Самозанятый в 1С: оформление договора и выплат

Самозанятого в 1С заводят как обычного поставщика услуг: Справочники → Контрагенты, вид — физическое лицо, договор — с поставщиком. В разделе зарплаты и в справочнике сотрудников ему делать нечего — НДФЛ и страховые взносы с его выплат не начисляют. Основание для расходов — акт плюс чек из приложения «Мой налог».

Ниже — как это выглядит в 1С:Бухгалтерии 3.0 (в интерфейсе «Такси»): куда ввести контрагента , как оформить договор и поступление услуг, какие проводки формируются и на чём чаще всего спотыкаются при оплате самозанятым.

Проверка статуса плательщика НПД перед вводом

До того как завести карточку, убедитесь, что человек действительно платит налог на профессиональный доход (НПД). Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС — в сервисе проверки статуса налогоплательщика НПД на npd.nalog.ru. Достаточно ИНН и даты.

Проверять нужно на дату каждой выплаты, а не только при заключении договора. Самозанятый может сняться с учёта или превысить лимит дохода, и тогда льгота по взносам и НДФЛ перестаёт действовать именно с момента утраты статуса. Снятие с учёта происходит мгновенно по заявлению в приложении — заказчик об этом не узнает, пока сам не проверит.

Если на день оплаты статус утрачен, а вы заплатили как самозанятому, разбираться с НДФЛ и взносами придётся вам как источнику выплаты — поэтому проверку делают перед каждым перечислением.

Отдельно держите в голове два ограничения из закона № 422-ФЗ:

• 📉 Лимит дохода — 2,4 млн рублей в год. Как только годовой доход самозанятого превысит эту сумму, он теряет право на НПД, и с последующих выплат придётся удерживать НДФЛ и начислять взносы.
• 🚫 Бывший работник — доходы от организации, где человек работал по трудовому договору, не облагаются НПД в течение двух лет после увольнения. Нанять вчерашнего сотрудника «как самозанятого», чтобы сэкономить на взносах, не получится.

Куда вводить самозанятого: контрагент, а не сотрудник

Распространённая ошибка новичков — создать на самозанятого карточку в справочнике сотрудников и начислять ему через документ начисления зарплаты. Так делать не нужно: самозанятый работает по гражданско-правовому договору и для учёта он — поставщик услуг.

Порядок ввода в 1С:Бухгалтерии:

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите Создать.
2. В поле вида контрагента выберите Физическое лицо.
3. Заполните ФИО и ИНН. ИНН нужен обязательно — по нему вы проверяете статус и указываете плательщика в платёжке.
4. На закладке с банковскими реквизитами внесите номер карты или счёта, куда будете перечислять оплату.

В карточке нет отдельного признака «самозанятый» — программа не выделяет плательщиков НПД из прочих физлиц-контрагентов. Чтобы не путать их в списке, добавьте пометку в наименование (например, «Иванов И. И. (НПД)») или заведите отдельную папку в справочнике контрагентов.

Что касается конфигураций: в 1С:ЗУП самозанятых обычно не ведут. ЗУП считает зарплату и взносы сотрудников, а по НПД начислять нечего. Договоры ГПХ в ЗУП предназначены для физлиц, с чьих выплат удерживают НДФЛ и взносы, — это не случай самозанятого. Поэтому расчёты с плательщиками НПД ведут в 1С:Бухгалтерии как расчёты с поставщиками.

Договор с самозанятым в карточке программы

С плательщиком НПД заключают обычный гражданско-правовой договор — подряда или возмездного оказания услуг. В 1С он заводится так же, как любой договор с поставщиком.

На карточке контрагента перейдите на закладку Договоры и создайте новый. Укажите:

• Вид договора — С поставщиком.
• Наименование — например, «Договор оказания услуг № 5».
• Организация — ваша компания, от лица которой идут расчёты.

Отдельной настройки «для самозанятого» в договоре нет, и это нормально. Налоговый режим контрагента на проводки не влияет — важно лишь то, что по нему не будет счёта-фактуры и НДС к вычету.

В тексте самого договора (вне программы) стоит прописать, что исполнитель — плательщик НПД, обязуется выдавать чек на каждую оплату и уведомлять заказчика об утрате статуса. Это снижает риск претензий со стороны налоговой.

