Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от счёта поставщика до печати М-2

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 выдают документом «Доверенность»: раздел Покупки → Доверенности, кнопка Создать. Укажите сотрудника, поставщика, срок действия и список ценностей, проведите документ и распечатайте форму М-2 через кнопку Печать. Быстрее всего — создать доверенность прямо из счёта поставщика: товары и контрагент подтянутся сами.

Способов два, и выбирают их по ситуации. Из счёта поставщика — когда есть счёт и понятно, что именно забирать. Вручную из списка — когда счёта нет, а водитель едет на склад «за тем, что отгрузят по договору».

Что подготовить в базе до выдачи доверенности

Документ сам по себе простой. Ошибки на печати почти всегда идут из справочников, которые заполнили не до конца.

Проверьте три вещи:

• 👤 Физическое лицо получателя. Доверенность выдают физлицу, а не должности. В карточке физлица должен быть заполнен документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан. Эти данные печатаются в бланке. Путь — Справочники → Физические лица или карточка сотрудника в разделе Зарплата и кадры → Сотрудники.
• 🏢 Ответственные лица организации. Подписи руководителя и главного бухгалтера на бланке берутся из карточки организации (Главное → Организации, ссылка на ответственных лиц в карточке). Если руководитель сменился, добавьте нового с датой начала — иначе на новой доверенности окажется старая фамилия.
• 🏦 Банковский счёт организации. В форме М-2 есть строка со счётом и банком. Если счетов несколько, основной должен быть отмечен в карточке организации.

Как создать доверенность в 1С: два способа

Способ 1. На основании счёта поставщика

Подходит, когда поставщик прислал счёт и вы занесли его в базу документом «Счёт от поставщика».

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков и найдите нужный счёт.
2. В командной панели нажмите кнопку создания на основании и выберите Доверенность.
3. Программа перенесёт организацию, контрагента, договор и табличную часть с товарами.
4. Останется выбрать физлицо-получателя и проверить срок.

Плюс способа: номенклатура в доверенности совпадает со счётом один в один. Кладовщику поставщика не к чему придраться.

Способ 2. Вручную из списка доверенностей

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку и табличную часть (подробно — в следующем разделе).
4. Нажмите Провести и закрыть.

Ручной вариант нужен, когда счёта нет: забирают давальческое сырьё, возвратную тару, бланки строгой отчётности или ценности по договору без предварительного счёта.

Заполнение реквизитов доверенности и печатные формы М-2, М-2а

Шапка документа

Срок действия закон не ограничивает. По ст. 186 ГК РФ, если срок в доверенности не указан, она действует год со дня совершения. Для получения ТМЦ на практике ставят короткий срок — от нескольких дней до двух-трёх недель, под конкретную поставку. Длинный срок — лишний риск: бланк с подписью директора живёт у сотрудника месяцами.

Если сотрудник регулярно забирает товар у одного поставщика, выдают доверенность на период — например, на месяц или квартал. В табличной части тогда пишут не конкретные позиции, а обобщённо: «Товары по договору поставки № 12 от 15.01». Поставщик в таком случае обычно просит копию или второй экземпляр бланка для своего архива. Для разовой поставки период не нужен: срок ставят на несколько дней вперёд от планируемой даты получения.

Доверенность без даты выдачи ничтожна — это прямое требование ст. 186 ГК РФ. В 1С дата заполняется всегда, но при ручной правке бланка в Excel её иногда стирают. Не делайте так.

Табличная часть «Товары»

Каждая строка — наименование ценности, единица измерения и количество. Можно выбирать номенклатуру из справочника, а можно ввести текстом: например, «Товарно-материальные ценности по счёту № 145 от 03.10». Второй вариант удобен, когда состав поставки заранее неизвестен.

Количество в форме М-2 печатается прописью. Проверьте, что единицы измерения те же, что в счёте поставщика: «упак» и «шт» на складе поставщика — разные вещи.

Печать М-2 и М-2а

Кнопка Печать в документе предлагает две формы:

• 📄 М-2 — бланк с отрывным корешком. Корешок остаётся у вас как контроль выдачи. Подходит большинству организаций.
• 📄 М-2а — бланк без корешка. Его применяют, когда доверенностей много и учёт выдачи ведут в журнале.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы не обязательны (ст. 9 закона № 402-ФЗ), но М-2 привычна поставщикам, и с ней меньше вопросов на складе.

