Выбор номенклатуры в 1С: иерархия, виды и характеристики

Справочник номенклатуры в 1С открывается в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура (1С:Бухгалтерия 8.3) или в разделе НСИ → Номенклатура (1С:Управление торговлей 11). В документе позицию выбирают через поле «Номенклатура»: нажали, набрали часть названия или артикул — программа подобрала совпадения. Это базовый сценарий.

Проблемы начинаются, когда позиций становится несколько тысяч, они лежат в каше без папок, а на один и тот же товар заведено три карточки. Тогда выбор превращается в лотерею: кладовщик берёт не ту строку, себестоимость размазывается по дублям, остатки не сходятся.

Ниже — как построить иерархию справочника, как правильно выбирать позицию при оприходовании, чем виды номенклатуры и характеристики отличаются от отдельных карточек и как разобрать уже накопившийся бардак с дублями.

Как устроена иерархия справочника и зачем нужны папки

Номенклатура — иерархический справочник. Это значит, что внутри него есть группы (папки) и сами элементы (карточки товаров). Группа задаёт структуру, карточка хранит данные конкретной позиции.

Хорошая иерархия строится по тому признаку, по которому вы чаще всего ищете товар. Варианты:

• 📁 по товарным направлениям — «Кабель», «Крепёж», «Инструмент»;
• 📁 по назначению — «Товары для перепродажи», «Материалы», «Тара»;
• 📁 по поставщикам — если ассортимент жёстко привязан к брендам.

Отдельно стоит не путать два понятия, которые звучат похоже.

• Группа (папка) в справочнике — это навигация. Нужна, чтобы руками листать дерево и быстрее находить позицию.
• Номенклатурная группа в 1С:Бухгалтерии — это аналитика выручки и затрат (справочник Справочники → Доходы и расходы → Номенклатурные группы). По ней собирают себестоимость и финансовый результат по направлениям деятельности.

Одно и то же слово, разный смысл. Карточка товара может лежать в папке «Кабель», а в поле «Номенклатурная группа» у неё стоять «Электромонтаж». Первое — где искать, второе — куда ляжет выручка.

Новую группу создают кнопкой «Создать группу » (значок папки) в форме списка. Новую карточку — кнопкой «Создать». Переместить позицию между папками можно перетаскиванием мышью или командой «Переместить в группу» из меню «Ещё».

Важный момент про учёт. Папка в справочнике — это только навигация. На проводки она не влияет. За счета учёта отвечает вид номенклатуры и регистр «Счета учёта номенклатуры» (о нём ниже), а не то, в какой папке лежит карточка. Поэтому не пытайтесь кодировать бухгалтерскую логику через дерево папок — для этого есть отдельные механизмы.

Как выбрать нужную позицию при вводе документа

При оприходовании (поступление товаров, ввод остатков , перемещение) позицию выбирают в табличной части документа. Кликаете поле «Номенклатура» — открывается форма выбора.

Три способа ускорить выбор:

1. Строка поиска. Начните печатать — список фильтруется по вхождению. По умолчанию ищет по наименованию; если настроен поиск по артикулу, сработает и по нему.
2. Выбор из группы. Если включён показ в виде дерева, сначала открываете нужную папку, потом позицию — удобно, когда названия похожи.
3. Штрихкод. Сканер вставляет строку и сразу находит карточку (см. раздел про штрихкоды).

По умолчанию поиск в поле «Номенклатура» идёт по наименованию. Если ваши кладовщики ищут товар по артикулу или по коду поставщика, настройте это один раз: в форме списка номенклатуры команда Ещё → Настроить список (или настройки полнотекстового поиска) позволяет добавить артикул в поля поиска. После этого набранная цифра артикула сразу приведёт к нужной карточке, даже если наименование длинное и неудобное.

Если товар приходит впервые, карточку всё-таки заводят. Минимум, что нужно заполнить корректно: наименование, единицу измерения, вид номенклатуры (от него зависит счёт учёта) и ставку НДС. Артикул и штрихкод — по возможности сразу, потом искать будет легче.

Перед массовым вводом остатков сделайте резервную копию базы . Откатить сотни ошибочно созданных карточек вручную — долго и больно.

Виды номенклатуры: как они меняют карточку и выбор

Вид номенклатуры — это шаблон, который определяет поведение карточки. В 1С:Управление торговлей и ERP он задаёт:

• тип позиции — товар, услуга, работа, тара, набор;
• используются ли характеристики и серии;
• набор дополнительных реквизитов;
• шаблон наименования для автозаполнения.

