Накладная из 1С за пять минут: от документа реализации до подписанного оригинала

Чтобы выбить накладную в 1С, сначала создают документ реализации, проводят его и только потом нажимают Печать. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Продажи → Документы продажи → Реализация товаров и услуг. Накладная — это печатная форма документа, отдельно её не «заполняют».

Отсюда главное правило: всё, что нужно поправить в бланке ТОРГ-12, УПД или транспортной накладной, правят в самом документе, в карточках организации, контрагента и номенклатуры. Ручная правка готового табличного документа перед печатью не сохраняется и при следующей печати пропадёт.

Что подготовить до выписки накладной

Пустые графы в накладной почти всегда означают пустые реквизиты в справочниках. Проверьте их один раз, и дальше формы будут заполняться сами.

• 🏢 Организация. ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт. В карточке организации укажите ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера, кладовщика. Их фамилии попадут в строки подписей.
• 🤝 Контрагент. Полное наименование, ИНН/КПП, адрес. Договор с видом «С покупателем»: его номер и дата выводятся в графе «Основание».
• 📦 Номенклатура. Единица измерения из классификатора ОКЕИ (например, «шт» с кодом 796, «кг» — 166). Если единицу завели вручную без кода, графа «код по ОКЕИ» останется пустой.
• 🏬 Склад. Для торговли — склад отгрузки, с него спишется товар.
• 🖋 Логотип и факсимиле — если нужна печать с подписью для отправки сканом. Загружаются в карточке организации в разделе «Логотип и печать».

Как выписать накладную в 1С по шагам

Пути меню по конфигурациям:

Порядок ниже — для Бухгалтерии 3.0. В Управлении торговлей логика та же, только документ часто создают на основании заказа клиента.

Шаг 1. Создайте документ реализации

1. Откройте список реализаций и нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД).
2. Проверьте дату: накладная печатается с датой документа. Отгрузка вчерашним днём — значит, дата вчерашняя.
3. Выберите организацию (если их несколько), склад, контрагента и договор.

Если до отгрузки выставлялся счёт, проще создать реализацию из него: откройте счёт покупателю и выберите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Товары, цены и договор перенесутся сами.

Шаг 2. Заполните товары

1. На вкладке «Товары» нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее, когда позиций больше пяти: видны остатки на складе.
2. Укажите количество и цену. Сумма и НДС посчитаются автоматически.
3. Проверьте ставку НДС в каждой строке. Если организация не платит НДС, в шапке ставят признак «Без НДС».

Шаг 3. Проведите документ

Нажмите Провести. Без проведения накладную напечатать можно, но товар не спишется со склада, а выручка не попадёт в учёт. Печатать непроведённый документ имеет смысл только для черновика, чтобы показать покупателю.

Шаг 4. Выпишите счёт-фактуру, если нужен

Плательщику НДС нужен счёт-фактура или УПД со статусом 1. В нижней части формы реализации есть команда Выписать счет-фактуру. Если вы печатаете УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактуру на бумаге не печатают: УПД заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Шаг 5. Распечатайте

Нажмите Печать и выберите форму: товарная накладная (ТОРГ-12), универсальный передаточный документ, транспортная накладная. Откроется предпросмотр, о нём — в разделе про печать.

Печатные формы накладной: выбор и настройка макета

Набор форм в меню Печать зависит от конфигурации и релиза, но ТОРГ-12, УПД и транспортная накладная есть в обеих типовых конфигурациях.

Как поменять внешний вид без программиста

Мелкие правки — шрифт, ширина колонки, текст в шапке — делают в макете:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите нужный макет по названию, например по слову «ТОРГ-12».
3. Откройте его на изменение, внесите правки, сохраните.

Изменённый макет помечается в списке. Вернуть типовой вариант можно командой использования стандартного макета.

Правьте оформление, но не трогайте параметры в ячейках (текст в угловых скобках) — через них 1С подставляет данные. Удалите параметр — графа станет пустой во всех накладных.