На распечатанной доверенности сотрудник ставит образец своей подписи. Подписывает документ руководитель или другое лицо, уполномоченное учредительными документами (ст. 185.1 ГК РФ). Печать по закону не обязательна. Ставят её, только если использование печати закреплено в уставе или внутренних документах.

Выдача доверенности и регистрация в журнале

После подписи бланк отдают сотруднику. В этот момент выдачу регистрируют — чтобы потом знать, у кого на руках действующие полномочия.

Список доверенностей как журнал учёта

Сам список Покупки → Доверенности удобно использовать как журнал выданных доверенностей. В нём видны номер, дата, получатель и поставщик. Для бумажного журнала:

1. Отберите доверенности за период.
2. Настройте колонки через Ещё → Изменить форму, если нужно добавить срок действия.
3. Выведите таблицу через Ещё → Вывести список, сохраните или распечатайте.

Сотрудник расписывается в журнале или на корешке М-2 о получении бланка. Если журнал ведёте в электронном виде, подпись берут на распечатке за месяц.

Что хранить и когда закрывать доверенность

После получения ценностей сотрудник сдаёт в бухгалтерию накладную или УПД поставщика. Доверенность остаётся у поставщика — она нужна ему как основание для отпуска товара.

В 1С закройте цикл так:

1. Оформите поступление товаров (Покупки → Поступление (акты, накладные, УКД)).
2. В поле Комментарий документа «Доверенность» запишите номер и дату поступления — так проще сверять журнал.
3. Корешок М-2 подшейте к документам по поставке.

Аннулирование неиспользованной доверенности и архив

Бывает, что поставка сорвалась, сотрудник уволился или в счёте поменялся состав. Доверенность нужно отменить и в бумаге, и в базе.

Отмена полномочий по закону

Выдавший доверенность вправе отменить её в любой момент (ст. 188 ГК РФ). Если ценности не получены:

1. Заберите бланк у сотрудника.
2. Перечеркните его и напишите «Аннулировано», дату и подпись.
3. Если поставщик уже знает о доверенности, сообщите ему об отмене письменно. Пока поставщик не узнал об отмене, действия представителя по ней сохраняют силу для третьих лиц (ст. 189 ГК РФ).

Если сотрудник уволился, доверенность прекращается не автоматически. Её всё равно нужно отозвать: увольнение не входит в перечень оснований из ст. 188 ГК РФ.

Что сделать в 1С

Удалять документ из базы не стоит — номер выпадет из журнала, и при проверке будет «дыра» в нумерации.

Порядок такой:

• ✏️ Откройте доверенность и в комментарии запишите: «Аннулирована, дата, причина».
• 🗂️ Если в организации принято чистить базу, поставьте пометку на удаление, но не запускайте удаление помеченных объектов по этим документам. Пометка видна в списке и служит отметкой «аннулирована».
• 📎 Испорченный бумажный бланк храните вместе с корешками, а не выбрасывайте.

Хранение

Корешки, журнал и аннулированные бланки — первичные документы по поставкам. Срок хранения первички — не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). В 1С документы хранятся без ограничения срока, закрывать период для них отдельно не требуется.

Доверенность на получение ТМЦ и машиночитаемая доверенность — в чём разница

Запрос «выдать доверенность в 1С» сегодня может означать и другое — оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для подписания электронных документов.

Это два разных объекта. Документ «Доверенность» из раздела покупок не превращается в МЧД и не передаётся по ЭДО. Если сотруднику нужно и забирать товар, и подписывать УПД своей КЭП, понадобятся обе.

Ошибки при оформлении доверенности и как их найти

Если не помогло

Если бланк печатается с пустыми полями даже при заполненных справочниках, проверьте, не подключена ли в базе внешняя печатная форма вместо типовой. Это видно в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки: там же можно вернуть стандартный макет. Перед сбросом макета сохраните изменённый вариант в файл — его могли настраивать под требования вашей организации.

Частые вопросы