ЭДО, руками ничего вводить не нужно:

1. Входящий документ появляется в разделе текущих дел ЭДО (в БП 3.0 он доступен из Главное и из разделов Покупки/Продажи).
2. Откройте его и сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. Сопоставление 1С запомнит, следующие УПД от этого поставщика заполнятся сами.
3. Нажмите создание документа учёта — программа сама сформирует поступление и зарегистрирует счёт-фактуру.
4. Подпишите титул покупателя. Без подписи сделка в ЭДО не закрыта.

Если УПД прислали файлом формата ФНС (XML) по почте, его загружают командой загрузки электронного документа из файла. Она находится в подменю ЭДО списка поступлений. Программа разберёт файл и создаст такой же документ, как при получении по ЭДО.

Ввод на основании: как ускорить работу с УПД

Ввод на основании избавляет от повторного заполнения. Программа переносит контрагента, договор, номенклатуру, количество и цены.

Откройте исходный документ и нажмите Создать на основании (кнопка с зелёной стрелкой в командной панели). Полезные цепочки:

💡 Счёт-фактуру к реализации проще выписывать кнопкой Выписать счёт-фактуру внизу самой реализации. Счёт-фактура создастся и проведётся, а в документе появится ссылка на него.

Для массовой отгрузки (например, 30 реализаций за день) удобна групповая обработка: в списке реализаций выделите документы и выпишите счета-фактуры одной командой. Она есть в командной панели списка, рядом с кнопкой печати.

Табличная часть и ставки НДС в УПД

Как заполнить строки

Каждая строка УПД — отдельная строка табличной части. Для товаров заполните:

• 📦 Номенклатуру — ровно ту, которую вы ведёте у себя, не название поставщика;
• 🔢 Количество и единицу измерения;
• 💰 Цену и сумму;
• 🧾 Ставку НДС и сумму НДС;
• 📒 Счета учёта — подставляются из настроек номенклатуры, руками менять приходится редко.

Для прослеживаемых и импортных товаров добавьте страну происхождения и регистрационный номер декларации на товары (или РНПТ). Эти данные должны совпадать с УПД поставщика — иначе потом не сойдётся отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами.

Цена с НДС или без

Главная причина расхождения в копейках — не тот способ расчёта НДС. В шапке документа есть ссылка с текущим режимом («НДС в сумме» или «НДС сверху»). Нажмите на неё и выберите тот, что в УПД поставщика:

• если в УПД цена указана без налога, а налог прибавлен — «НДС сверху»;
• если цена уже включает налог — «НДС в сумме».

Пример на 22%. Товар 1 штука, цена в УПД 10 000 ₽ без НДС:

• НДС сверху: 10 000 × 22% = 2 200 ₽, всего 12 200 ₽;
• если ошибочно поставить «НДС в сумме», программа выделит налог из 10 000 ₽: 10 000 × 22 / 122 = 1 803,28 ₽, а стоимость без налога станет 8 196,72 ₽.

Итог документа не совпадёт с УПД на 2 200 ₽ — это видно сразу, если сверить строку «Всего».

Какие ставки бывают

Ставку по умолчанию задают в карточке номенклатуры. Если в УПД ставка отличается от карточки, поправьте её в строке документа, а не в карточке — иначе изменятся и будущие документы.

Печать и отправка УПД покупателю

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Печать и выберите Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Проверьте статус в левом верхнем углу печатной формы: 1 — если счёт-фактура выписан, 2 — если нет.
4. Для бумажного обмена печатайте два экземпляра.

Если в УПД пустые строки подписантов, заполните ответственных лиц: Главное → Организации, карточка организации, ссылка на подписи и ответственных лиц. Там же загружают факсимиле и печать, если печатаете документы с ними.

Отправка покупателю электронно — кнопка ЭДО в командной панели реализации, команда отправки документа. При подключённом обмене 1С сформирует файл по формату ФНС и отправит его через оператора.

Без ЭДО документ можно отправить почтой: в форме печати есть кнопка отправки по электронной почте и сохранения в PDF. Но такой PDF — копия, а не юридически значимый электронный документ: оригинал на бумаге с подписями всё равно нужен.

Исправление ошибок в проведённом УПД

Способ зависит от двух вопросов: закрыт ли период и передан ли документ контрагенту.

Не перепроводите документы прошлых кварталов, по которым уже сдана декларация по НДС. Книга продаж или покупок изменится задним числом, и данные разойдутся с декларацией. Защиту от этого настраивают датами запрета изменения в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Как работает исправленный УПД

Исправленный документ содержит номер исправления и дату. В ИУПД сохраняется исходный номер документа, а в строке «Исправление №» ставится порядковый номер исправления: 1, 2 и так далее.

В 1С для этого:

1. Откройте ошибочную реализацию и выберите Создать на основании → Корректировка реализации.
2. Укажите вид операции «Исправление в первичных документах».
3. Внесите верные данные в колонку «после изменения».
4. Проведите документ и выпишите к нему исправленный счёт-фактуру кнопкой внизу формы.
5. Распечатайте исправленный УПД из этого документа.

В книге продаж 1С сторнирует запись по исходному счёту-фактуре и сделает новую — в доп. листе, если исправление относится к прошлому периоду.

Аннулирование УПД

Аннулирование отличается от исправления: документ признают недействительным целиком.

• 📨 При ЭДО — из электронного документа отправляют предложение об аннулировании. После подписи второй стороной документ считается аннулированным. Затем в 1С отменяют проведение или помечают документ на удаление.
• 📄 На бумаге — стороны составляют соглашение или письмо об аннулировании, а в 1С документ помечают на удаление (Ещё → Пометить на удаление или клавиша Del).

Если по ошибочному документу уже есть оплата или зачёт аванса, пометка на удаление сломает расчёты с контрагентом. Сначала проверьте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 по этому контрагенту и договору.

Частые ошибки при вводе УПД

• ❌ Регистрируют счёт-фактуру по УПД со статусом 2. НДС уходит в вычет без оснований. При проверке налоговая снимет вычет.
• ❌ Не регистрируют счёт-фактуру по УПД со статусом 1. НДС остаётся висеть на 19 счёте, вычет теряется до исправления.
• ❌ Вводят одну поставку дважды — сначала вручную, потом из ЭДО. Перед загрузкой из ЭДО найдите в списке поступлений документ по номеру поставщика: при сопоставлении можно привязать электронный УПД к уже введённому поступлению.
• ❌ Путают дату документа поставщика и дату поступления. От даты поступления зависит период вычета и себестоимость.
• ❌ Меняют договор после регистрации счёта-фактуры. Счёт-фактура остаётся со старыми данными — после правки поступления откройте его и перепроведите.

Частые вопросы