Справочник «Виды номенклатуры» открывается из формы списка номенклатуры (команда в меню или на панели) либо из раздела НСИ. Создавать новый вид под каждую мелочь не нужно — хватает нескольких: «Товар», «Услуга», «Тара».

В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм проще. Там у карточки есть поле вид номенклатуры (товары, материалы, продукция, услуги и т. д.), и именно от него через регистр «Счета учёта номенклатуры» подставляются счета в проводки. Если товар встаёт не на тот счёт — проверяйте сначала вид номенклатуры в карточке, затем настройки счетов учёта.

Тип из вида номенклатуры влияет и на то, в какие документы попадёт позиция. Товар встаёт в складские документы и формирует остатки; услуга или работа складских остатков не имеет и в документ перемещения её выбрать нельзя. Поэтому, если нужной позиции «не видно» при выборе в конкретном документе, первым делом смотрят её тип — не услуга ли это там, где ждут товар.

Вывод простой: вид номенклатуры задают один раз при создании карточки и потом стараются не менять. Смена вида у позиции, по которой уже есть движения, может перетащить её на другой счёт и разъехать остатки.

Характеристики и серии: когда это одна позиция, а когда разные

Главный вопрос при заведении похожих товаров: завести одну карточку с разновидностями или несколько отдельных? От ответа зависит, как вы будете выбирать позицию в документах и как увидите остатки.

• Характеристики — это разновидности одного товара: размер, цвет, комплектация. Футболка одна, а характеристики — «S белая», «M чёрная». Остаток можно смотреть и общий по товару, и в разрезе характеристик.
• Серии — партии одного товара с номером, сроком годности, сертификатом. Нужны там, где важно отслеживать конкретную партию (продукты, лекарства, стройматериалы с паспортом).
• Отдельные карточки — когда позиции действительно разные товары с разными артикулами и ценами, а не варианты одного.

Включают характеристики и серии флажками в виде номенклатуры. Для характеристик выбирают вариант: индивидуальные для каждой позиции или общие для всех товаров этого вида. Для серий указывают политику учёта — что именно контролируем (только номер, номер и срок годности и т. д.).

Штрихкоды: как выбирать позицию сканером

Штрихкод привязывает физический товар к карточке. Отсканировали — программа сама нашла и подставила позицию в документ. Это самый быстрый и защищённый от опечаток способ выбора.

Где хранятся штрихкоды: в карточке номенклатуры есть команда (или закладка) «Штрихкоды». Там можно:

1. ввести штрихкод вручную с упаковки;
2. сгенерировать внутренний штрихкод, если у товара его нет;
3. привязать несколько штрихкодов к одной позиции (разные упаковки, фасовки).

Чтобы сканер заработал в документах, подключают торговое оборудование: в типовых конфигурациях это раздел Администрирование → Подключаемое оборудование. Сканер добавляют как устройство, выбирают драйвер, проверяют тестовым сканированием.

Для розницы и выездной торговли выбор сканером — это ещё и ускорение кассы: кассир не ищет товар в списке руками, а проводит сканером. При этом важно, чтобы один штрихкод не висел на двух карточках — иначе касса подставит не ту.

Если штрихкода на упаковке нет (например, товар собственного производства или развес), 1С умеет сгенерировать внутренний штрихкод и распечатать этикетку. Печать этикеток и ценников обычно вызывается из списка номенклатуры или из документа поступления командой «Печать этикеток и ценников». Так товар получает свой код, по которому его дальше выбирают сканером.

Дубли в справочнике: как найти и объединить

Дубли — главная болезнь справочника номенклатуры. Один товар под тремя карточками означает, что остатки, себестоимость и продажи размазаны по трём строкам и нигде не видны целиком.

Искать и убирать дубли вручную опасно: нельзя просто удалить лишнюю карточку, если по ней были движения. Для этого есть штатная обработка «Поиск и удаление дублей» — обычно в разделе Администрирование → Обслуживание (в группе корректировки данных).

Как она работает:

1. выбираете справочник «Номенклатура» и правило сравнения (по наименованию, по артикулу);
2. обработка показывает группы похожих позиций;
3. для каждой группы отмечаете, какая карточка — главная (остаётся), остальные помечаются как дубли;
4. обработка заменяет ссылки на дубли главной карточкой во всех документах и помечает дубли на удаление.

Чтобы дубли не копились заново:

• приучите сотрудников искать позицию перед созданием новой карточки;
• ведите артикулы — по ним дубли ловятся надёжнее, чем по наименованию;
• ограничьте право создания номенклатуры кругом ответственных, остальным оставьте только выбор из готового.

Частые вопросы