Выставляем счёт на оплату покупателю в 1С

Счёт на оплату в 1С выставляют из раздела Продажи. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это документ «Счёт покупателю» (Продажи → Счета покупателям), в 1С:Управление торговлей 11 — «Счёт на оплату» (Продажи → Счета на оплату). Документ можно создать вручную или ввести на основании заказа покупателя — товары, цены и реквизиты подтянутся автоматически.

Счёт на оплату движений по бухгалтерским счетам не делает: это не первичка, а предложение оплатить, то есть оферта (ст. 435 ГК РФ). Юридически покупатель принимает её фактом оплаты. Поэтому главное в счёте — корректные реквизиты, суммы, НДС и подпись с печатью, а не проводки.

Ниже — как выставить счёт по заказу и без него, как вставить факсимиле подписи и печать прямо в печатную форму, настроить нумерацию, отследить оплату и отправить документ клиенту на почту.

Где в 1С создаётся счёт на оплату

Путь к документу зависит от конфигурации, но логика одинаковая — всё в разделе Продажи.

В обеих конфигурациях из списка счетов работает кнопка Создать для нового документа и ввод на основании — из заказа, договора или уже проведённой реализации.

Минимальный набор полей в любом счёте:

• 🏢 Организация — от чьего имени выставляем (нужна, если в базе их несколько);
• 👤 Контрагент и договор — покупатель и условия;
• 📦 Товары/услуги — номенклатура, количество, цена, ставка НДС;
• 🏦 Банковский счёт — реквизиты для оплаты (по умолчанию подставляется основной).

Счёт на основании заказа покупателя

Когда продажа начинается с заказа, счёт удобнее вводить на его основании — не придётся заново набирать позиции.

1. Откройте заказ: в УТ 11 — Продажи → Заказы клиентов, в БП 3.0 заказ реализован документом «Счёт покупателю» или через договор, поэтому там за «заказ» чаще принимают сам счёт.
2. В форме заказа нажмите Создать на основании → выберите счёт на оплату.
3. Проверьте перенесённые строки: номенклатуру, количество, цены и скидки.
4. Убедитесь, что подставился нужный договор и банковский счёт.
5. Запишите документ кнопкой Записать.

Такой счёт сохраняет связь с заказом. В УТ 11 это важно: по заказу видно, на какую сумму уже выставлены счета и сколько ещё можно выставить. Повторно ту же сумму программа задвоить не даст, если контролировать остаток по заказу.

Как выставить счёт вручную, без заказа

Разовую продажу или предоплату удобнее оформить счётом напрямую.

1. Продажи → Счета покупателям (БП 3.0) или Продажи → Счета на оплату (УТ 11) → Создать.
2. Выберите контрагента. Если это новый покупатель — заведите его карточку сразу, кнопкой создания нового элемента в поле выбора .
3. Укажите договор. Для счёта обычно подходит договор вида «С покупателем».
4. Заполните табличную часть: подберите номенклатуру кнопкой Подбор (удобно для нескольких позиций) или Добавить (для одной-двух).
5. Проверьте ставку и сумму НДС. Если организация на УСН, в счёте НДС быть не должно — ставка Без НДС.
6. При необходимости включите флажок действия счёта: срок оплаты, по истечении которого счёт считается просроченным.
7. Записать → Печать.

Для счёта на предоплату позиции можно указать обобщённо — услугой «Предварительная оплата» с нужной суммой, если конкретная номенклатура ещё не согласована. Но под каждую ставку НДС нужна отдельная строка.

Если клиент заказывает одно и то же регулярно, не набирайте счёт заново. В списке счетов встаньте на нужный документ и создайте новый копированием текущего — программа перенесёт контрагента, договор и строки, останется поменять количество и дату. Это быстрее подбора номенклатуры с нуля и исключает опечатки в реквизитах.

Что проверить перед печатью

Факсимиле подписи и печать в печатной форме

Чтобы счёт уходил клиенту уже с подписью и печатью — без распечатки, ручной росписи и сканирования, — в 1С загружают факсимиле. Это главный приём, который экономит время при массовом выставлении счетов.

