Печать товарной накладной ТОРГ-12 из реализации в 1С 8.3: от проверки документа до пачки на принтере

Чтобы выбить накладную в 1С, откройте проведённый документ Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Печать в командной панели и выберите товарную накладную ТОРГ-12. Откроется печатная форма: укажите число копий и нажмите Печать ещё раз. Тот же путь работает в 1С:Бухгалтерии 3.0 и в 1С:Управлении торговлей 11 — отличается только место, где лежит список документов.

Накладная — это не отдельный документ в базе, а печатная форма реализации. Поэтому всё, что на бумаге выглядит неправильно (цена, адрес, подписи, единицы), исправляют в самой реализации или в справочниках, а не в напечатанном листе.

Что проверить в реализации, прежде чем печатать накладную

Сначала найдите документ. Путь зависит от программы:

Перед печатью пройдитесь по документу. Бумага покажет ровно то, что в нём заполнено:

• 🏢 Организация и контрагент. Из карточек берутся ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты. Пустой КПП или адрес в карточке — пустая графа в накладной.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель. Если товар везут не по юридическому адресу покупателя, грузополучателя указывают отдельно. Иначе в ТОРГ-12 попадёт сам покупатель.
• 📦 Товары, единицы и количество. У единицы измерения в классификаторе должен быть код ОКЕИ — он печатается в отдельной графе. Пишете «упак» без кода — графа будет пустой.
• 💰 Цены и НДС. Проверьте флажок «Цена включает НДС» и ставку в строках. От этого зависят суммы «без налога» и «с учётом НДС».
• ✍️ Подписи. Руководитель, главный бухгалтер и тот, кто отпустил груз, берутся из ответственных лиц организации. В Бухгалтерии их заполняют в карточке организации по ссылке Подписи.
• 📄 Основание. Договор с контрагентом подставляется в строку «Основание».

Как распечатать накладную ТОРГ-12 из документа

Из формы документа

1. Откройте реализацию двойным щелчком.
2. Нажмите Записать или Провести, если вносили правки. Иначе программа сама предложит записать документ перед печатью.
3. В командной панели нажмите Печать (кнопка с принтером или меню со стрелкой).
4. Выберите форму со словами «ТОРГ-12» в названии.
5. В открывшемся окне проверьте лист и поле Копий.
6. Нажмите Печать в окне печатной формы — уйдёт задание на принтер.

Из списка, не открывая документ

Выделите строку в списке реализаций и нажмите ту же кнопку Печать над списком. Для повторной печати старой накладной это быстрее: не нужно открывать документ и рисковать случайной правкой.

Какую форму выбрать

В меню Печать у реализации несколько форм. Различаются они назначением:

С 2013 года ТОРГ-12 не обязательна: организация вправе утвердить свою форму первичного документа с реквизитами по статье 9 закона № 402-ФЗ. На практике многие покупатели всё равно просят именно ТОРГ-12 или УПД, поэтому эти формы и печатают чаще всего.

Номер и дата на бланке

Номер и дата ТОРГ-12 берутся из шапки реализации. Отдельной нумерации у накладной нет: перенумеровали документ — изменился и номер на бумаге. Поэтому дату реализации ставят по дню фактической отгрузки, а не по дню, когда документ занесли в базу.

Счёт-фактура к накладной

В 1С:Бухгалтерии внизу формы реализации есть ссылка Выписать счет-фактуру. После нажатия создаётся связанный документ, и в меню Печать реализации становится доступна форма счёта-фактуры. Печатать её можно из той же реализации, не открывая сам счёт-фактуру.

Если покупатель согласен на УПД, второй документ печатать не нужно, и пачка бумаги становится вдвое тоньше: в УПД со статусом «1» уже есть реквизиты и накладной, и счёта-фактуры.

Как настроить печатную форму и шаблон накладной

Подписи, факсимиле и логотип

В 1С:Бухгалтерии в карточке организации есть раздел Логотип и печать. Туда загружают картинки печати, подписи руководителя и главного бухгалтера. После этого в окне печатной формы появляется флажок Подпись и печать: включили — изображения ложатся на лист.

Накладную с факсимиле используют только там, где покупатель согласен на такой вариант. Для бумажного оригинала чаще нужна живая подпись. Скан с картинкой подписи удобен для предварительной отправки по почте.

