Выбор склада в документах 1С 8.3: от реализации до инвентаризации

Склад в 1С 8.3 выбирают в шапке документа, в поле Склад: кнопка выбора открывает список складов, отбор работает по первым буквам названия. Если поля нет, в базе выключена настройка «Несколько складов»: в Бухгалтерии 3.0 она находится в Главное → Функциональность на вкладке «Запасы», в Управлении торговлей 11 — в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.

Типичная ситуация: компания открыла второй склад, кладовщик выписывает накладную, а программа упорно ставит старый склад или вовсе не даёт его поменять. Чтобы правильно выбрать склад в 1С, нужно проверить три вещи: функциональность, склад по умолчанию у пользователя и его права. Ниже всё по порядку, на примерах БП 3.0 и УТ 11.

Подготовка: что включить, чтобы склад можно было выбирать

Пока в базе один склад, 1С прячет поле и подставляет его сама. Это нормально для маленькой фирмы. Как только мест хранения становится два и больше, включите учёт по складам.

Бухгалтерия 3.0:

1. Откройте Главное → Функциональность, вкладка «Запасы».
2. Поставьте флажок «Несколько складов».
3. Зайдите в Справочники → Товары и услуги → Склады и создайте нужные склады.
4. В настройках плана счетов (раздел «Главное») проверьте, ведётся ли учёт запасов по складам: по количеству или по количеству и сумме.

Управление торговлей 11:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Включите «Несколько складов».
3. Склады создаются в НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины.

Тип склада в БП 3.0

У склада в Бухгалтерии есть тип, и от него зависит, в каких документах склад удобно выбирать:

• 🏬 Оптовый — обычный склад для поступлений, реализаций и перемещений.
• 🛒 Розничный — магазин с кассой; для него задают тип цен, по которому считается розничная стоимость.
• 🏪 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — точка без учёта остатков по номенклатуре в 1С; товар, переданный туда, учитывается суммой.

Тип склада меняйте до начала работы с ним. После проведения документов смена типа ломает остатки и выручку за прошлые периоды.

Выбор склада в реализации и поступлении

Бухгалтерия 3.0

Документ продажи открывается из Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Склад стоит в шапке и действует на все строки табличной части «Товары».

1. Создайте документ, выберите организацию и контрагента.
2. В поле Склад нажмите кнопку выбора или начните вводить название.
3. Заполните товары. Кнопка подбора покажет остатки именно выбранного склада.
4. Проведите документ.

Одна накладная в БП — один склад. Если клиент забирает товар с двух складов, оформите две реализации или сначала переместите товар на один склад.

Поступление (Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)) устроено так же: склад в шапке, товар приходуется туда.

Управление торговлей 11

Список продаж — Продажи → Документы продаж. Склад также выбирается в шапке документа «Реализация товаров и услуг». Есть два отличия от БП.

• 📦 Склады в табличной части. В настройках раздела «Склад и доставка» можно разрешить указывать склад в строках документов. Тогда в одной реализации товары отгружаются с разных складов, а поле склада в строке выбирается так же, как в шапке.
• 🗂 Группы складов. Склады объединяют в группы. В заказе клиента вместо конкретного склада можно указать группу, а конкретный склад определить при отгрузке. Возможность выбрать группу задаётся в карточке группы складов.

Если реализация вводится на основании заказа, склад переходит из заказа. Менять его в реализации можно, но тогда расходится обеспечение заказа: резерв останется на одном складе, а отгрузка пойдёт с другого.

Склад по умолчанию: персональные настройки и рабочие места

Чтобы не выбирать склад вручную в каждом документе, задайте значение по умолчанию. Его 1С подставит в новые документы.

В Бухгалтерии 3.0 есть два способа:

1. В списке складов выделите нужный и нажмите Использовать как основной. Основной склад выделяется в списке жирным.
2. В Главное → Персональные настройки укажите основной склад для текущего пользователя (поле может называться «Основной склад» в группе значений для подстановки).

Персональная настройка действует только для одного пользователя. Это удобно, когда у каждого кладовщика свой склад: Иванов работает на складе «Север», Петрова на «Юге», и каждому программа подставляет его склад.

В Управлении торговлей 11 основные значения пользователя задаются в персональных настройках: там есть склад, организация, вид цен. Администратор может заполнить их за пользователя через НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.

