Поставщик в документах 1С: найти в базе, завести карточку, договор и счёт

Поставщика в 1С выбирают в поле Контрагент документа поступления: начните набирать наименование или ИНН, и программа предложит совпадения из справочника. Если поставщика в списке нет, его создают прямо из этого поля, а договор подставится сам, когда он у контрагента один.

Частая ошибка — сразу нажимать «Создать», не проверив базу. Так в справочнике появляются три «ООО Ромашка» с одним ИНН, а взаиморасчёты по 60 счёту расползаются по разным карточкам. Поэтому порядок такой: сначала поиск, потом новая карточка, договор, банковский счёт и всё остальное. Ниже пути для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11.

Сначала проверьте, нет ли поставщика в базе

Поиск занимает минуту и спасает от дублей. Удобнее всего искать по ИНН: наименование могут записать по-разному («Ромашка», «ООО Ромашка», «Ромашка ООО»), а ИНН у организации один.

Как искать:

1. Откройте список и нажмите Ctrl+F или встаньте в строку поиска над списком.
2. Введите ИНН полностью. Если ничего не нашлось — повторите поиск по ключевому слову из названия, без «ООО» и кавычек.
3. Проверьте, нет ли поставщика в другой группе или в помеченных на удаление. Помеченные отображаются в списке с крестиком.
4. Нашли — откройте карточку и сверьте КПП. У одной организации с одним ИНН может быть несколько обособленных подразделений с разными КПП.

Перед объединением дублей сделайте резервную копию базы . Обработка меняет ссылки в проведённых документах, и откатить это вручную долго.

Как выбрать поставщика прямо в документе

В документе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) поле Контрагент работает как поиск:

• 🔎 набираете 3-4 буквы названия или первые цифры ИНН — появляется выпадающий список;
• 📂 кнопка с тремя точками открывает полный справочник с группами и поиском;
• ➕ ссылка Создать внизу выпадающего списка открывает новую карточку, если поставщика нет.

После выбора программа заполняет Договор. Если договоров несколько, подставится основной или придётся выбрать вручную.

Новая карточка поставщика: что заполнить обязательно

Когда поиск ничего не дал, создайте карточку. В Бухгалтерии 3.0 — кнопкой Создать в списке контрагентов.

Заполнение по ИНН

Самый быстрый путь — ввести ИНН и нажать Заполнить. Программа подтянет из ЕГРЮЛ или ЕГРИП наименование, полное наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Для этого нужна подключённая интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Без интернет-поддержки поля заполняют вручную по выписке из ЕГРЮЛ. Выписку можно бесплатно получить на сайте ФНС.

Поля карточки

Проверка контрагента

В Бухгалтерии 3.0 есть сервис проверки контрагентов по базе ФНС. Он работает при подключённой интернет-поддержке и показывает в карточке и в документах, если ИНН/КПП не найдены в ЕГРЮЛ или организация ликвидирована.

Для налоговой это не формальность. Статья 54.1 НК РФ позволяет снять вычет НДС и расходы, если сделку исполнил не тот контрагент, что указан в документах. Сохраните выписку и проверку на дату заключения договора — это часть должной осмотрительности.

Договор с поставщиком и условия расчётов

Договор в 1С — это не скан бумаги, а аналитика для 60 счёта. По нему программа разносит долги, авансы и курсовые разницы.

Создание договора в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте карточку поставщика и перейдите по ссылке Договоры.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Вид договора выберите С поставщиком. Это главное поле: от вида зависит, какие документы можно оформить по договору.
4. Укажите Организация — договор привязан к одной вашей организации. Если в базе их несколько, договор для каждой нужен свой.
5. Заполните номер и дату договора как в бумажном экземпляре: они попадают в печатные формы.
6. Выберите валюту расчётов. Для рублёвого договора менять ничего не нужно.
7. Нажмите Записать и закрыть.

Если договор у поставщика один, отметьте его как основной в карточке контрагента. Тогда он будет подставляться в документы без вашего участия.

Какой вид договора когда выбирать

Мини-пример: два договора с одним поставщиком

ООО «Альфа» поставляет вам бумагу по договору № 15 и одновременно арендует у вас склад. Заводим одну карточку и два договора:

• 📄 «Договор поставки № 15» — вид С поставщиком, по нему поступления на 60.01;
• 📄 «Договор аренды № 3» — вид С покупателем, по нему реализация услуг аренды на 62.01.