Акт и чек: отражение услуг самозанятого

Факт выполнения работ подтверждают два документа: акт (его оформляете вы или исполнитель) и чек из «Мой налог» (его формирует самозанятый). Чек — ключевой документ: без него расход нельзя учесть при расчёте налога на прибыль или УСН, а льгота по взносам не действует.

В 1С услуги принимают к учёту документом поступления:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции Услуги (акт).
3. В шапке укажите контрагента-самозанятого и договор.
4. В табличной части впишите содержание услуги, сумму и счёт затрат — 20, 26, 44 или 91.02 в зависимости от того, куда относятся расходы.
5. Ставку НДС оставьте Без НДС — самозанятый не выставляет счёт-фактуру.

Чек самозанятого в 1С отдельным документом не проводится. Его прикладывают к акту как подтверждающий — вручную (скан в присоединённых файлах к документу поступления) или сохраняют в бумажном виде. Храните чек по каждой выплате — именно он защищает ваши расходы при проверке.

Чек должен быть сформирован на дату расчёта и на всю сумму платежа. Если самозанятый выдал чек на меньшую сумму или ошибся в дате, попросите его аннулировать документ в «Мой налог» и выписать заново — исправить чек задним числом он может сам, без вашего участия. Акт удобно нумеровать сквозной нумерацией по договору: это упрощает сверку с чеками, когда выплат за период несколько.

Какие проводки формируются по выплатам

Учёт расчётов с самозанятым идёт на счёте 60, как с любым поставщиком. Никаких проводок по зарплатным счетам (70), НДФЛ (68.01) и взносам (69) быть не должно — в этом и состоит смысл работы с НПД.

Если платите аванс, после проведения акта программа автоматически зачтёт его проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Отдельно НДС с аванса начислять не нужно — его здесь нет.

Оплата самозанятому и подтверждение расходов

Деньги перечисляют документом списания:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте Списание.
2. Вид операции — Оплата поставщику.
3. Укажите контрагента, договор, счёт 60.01 (или 60.02 для аванса) и сумму.

В назначении платежа укажите реквизиты договора и акта, пометьте, что оплата — самозанятому по НПД. Это пригодится и банку, и при сверке.

Чтобы расход уменьшал налоговую базу, нужны три вещи вместе: договор, акт и чек из «Мой налог». Если чека нет, расход под вопросом, а выплата может быть переквалифицирована в обычный доход физлица со всеми удержаниями.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» затраты на услуги самозанятого признаются в общем порядке — после того как работа принята и оплачена. В книге учёта доходов и расходов 1С отразит их автоматически по закрытому акту и проведённому списанию, при условии что оба документа есть в базе и сумма по ним совпадает. Поэтому важно не оставлять поступление услуг непроведённым: без него оплата повиснет авансом и в расходы не попадёт.

НДФЛ, страховые взносы и отчётность

Главное отличие самозанятого от исполнителя по обычному договору ГПХ — организация не выступает налоговым агентом. При наличии чека:

• НДФЛ с выплаты не удерживается;
• страховые взносы не начисляются;
• выплата не попадает в 6-НДФЛ и в расчёт по страховым взносам (РСВ).

Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход — 6% с доходов от организаций и ИП. Это его обязанность, а не ваша; в вашей отчётности эти суммы не отражаются.

Чтобы разница была наглядной, сравните два договора на одну и ту же работу — с самозанятым и с обычным физлицом без статуса НПД:

Именно поэтому самозанятый выгоднее для заказчика по нагрузке — но ровно до тех пор, пока у него есть статус и чек. Как только одно из условий отпадает, выплата превращается в обычный доход физлица из правой колонки таблицы, со всеми удержаниями задним числом.

В бухучёте выплаты самозанятым — это обычные расходы по счетам затрат, которые формируют себестоимость или прочие расходы. Никакой специальной отчётности по НПД-исполнителям сдавать не нужно.

Ошибки, из-за которых доначислят налоги

Проблемы с самозанятыми почти всегда сводятся к нескольким ситуациям. Разберём их отдельно от инструкции — здесь именно то, что приводит к доначислениям.

Частые вопросы