Аванс на командировку в 1С Бухгалтерии: касса, карта и авансовый отчёт

Командировочные в 1С Бухгалтерии 3.0 выдают как обычный аванс под отчёт: из кассы — документом Банк и касса → Кассовые документы → Выдача с видом операции «Выдача подотчетному лицу», на карту — документом списания с расчётного счёта с видом «Перечисление подотчетному лицу». Проводка в обоих случаях одна: Дт 71.01 Кт 50.01 или Кт 51. Расходы на суточные, билеты и гостиницу попадают в затраты только после авансового отчёта.

Частая ошибка — сразу провести командировочные на счёт затрат 26 или 44 или оформить их как выплату зарплаты. Так делать нельзя: до отчёта сотрудника это ещё не расход, а долг работника перед организацией. Ниже — полный цикл выдачи командировочных в 1С, от карточки сотрудника до закрытия долга по счёту 71.01.

Подготовка: сотрудник, приказ и сумма аванса

Подотчётное лицо в 1С — это не контрагент, а физическое лицо. Поэтому первым делом проверяют карточку в справочнике Справочники → Физические лица (или через Зарплата и кадры → Сотрудники, если зарплата ведётся в той же базе).

Что должно быть заполнено:

• 👤 ФИО полностью — оно попадёт в расходный ордер и платёжку;
• 🪪 паспорт — данные подставляются в строку «По документу» печатной формы РКО;
• 💳 банковский счёт физлица — если деньги пойдут на карту;
• 📄 трудовой договор — командировка бывает только у работника. Исполнитель по договору ГПХ в командировку не направляется, ему оплачивают расходы по условиям договора.

Сумму аванса считают заранее из трёх частей: суточные × число дней, проезд, проживание. Пример: поездка в Казань на 4 дня, суточные по положению о командировках — 1 000 ₽ в день, билеты туда и обратно — 12 800 ₽, гостиница на 3 ночи по 3 500 ₽.

Бухгалтер обычно округляет вверх — например, выдаёт 30 000 ₽. Разницу потом вернут или зачтут по авансовому отчёту.

Выдача командировочных наличными через расходный кассовый ордер

Наличные выдают документом «Выдача наличных» — это и есть расходный кассовый ордер .

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача.
3. В поле вида операции выберите Выдача подотчетному лицу.
4. В поле получателя выберите физлицо из справочника.
5. Укажите сумму — 30 000 ₽.
6. Проверьте счёт учёта: должен стоять 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами в рублях».
7. Выберите статью движения денежных средств для выдачи под отчёт.
8. На закладке для печати проверьте строки «Выдать», «Основание» и «По документу». В основании напишите конкретно: «Аванс на командировку в г. Казань по приказу № 15 от 02.10».
9. Нажмите Провести и закрыть, распечатайте РКО (форма КО-2), дайте сотруднику расписаться.

После проведения документ попадёт в кассовую книгу за этот день. Если касса ведётся в 1С, кассир сразу сверяет остаток по счёту 50.01 с фактическими деньгами.

Перечисление командировочных на банковскую карту сотрудника

Сейчас чаще переводят на карту. Порядок в 1С такой.

Шаг 1. Платёжное поручение

1. Банк и касса → Платежные поручения → Создать.
2. Вид операции — Перечисление подотчетному лицу.
3. Получатель — физлицо, счёт — его банковский счёт из карточки.
4. Назначение платежа: «Перечисление под отчёт на командировочные расходы, приказ № 15 от 02.10. НДС не облагается».
5. Проведите и выгрузите в банк через «Клиент-банк» или 1С:ДиректБанк.

Платёжное поручение проводок не делает. Деньги в учёте спишутся следующим документом.

Шаг 2. Списание с расчётного счёта

После загрузки выписки 1С создаст документ в журнале Банк и касса → Банковские выписки с видом «Перечисление подотчетному лицу». Если выписку загружаете вручную, нажмите в журнале Списание и заполните те же поля. Проводка — Дт 71.01 Кт 51.

Выдача с корпоративной карты

Если у сотрудника корпоративная карта, деньги организации остаются на её счёте до момента оплаты. Тогда долг подотчётного лица возникает при каждой оплате картой или снятии наличных, а отражают это по выписке по карточному счёту. Списание по корпоративной карте в учёте ведут через отдельный счёт денежных средств — 55 или 57, в зависимости от учётной политики. Такая схема удобна, если командировок много: аванс не нужно считать заранее.

Касса или карта — что выбрать

Основание выдачи: приказ о командировке и заявление на подотчёт

По кассовым правилам Банка России деньги под отчёт выдают по одному из двух оснований: по распорядительному документу организации или по письменному заявлению работника. Для командировки удобнее приказ — он у вас всё равно есть.

Как связать основание с документом выдачи в 1С:

• 🔗 Номер и дату приказа пишите в поле «Основание» РКО или в назначении платежа. Тогда при проверке видно, на что выдана сумма.
• 📎 Скан приказа или заявления прикрепите к документу выдачи через присоединённые файлы (значок скрепки в форме документа).
• 🗓 Срок, на который выданы деньги, указывают в приказе. От него считают срок сдачи отчёта: по Положению о командировках — 3 рабочих дня после возвращения.

Отдельного документа «Заявление на выдачу подотчетных сумм» в 1С Бухгалтерии нет. Само заявление оформляют на бумаге или в электронном документообороте компании.

Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года не обязательны. Приказ, билеты и чеки из гостиницы подтверждают даты поездки.

Если зарплату и кадры ведут в 1С:ЗУП, там же оформляют документ «Командировка». Он нужен для расчёта среднего заработка за дни поездки и для табеля, но к выдаче аванса отношения не имеет — аванс всё равно выдаётся в Бухгалтерии.

Авансовый отчёт по командировке: суточные, билеты, гостиница

Когда сотрудник вернулся, долг по счёту 71.01 закрывают авансовым отчётом: Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.

1. В шапке выберите физлицо и организацию.
2. На закладке Авансы укажите документ выдачи — РКО или списание с расчётного счёта. Так отчёт «привяжется» к конкретной выдаче.
3. Расходы по командировке вносят на закладку Прочее. Каждая строка — отдельный документ: билет, счёт гостиницы, суточные.
4. Для каждой строки укажите сумму, счёт затрат и аналитику: например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» — смотря кто ездил.
5. Если в билете или счёте гостиницы выделен НДС, укажите ставку и сумму НДС в строке и отметьте наличие счёта-фактуры. Тогда НДС уйдёт на счёт 19 и его можно будет принять к вычету.
6. Проведите документ и распечатайте форму АО-1.

Суточные сверх нормы

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей. Всё, что выше по вашему положению, — доход сотрудника.

В примере: 4 дня × (1 000 − 700) = 1 200 ₽ сверхнормативных суточных. НДФЛ 13% — 156 ₽. Страховые взносы начисляются на те же 1 200 ₽.

В авансовом отчёте суточные идут в затраты полностью — 4 000 ₽, в налоговом учёте суточные не нормируются. А превышение 1 200 ₽ отражают как доход сотрудника отдельным начислением в зарплатном документе за месяц, в котором утверждён отчёт (код дохода 4800). Если зарплата в ЗУП, это начисление вводят там.

Посчитать свою командировку можно здесь:

Командировка за границу

Аванс в валюте учитывают на счёте 71.21 «Расчёты с подотчётными лицами в валюте». В документе выдачи укажите валюту, 1С пересчитает сумму в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи. Расходы из авансового отчёта принимаются по курсу на дату выдачи аванса, поэтому курсовых разниц по потраченной части не возникает. Переоценивается только остаток, который сотрудник вернул или не отчитал.

Суточные за дни за границей сравнивают с нормой 2 500 ₽, а день пересечения границы на въезде в Россию считают по российской норме. Дата пересечения видна по отметкам в паспорте или посадочным талонам.

Остаток или перерасход

Отчёт на 27 300 ₽ при выдаче 30 000 ₽ — сотрудник возвращает 2 700 ₽. Оформите Банк и касса → Кассовые документы → Поступление с видом операции «Возврат от подотчетного лица»: Дт 50.01 Кт 71.01. Если деньги вернули на расчётный счёт — поступление на расчётный счёт с тем же видом операции.

Если потратил больше выданного, перерасход возмещают выдачей подотчётному лицу на сумму разницы. В основании пишите: «Возмещение перерасхода по авансовому отчёту № … от …».

Проводки и проверка расчётов по счёту 71.01

Полный цикл по примеру с картой:

Если в билетах выделен НДС, часть суммы пойдёт проводкой Дт 19.04 Кт 71.01, а затем — к вычету после регистрации счёта-фактуры.

Как проверить, что командировка закрыта:

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету → счёт 71.01, отбор по сотруднику. Конечное сальдо должно быть нулевым.
• 🔍 Карточка счёта 71.01 по сотруднику показывает все выдачи и отчёты по датам — удобно, если сотрудник ездил несколько раз за месяц.
• ⏳ Дебетовое сальдо, которое висит больше срока сдачи отчёта, — повод напомнить сотруднику или удержать сумму. Удержание из зарплаты возможно только с соблюдением правил ст. 137 ТК РФ: в течение месяца после окончания срока возврата и если работник не оспаривает сумму.

Ошибки при выдаче командировочных в 1С

Выбран неправильный вид операции. Командировочные провели как «Выдача заработной платы» или «Прочий расход». В первом случае 1С попытается закрыть задолженность по счёту 70, во втором — сразу спишет деньги на затраты. Исправление: откройте документ, смените вид операции на выдачу подотчётному лицу и перепроведите.

Получатель — контрагент, а не физлицо. Сотрудника когда-то завели в справочник «Контрагенты» и выдали ему деньги как поставщику через 60 или 76. Долг по 71.01 не возникает, авансовый отчёт закрыть нечего. Создайте физлицо и перевыпустите выдачу.

Авансовый отчёт без ссылки на выдачу. Закладку «Авансы» оставили пустой. Сальдо 71.01 по сотруднику в целом может сойтись, но привязки к поездке нет, а при нескольких выдачах разобраться сложно. Заполните закладку.

Суточные сверх нормы не попали в НДФЛ. Отчёт провели, а начисление на превышение забыли. В 6-НДФЛ и расчёте по взносам доход не отражён. Проверяйте каждый отчёт, где суточные выше 700 ₽ (2 500 ₽ за границей) в день.

Дата отчёта раньше даты выдачи. Так бывает, когда отчёт вводят «задним числом». 1С проведёт документ, но на дату отчёта у сотрудника будет кредитовое сальдо по 71.01 — организация «должна» ему деньги, которых он ещё не получил. Ставьте дату утверждения отчёта.

Частые вопросы