В акте сверки и ОСВ суммы разойдутся по договорам. Если долг «Альфы» за аренду 40 000 ₽, а ваш долг за бумагу 25 000 ₽, зачёт на 25 000 ₽ оформляют отдельным документом взаимозачёта, и у «Альфы» остаётся долг 15 000 ₽.

Валюта и условные единицы

Если цена в договоре в долларах или евро, а платите в рублях, выберите валюту договора и отметьте расчёты в условных единицах. Программа будет пересчитывать задолженность по курсу и формировать разницы. Ставить этот флажок «на всякий случай» не надо: без валютных условий он только усложнит учёт.

Счета учёта расчётов

По умолчанию поставщик учитывается на 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы выданные). Другие счета задают в регистре Счета учета расчетов с контрагентами: в Бухгалтерии 3.0 он находится в разделе Справочники, группа «Покупки и продажи». Пример: поставщик-иностранец в валюте — 60.21 и 60.22.

Соглашения в Управлении торговлей 11

В УТ 11 условия закупки (цены, оплата, порядок поставки) хранят в соглашении с поставщиком, а юридическую часть — в договоре. И то и другое включают отдельными флажками в настройках раздела закупок, в НСИ и администрирование. Если флажки выключены, документы оформляют без соглашения и договора.

Банковский счёт поставщика

Без банковского счёта не получится создать платёжное поручение: программа не знает, куда платить.

1. В карточке контрагента перейдите по ссылке Банковские счета.
2. Нажмите Создать.
3. Введите БИК банка. Наименование, город и корреспондентский счёт заполнятся из классификатора банков.
4. Введите номер расчётного счёта — 20 цифр.
5. Запишите счёт и выберите его основным в карточке контрагента.

Реквизиты берите из договора или из письма поставщика на бланке. Номер счёта из УПД или счёта на оплату тоже подходит, но при смене реквизитов поставщик должен сообщить о ней официально. Если пришло письмо с «новыми реквизитами» — позвоните поставщику по известному вам номеру, прежде чем платить.

Перед первой оплатой

Номенклатура поставщика: как связать его товары с вашими

У поставщика товар называется «Бумага А4 Снегурочка 80 г, 500 л.», у вас — «Бумага офисная А4». Чтобы не сопоставлять строки вручную при каждой поставке, используют номенклатуру поставщика.

В Бухгалтерии 3.0

Номенклатура контрагентов в основном нужна для электронного документооборота. Когда УПД приходит по ЭДО, программа предлагает сопоставить каждую строку поставщика с позицией вашего справочника. Сопоставление запоминается: со следующей поставки строки заполнятся сами.

Если документы приходят на бумаге, сопоставления нет — номенклатуру выбирают в табличной части поступления вручную. Ускорить ввод помогает кнопка подбора и копирование прошлого документа этого поставщика.

В Управлении торговлей 11

В УТ 11 есть отдельный справочник номенклатуры поставщиков, его включают в настройках закупок. Для каждой позиции указывают артикул и наименование поставщика и связывают их с вашей номенклатурой. Это удобно, если заказы поставщику печатаются в его терминах.

Там же регистрируют цены поставщика документом регистрации цен. Тогда при заказе программа подставляет последнюю известную цену — и можно сравнить, у кого из поставщиков одна позиция дешевле.

Контакты, адреса и ваша организация в связке с поставщиком

Контактная информация влияет на печатные формы и на работу менеджеров.

Адреса и телефоны

В карточке контрагента есть блок контактной информации:

• 🏢 юридический адрес — попадает в счета-фактуры и УПД, заполняется по ИНН;
• 📦 фактический адрес — куда ездит водитель за товаром;
• 📞 телефон и электронная почта — почта нужна, чтобы отправлять заказы и акты сверки из 1С.

Контактные лица

По ссылке Контактные лица в карточке заводят менеджера, бухгалтера, директора поставщика. Для каждого — должность, телефон, почта. Когда в отделе закупок три человека, это экономит десятки «а кто у них отвечает за отгрузки?».

Своя организация

Если в базе ведётся учёт нескольких ваших организаций, один поставщик может работать со всеми. Карточка контрагента общая, а договоры — свои у каждой организации. В документе сначала выбирают Организация, потом Контрагент: в поле Договор программа покажет только договоры этой организации.

Где чаще всего ошибаются при выборе поставщика

Ошибки здесь не видно сразу. Они всплывают при сверке, сдаче декларации по НДС или первой оплате.

Частые вопросы