Подотчетные суммы в 1С Бухгалтерии 3.0: от распоряжения до проводки Дт 71.01

Чтобы выдать деньги под отчет в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0), откройте Банк и касса → Кассовые документы, нажмите Выдача и выберите вид операции «Выдача подотчетному лицу». Программа сама подставит счет 71.01 и при проведении сделает проводку Дт 71.01 Кт 50.01, а расходный кассовый ордер по форме КО-2 распечатается кнопкой Печать.

Если деньги уходят на карту сотрудника, вместо РКО нужен документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» — тогда проводка будет Дт 71.01 Кт 51.

Что проверить до выдачи подотчетных денег

Сама операция в 1С занимает минуту. Ошибки обычно возникают раньше — в бумагах и в справочниках.

Документ-основание

По правилам кассовых операций наличные под отчет выдают по распорядительному документу организации (приказу, распоряжению) или по заявлению работника. В основании указывают сумму и срок, на который выдаются деньги.

• 📝 Один приказ может покрывать несколько выдач — например, «выдавать водителю Петрову на ГСМ до 15 000 руб. в месяц».
• 📅 Срок отчета считается от даты, указанной в основании. Авансовый отчет сотрудник сдает не позднее 3 рабочих дней после окончания этого срока или после выхода на работу.
• 🔁 Действующие правила не запрещают выдать новый аванс, если по старому еще не отчитались. Но многие организации вводят такой запрет сами — проверьте свое положение об учете расчетов с подотчетными лицами.

Сам приказ в 1С Бухгалтерии не формируется: его готовят в текстовом редакторе или в кадровой программе. В РКО достаточно сослаться на его номер и дату.

Получатель в справочнике

Подотчетником в Бухгалтерии 3.0 выступает элемент справочника Физические лица, а не сотрудник. Проверьте, что в карточке есть:

• 👤 ФИО полностью — оно попадет в строку «Выдать» печатной формы;
• 🪪 паспортные данные — из них 1С заполнит поле «По документу» в РКО;
• 💳 номер счета или карты — если деньги переводятся безналом.

Подотчетным лицом может быть не только штатный работник. Деньги можно выдать и исполнителю по договору ГПХ, если это прописано в договоре и в вашем локальном акте.

Остаток в кассе

Перед выдачей наличных посмотрите, сколько денег числится в кассе на эту дату. Быстрее всего — через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету со счетом 50.01.

Оформляем выдачу наличных под отчет: документ РКО в 1С 8.3

Шаг 1. Создайте документ

1. Перейдите в Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача — откроется новый документ «Выдача наличных» (это и есть РКО).
3. В поле Вид операции выберите «Выдача подотчетному лицу».

Список видов операций зависит от того, что выбрано: при «Выдаче подотчетному лицу» форма перестраивается, и в ней появляются поля именно для этого случая.

Шаг 2. Заполните шапку

Счет 71.01 — это расчеты с подотчетными лицами в рублях. Для валютных авансов (командировки за границу) используется 71.21, но выдача валюты идет через валютную кассу, и это отдельный сценарий.

Основание, приложение и реквизиты печатной формы

Нижняя часть документа заполняет поля РКО, которые подпишет кассир и получатель. Пропустить их — значит получить ордер с пустыми строками.

Что писать в каждом поле

• 📌 Выдать — ФИО получателя в дательном падеже: «Петрову Ивану Сергеевичу». 1С подставляет имя из справочника, но падеж часто приходится поправить руками.
• 📌 По документу — паспорт: серия, номер, кем и когда выдан. Заполняется из карточки физлица, если там есть данные.
• 📌 Основание — цель выдачи: «На хозяйственные нужды», «На приобретение ГСМ», «На командировочные расходы».
• 📌 Приложение — реквизиты распорядительного документа или заявления: «Приказ № 14 от 03.10.2026».

Пример заполнения

Водителю Петрову по приказу № 14 от 03.10.2026 выдают 12 000 руб. на топливо сроком на 10 календарных дней.

• Получатель: Петров Иван Сергеевич.
• Сумма: 12 000,00.
• Основание: «На приобретение ГСМ».
• Приложение: «Приказ № 14 от 03.10.2026».

После этого нажмите Провести и закрыть. Номер документа 1С присвоит сама при записи.

Проводки по выдаче денег под отчет и отражение в учете

Посмотреть результат можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» в командной панели документа).

В аналитике счета 71.01 1С хранит физлицо. Поэтому по каждому подотчетнику остаток виден отдельно, и закрывается он авансовым отчетом именно этого человека.

Выдача под отчет на банковскую карту

Безналичная выдача удобна, когда сотрудник в командировке или касса не ведется вовсе.

1. Создайте документ через Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу».
3. Укажите получателя, сумму, счет 71.01 и статью ДДС.
4. В назначении платежа напишите «Перечисление под отчет на … по приказу № … от …». Так банк и налоговая не спутают эти деньги с зарплатой.

Обычно такой документ создается при загрузке выписки из банка, а платежное поручение готовят заранее с тем же видом операции.