Настройка в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Главное → Организации → откройте карточку своей организации.
2. Перейдите в раздел Логотип и печать.
3. Загрузите изображения: логотип, факсимиле подписи руководителя, при необходимости — главного бухгалтера, и печать организации.
4. Там же есть поле для дополнительной информации — текста, который печатается под таблицей счёта (например, условие «Оплата счёта означает согласие с условиями поставки»).
5. Нажмите предпросмотр, чтобы увидеть, как подпись и печать лягут на бланк.

После этого в форме печати счёта появится возможность вывести документ с факсимиле. Факсимиле годится только для счетов на оплату и внутренних документов. На счёте-фактуре и первичке (накладная, акт) факсимиле вместо живой подписи налоговая не признаёт — там нужна собственноручная или квалифицированная электронная подпись.

Если нужно изменить сам макет счёта — добавить строку, поменять шапку, вставить реквизиты, — редактируют печатную форму: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет счёта, откройте его и внесите правки. Изменённый макет сохранится в базе и не слетит при обновлении типовой конфигурации.

Нумерация счетов и контроль оплаты

Номер счёту 1С присваивает автоматически при записи — сквозной нумерацией внутри года. С 1 января нумерация обнуляется. Если у вас несколько организаций, к номеру добавляется префикс, чтобы счета не путались.

Что настраивается:

• 📅 Период нумерации — у счетов это обычно год; менять без необходимости не стоит.
• 🔤 Префикс организации — задаётся в настройках организации или информационной базы.
• ✏️ Ручной номер — поле номера можно разблокировать и ввести свой, но тогда сквозная нумерация собьётся. Делайте это только для разовых исключений.

Статус оплаты счёта в списке Счета покупателям программа рассчитывает сама — по связанным поступлениям денег:

Статус «Отменён» ставят руками, когда клиент передумал: откройте счёт и снимите его с актуальных через соответствующую команду в форме. Остальные статусы менять вручную не нужно — они подтянутся, когда проведёте поступление на расчётный счёт с указанием этого счёта как основания.

Чтобы видеть неоплаченные счета одним списком, отфильтруйте список Счета покупателям по статусу оплаты «Не оплачен» или настройте отбор по дате — так на виду останутся те, по которым срок уже прошёл. Это заменяет ручной реестр в таблице и не даёт забыть про зависшую оплату.

Отправка счёта клиенту по электронной почте

Готовый счёт можно отправить прямо из 1С, не выгружая файл вручную.

1. Откройте счёт → Печать → сформируйте печатную форму.
2. В форме печати нажмите отправку по почте (значок конверта) — 1С приложит счёт к письму в формате PDF.
3. Проверьте адрес получателя (подставляется из карточки контрагента), тему и текст письма.
4. Отправьте.

Чтобы отправка работала, в базе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Укажите адрес, пароль (для большинства ящиков — пароль приложения, а не основной) и серверы входящей/исходящей почты.

Частые ошибки при выставлении счёта

Разберём то, что ломает счёт чаще всего, — помимо шагов выше.

• НДС в счёте на УСН. Если организация на упрощёнке, а в счёте стоит ставка 20%, покупатель получит счёт с выделенным налогом. Это обязывает заплатить НДС в бюджет. Проверяйте ставку в строках.
• Старый банковский счёт. После смены банка в карточке организации остаётся прежний основной счёт. Деньги уйдут не туда. Обновите реквизиты и выберите актуальный счёт в документе.
• Неверный договор. Если по контрагенту заведено несколько договоров, 1С может подставить не тот. На взаиморасчёты и зачёт аванса это влияет напрямую.
• Счёт без срока оплаты. Без указанного срока счёт не попадёт в отбор «просроченные», и вы не увидите, что оплата зависла.
• Факсимиле на счёте-фактуре. Повтор для важности: на счёте на оплату факсимиле допустимо, на счёте-фактуре — нет.