Когда нужна своя печатная форма

Если покупатель требует свой бланк (сеть магазинов со своей формой приёмки) или нужна форма с колонками, которых нет в типовой, есть два чистых способа:

• 🧩 Внешняя печатная форма — файл .epf, подключается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После подключения появляется в меню Печать документа.
• 🧱 Расширение конфигурации — файл .cfe. Подходит, если форму нужно встроить глубже, например добавить реквизит в документ.

Оба способа не снимают базу с поддержки и переживают обновления. Править типовую конфигурацию ради печатной формы не нужно.

Печать накладной, копии и оригиналы

После выбора формы открывается окно предпросмотра. Здесь решают три вопроса.

Сколько экземпляров. В поле количества копий поставьте нужное число до нажатия Печать.

Как уместить на лист. ТОРГ-12 печатается в альбомной ориентации. Если колонки «уезжают» на второй лист, откройте параметры страницы (меню Ещё в окне печати) и выберите масштаб по ширине страницы.

Как сохранить или отправить. Кнопка сохранения выгружает форму в PDF, XLS или DOCX. Кнопка отправки по почте прикладывает файл к письму из 1С, если настроена учётная запись почты.

Оригиналы и подписи

Оригинал — экземпляр с живыми подписями сторон. Накладную подписывают кладовщик (отпуск груза), руководитель или уполномоченное лицо, а со стороны покупателя — тот, кто принял груз, по доверенности.

• ✍️ Печать с факсимиле годится для скана и предварительного согласования. Юридически значимым оригиналом такой экземпляр стороны обычно не считают, если иное не прописано в договоре.
• 📁 Первичные документы хранят не меньше пяти лет после отчётного года (статья 29 закона № 402-ФЗ).
• 🔄 Отслеживайте возврат подписанных экземпляров. Простой способ — короткая пометка в поле «Комментарий» реализации («оригинал получен 12.03») и отбор списка по этому полю в конце месяца: сразу видно, кому напомнить. Без второго экземпляра с подписью покупателя продажу сложнее подтвердить при проверке.

ТОРГ-12, УПД или транспортная накладная: что выбрать

С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны (статья 9 закона № 402-ФЗ). Компания вправе выбрать любую форму с обязательными реквизитами. На практике выбирают одну из трёх.

Форма транспортной накладной утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства № 2200). Она не про переход права собственности, а про перевозку: машина, водитель, адреса погрузки и выгрузки. Для неё в документе реализации или в отдельной форме перед печатью заполняют перевозчика, водителя и транспортное средство.

Накладные через ЭДО: без бумаги и курьера

Если у вас и у покупателя подключён электронный документооборот, накладную не печатают. Её подписывают квалифицированной подписью и отправляют прямо из документа реализации.

1. Подключите ЭДО в 1С через раздел Администрирование, группа обмена электронными документами. Нужен сертификат электронной подписи и договор с оператором (1С-ЭДО, Такском, Контур и др.).
2. Пригласите покупателя к обмену. Пока он не принял приглашение, документ ему не уйдёт.
3. В проведённой реализации нажмите команду ЭДО и выберите отправку электронного документа. 1С сформирует файл по формату ФНС — ТОРГ-12 или УПД.
4. Дождитесь, когда покупатель подпишет документ со своей стороны. Только тогда передача завершена.

Что важно про подпись:

• 🔐 Счёт-фактуру и УПД со статусом 1 подписывают квалифицированной электронной подписью.
• 📝 Первичку без функции счёта-фактуры стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью.
• 👤 Если подписывает не руководитель, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) работает иначе: её отправляют через операторов информационной системы электронных перевозочных документов, а не через обычный канал обмена с покупателем. Уточните у своего оператора, поддерживает ли он ЭТрН.

Почему накладная печатается неправильно

Пустые графы и чужие фамилии — частые жалобы. Нужный симптом можно найти ниже.

Частые вопросы