Рабочие места кассиров и кладовщиков

Для розницы выбор склада обычно не делает человек, а задаёт настройка:

• 🧾 Касса ККМ в УТ 11 привязана к магазину (складу). Чек, пробитый на этой кассе, спишет товар с её магазина. Кассир склад не выбирает.
• 🛒 Розничный склад в БП: продажи за смену оформляются отчётом о розничных продажах, где склад выбирается один раз на отчёт.
• 💻 Терминальные сервера. Если несколько кладовщиков работают под одним пользователем 1С, персональная настройка у них общая. Заведите каждому своего пользователя, иначе склад «по умолчанию» будет одинаковым для всех.

Выбор склада в перемещении и инвентаризации

Перемещение товаров

В перемещении выбирают сразу два склада: откуда товар уходит и куда приходит.

Бухгалтерия 3.0 (Склад → Перемещение товаров):

1. В поле «Отправитель» выберите склад, с которого забираете товар.
2. В поле «Получатель» укажите склад, на который он поступает.
3. Заполните товары. Подбор показывает остатки склада-отправителя.
4. Проведите и распечатайте накладную на перемещение.

Если в учётной политике БП розница учитывается по продажной стоимости, перемещение на розничный склад переоценивает товар по розничным ценам этого склада. Значит, до перемещения для склада должен быть задан тип цен, а цены установлены. Перемещение на НТТ списывает товар с количественного учёта.

Управление торговлей 11 (Склад и доставка → Перемещения товаров): тот же принцип, отправитель и получатель в шапке. При ордерной схеме перемещение только фиксирует намерение, а физический расход и приход оформляют складские ордера.

Инвентаризация

Склад в инвентаризации выбирается один на документ. Пересчитать два склада одним документом нельзя: на каждый нужен свой.

1. В БП откройте Склад → Инвентаризация товаров, создайте документ.
2. Выберите организацию и склад.
3. Нажмите «Заполнить» и выберите заполнение по остаткам. Программа подтянет учётные остатки выбранного склада на дату документа.
4. Внесите фактическое количество и проведите.
5. На основании инвентаризации создайте оприходование излишков и списание недостач. Склад перейдёт в них автоматически.

В УТ 11 при ордерной схеме пересчёт ведут складские документы пересчёта, а склад для них тоже выбирают один.

Перед заполнением по остаткам проверьте дату документа. Если поставить вчерашнее число, а реализации уже прошли сегодня, 1С возьмёт остатки до них, и в инвентаризации появятся мнимые излишки.

Адресное хранение: склад выбирают в документе, ячейку — на складе

Адресное хранение есть в УТ 11 и более старших решениях. В Бухгалтерии 3.0 его нет: там учёт ведётся с точностью до склада, ячеек нет.

В УТ 11 адресное хранение работает только вместе с ордерной схемой. Логика такая:

• 📄 Менеджер в реализации выбирает только склад. Ячейку он не указывает и не должен.
• 📋 Складской работник получает задание на отбор и собирает товар из ячеек, которые подобрала программа или указал старший кладовщик.
• 📦 Расходный ордер фиксирует фактическую отгрузку со склада.

Склад с адресным хранением в документе продажи выбирается так же, как обычный. Разница начинается после проведения: товар не уходит со склада, пока не оформлены складские документы. Менеджеру кажется, что реализация «не списала» остаток, хотя это нормальное поведение ордерной схемы.

Права доступа и видимость складов для пользователей

Иногда склад есть в справочнике, а пользователь его не видит. Причина обычно в правах.

Управление торговлей 11 умеет ограничивать доступ на уровне записей:

1. Включите ограничение в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав, флажок ограничения доступа на уровне записей.
2. Откройте группу доступа пользователя.
3. Для вида доступа «Склады» укажите разрешённые склады или группы складов.
4. Сохраните. Пользователь увидит в списке выбора только свои склады и не сможет открыть документы чужих.

Бухгалтерия 3.0 ограничивает записи только по организациям. Скрыть от пользователя отдельный склад внутри одной организации типовыми средствами нельзя. Варианты:

• разнести склады по разным организациям, если это соответствует реальной структуре;
• задать каждому кладовщику основной склад, чтобы он работал в своём по умолчанию;
• доработать ограничение расширением конфигурации у программиста.

Ошибки при выборе склада и как их исправить

Если ничего не помогло

Бывает, что склад упорно подставляется один и тот же даже после смены всех настроек. Тогда помогает очистка сохранённых настроек форм пользователя. Её делает администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей: выберите пользователя и очистите настройки внешнего вида и прочие сохранённые настройки. Данные базы не пострадают, но у пользователя сбросятся настроенные колонки и отборы списков. Делайте это, когда пользователь вышел из программы.

Частые вопросы