Наличные из выручки

Выдавать подотчетные суммы из наличной выручки разрешено: правила наличных расчетов прямо допускают такое расходование. Отдельно снимать деньги в банке не нужно.

При этом помните про лимит расчетов наличными между организациями — 100 000 руб. по одному договору. Если подотчетник будет платить поставщику-юрлицу наличными, этот лимит действует и для него.

Расходный кассовый ордер, кассовая книга и подписи

Печать РКО

В открытом документе нажмите Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2). Форма откроется с заполненными реквизитами.

• ✍️ Подписывают руководитель и главный бухгалтер (или один руководитель, если он ведет учет сам).
• ✍️ Получатель пишет сумму прописью, ставит дату и подпись.
• ✍️ Кассир подписывает после выдачи денег.

Если в «Ответственных лицах» организации не заполнены руководитель и кассир, строки подписей останутся пустыми. Проверьте их в карточке организации, в разделе с ответственными лицами.

Кассовая книга

Каждый проведенный РКО попадает в кассовую книгу. Ее формируют отчетом Кассовая книга в разделе Банк и касса.

• 📒 Лист кассовой книги выводится за каждый день, когда были кассовые операции.
• 📒 Если ИП ведет книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу он может не вести — это упрощенный порядок.
• 📒 Субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит остатка кассы, но кассовые документы оформляют как все.

Электронные кассовые документы

РКО и кассовую книгу можно вести в электронном виде с электронной подписью. Тогда печатная форма нужна только как просмотр, а подписи ставят в ЭДО-контуре. Если в организации так не настроено, работайте с бумажными экземплярами.

Как контролировать задолженность подотчетных лиц в 1С

Выдать деньги — половина дела. Вторая половина — вовремя получить авансовый отчет.

Отчеты для сверки

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 — показывает остаток по каждому физлицу. Дебетовое сальдо — сотрудник должен отчитаться или вернуть деньги, кредитовое — организация должна ему перерасход.
• 📊 Карточка счета 71.01 с отбором по физлицу — все выдачи и все авансовые отчеты одного человека по датам.
• 📊 Анализ субконто по виду «Работники организации» или «Физические лица» — когда нужен срез по нескольким счетам сразу.

Пример: сверяем долг

Петрову выдали 12 000 руб. 03.10. 15.10 он сдал авансовый отчет на 10 850 руб.

• Дебет 71.01: 12 000.
• Кредит 71.01 (авансовый отчет): 10 850.
• Остаток долга: 12 000 − 10 850 = 1 150 руб.

Эти 1 150 руб. Петров вносит в кассу. Оформляете «Поступление наличных» с видом «Возврат от подотчетного лица» — и сальдо по нему становится нулевым.

Когда долг не возвращен

Если в установленный срок сотрудник не отчитался и не вернул деньги, у организации есть варианты:

1. Удержать сумму из зарплаты — по правилам Трудового кодекса, с согласия работника и в пределах ограничений по размеру удержаний.
2. Взыскать долг в обычном порядке.
3. Признать сумму доходом сотрудника и удержать с нее НДФЛ. Этот вариант лучше обсудить с юристом или налоговым консультантом: есть разные позиции о дате получения дохода.

Что делать в нестандартных случаях

Выдать нужно сразу нескольким сотрудникам

Под каждого получателя оформляется свой РКО. Общей ведомости для подотчета в 1С Бухгалтерии нет — платежная ведомость предназначена для зарплаты, и через нее подотчет оформлять неправильно.

Подотчет директору

Директор — такое же подотчетное лицо. Приказ на выдачу он подписывает сам себе, а в РКО указывается как получатель. Счет и проводки не отличаются.

Деньги выдал сам директор из своих средств

Это уже не выдача под отчет. Если директор оплатил расходы компании личными деньгами, оформляется авансовый отчет без предварительной выдачи. После проведения по счету 71.01 возникнет кредитовое сальдо — долг организации перед ним, который гасится выдачей из кассы или переводом.

Аванс на командировку

Командировочный аванс оформляется тем же РКО с видом «Выдача подотчетному лицу». Отличается только основание: приказ о командировке и расчет аванса.

• 🧳 В сумму обычно включают проезд, проживание и суточные за все дни поездки.
• 🧳 В поле «Основание» пишут «Аванс на командировочные расходы», в «Приложении» — номер и дату приказа о командировке.
• 🧳 Срок отчета — 3 рабочих дня после возвращения из поездки.

Пример: командировка на 4 дня, суточные 700 руб. в день, гостиница 3 500 руб. за ночь на 3 ночи, билеты 9 600 руб. Аванс: 4 × 700 + 3 × 3 500 + 9 600 = 2 800 + 10 500 + 9 600 = 22 900 руб.

Если командировка отменилась, сотрудник возвращает весь аванс в кассу. Оформляется приходный ордер с видом «Возврат от подотчетного лица», и сальдо по 71.01 обнуляется без авансового отчета.

Нужно исправить проведенный РКО

Если кассовая книга за день еще не сформирована окончательно, исправьте документ и проведите его заново. Если книга уже подписана, корректнее оформить исправление новыми документами: сторно и правильную выдачу. Это сохранит нумерацию и остатки.

Частые вопросы