Правка макета ТОРГ-12

Если форма не устраивает (нужна другая ширина колонок, своя графа, другой шрифт), путь такой:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Макеты печатных форм.
3. Найдите макет накладной поиском по слову «ТОРГ».
4. Откройте его, внесите правки и запишите.

Программа сохранит изменённый макет как пользовательский, а стандартный останется в конфигурации. В списке макетов изменённые помечены, и их можно вернуть к стандартным командой из списка.

Собственная печатная форма

Когда правки сложнее макета (другой порядок строк, итоги по группам, штрихкод), есть два пути специалиста:

• 🧩 Внешняя печатная форма. Файл обработки .epf подключают в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Её команда появляется в меню Печать реализации рядом со стандартными. Конфигурацию снимать с поддержки не нужно.
• 🧱 Расширение конфигурации . Подходит, если надо поменять поведение стандартной формы, а не добавить новую. Расширение тоже не трогает основную конфигурацию и переживает обновления лучше, чем правка «на замке».

Править саму типовую конфигурацию ради одной накладной не стоит: каждое обновление превратится в ручное сравнение и объединение.

Предпросмотр накладной и сохранение в PDF

Окно печатной формы — это и есть предпросмотр. В нём видно, сколько листов займёт накладная и что попадёт на каждый.

Ориентация и масштаб. ТОРГ-12 — широкая форма, её печатают в альбомной ориентации. Если правый край обрезается, откройте Еще → Параметры страницы и выберите масштаб «По ширине страницы». Там же задают поля и ориентацию.

Правка перед печатью. Ячейки в окне можно отредактировать вручную, например, дописать номер доверенности. Но правка живёт только до закрытия окна и в базе не сохраняется. При повторной печати придётся писать снова — надёжнее заполнить нужное поле в документе.

Сохранение в файл:

1. В окне печатной формы нажмите Сохранить (кнопка с дискетой).
2. Выберите формат: PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx) или табличный документ .mxl.
3. Укажите папку. Для нескольких форм можно сохранить их одним архивом.

Отправка по почте. Кнопка Отправить в том же окне создаёт письмо с вложением выбранного формата. Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты.

Когда накладная не выходит на принтер

Чаще всего виновата не 1С, а связка «программа — Windows — принтер». Ниже типичные случаи.

Если сбой начался после установки новой платформы или обновления конфигурации, а другие программы печатают нормально, проверьте пользовательский макет ТОРГ-12. Старый изменённый макет и новая логика заполнения — частая причина пустых граф.

Массовая печать накладных за день или месяц

Печатать по одной накладной в конце дня долго. Программа умеет выводить пачку сразу.

Несколько документов из списка

1. Откройте список реализаций.
2. Отберите нужные: по дате, контрагенту или складу через отбор над списком.
3. Выделите документы. Ctrl + щелчок — по одному, Shift + щелчок — диапазон, Ctrl+A — все в списке.
4. Нажмите Печать и выберите ТОРГ-12.

Все накладные откроются в одном окне друг за другом, каждая с новой страницы. Дальше — одна кнопка Печать и один заход к принтеру.

Комплект документов

Покупателю часто отдают сразу накладную, счёт-фактуру и счёт. В меню Печать реализации есть пункт для комплекта: отметьте нужные формы и число копий каждой, и программа выведет их одним заданием. Настройку комплекта программа запоминает, повторять её каждый раз не нужно.

Частые ошибки при печати накладных

• ❌ Правят цифры прямо в печатной форме. Бумага расходится с учётом, а при повторной печати правки пропадают. Исправляйте документ.
• ❌ Печатают ТОРГ-12 и забывают про счёт-фактуру. Если вы плательщик НДС и не используете УПД со статусом «1», счёт-фактура нужна отдельно.
• ❌ Меняют макет и не помнят об этом. Через год после обновления форма «ломается», и никто не понимает почему. Записывайте, какие макеты меняли.
• ❌ Печатают накладную задним числом после правок. Изменили количество в старой реализации — у покупателя на руках прежняя бумага. Если документ уже передан, нужна корректировка, а не тихая перепечатка.

Частые вопросы