Как выдать денежный или товарный заём контрагенту и сотруднику

Организация выдаёт деньги взаймы другой компании или своему работнику — в бухучёте это не «кредит» (кредиты даёт банк), а заём. Процентный денежный заём стороннему лицу проводится на счёте 58.03, беспроцентный — на 76.09, а заём работнику — на 73.01. В 1С:Бухгалтерии 3.0 выдачу оформляют обычным документом списания денег с нужным видом операции, а проценты начисляют ручной операцией.

Разберём по шагам: какой договор нужен, где в программе выбрать правильный счёт, как начислять проценты, когда возникает НДС и НДФЛ, и как вернуть долг или удержать его из зарплаты.

Чем заём отличается от кредита и какие займы бывают

Правила для займов задаёт глава 42 ГК РФ. Кредит вправе выдавать только банк по лицензии, а заём — любая организация или физлицо. Поэтому, когда компания «даёт деньги под процент» партнёру или сотруднику, юридически это договор займа.

Займы делятся по нескольким признакам:

• 💰 Денежный или товарный. Денежный — передаются деньги. Товарный — передаются вещи, определённые родовыми признаками (материалы, товары), и вернуть нужно такое же количество того же рода.
• 📈 Процентный или беспроцентный. Если про проценты в договоре ни слова, по умолчанию заём считается процентным по ключевой ставке ЦБ. Беспроцентность нужно прямо прописать.
• 👥 Контрагенту или работнику. От этого зависит счёт учёта и налоговые последствия (у работника может возникнуть НДФЛ с материальной выгоды).

Договор займа между юрлицами всегда заключается письменно. Для денежного займа договор считается заключённым с момента передачи денег, поэтому факт перечисления (платёжка, выписка) — обязательная часть доказательной базы.

От вида займа напрямую зависит счёт учёта. Проще всего определить его по одному вопросу — кому и на каких условиях выдаём:

Что подготовить до выдачи: договор, справочники, счёт учёта

Перед тем как проводить деньги , настройте исходные данные — иначе документ встанет не на тот счёт.

1. Заключите договор займа и зафиксируйте в нём сумму, срок, размер процентов (или прямую оговорку о беспроцентности), порядок и периодичность их уплаты.
2. Заведите контрагента и договор в справочнике Справочники → Контрагенты. В карточке договора вид договора роли не играет для займа — главное, чтобы договор был выбран в документе выдачи.
3. Проверьте счёт учёта. Для организации это 58.03 (процентный) или 76.09 (беспроцентный), для работника — 73.01. Эти счета в типовом плане счетов уже есть, создавать ничего не нужно.

Для займа работнику дополнительно уточните, как он будет возвращать долг: внесёт в кассу, перечислит на счёт или вы будете удерживать из зарплаты. Удержание из зарплаты возможно только по письменному заявлению работника — без него бухгалтерия не вправе уменьшать выплату.

Как оформить выдачу денежного займа в 1С:Бухгалтерии

Отдельного документа «Выдача займа» в программе нет. Деньги списывают тем же документом, что и любой платёж, но с особым видом операции.

Выдача займа контрагенту с расчётного счёта:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Списание (или загрузите списание из клиент-банка).
3. В поле Вид операции выберите «Выдача займа контрагенту».
4. Укажите получателя, договор займа и сумму.
5. В поле счёта расчётов программа подставит 58.03 для процентного займа; для беспроцентного поменяйте на 76.09.
6. Проверьте и проведите документ.

Выдача займа работнику:

• С карты/счёта — Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Выдача займа работнику», счёт 73.01, в поле сотрудника выберите работника.
• Наличными из кассы — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача займа работнику».

Проводки, которые сформирует программа при выдаче:

Денежный заём НДС не облагается — ни сама сумма, ни проценты (пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Счёт-фактуру на выдачу денег составлять не нужно.

Товарный заём и коммерческий кредит: в чём разница в учёте

Это два разных случая, которые часто путают с обычным займом.

Товарный заём — вы передаёте не деньги, а материалы или товары, а заёмщик возвращает такое же количество аналогичных ценностей. Ключевое отличие от денежного: право собственности на имущество переходит к заёмщику, поэтому передача товаров взаймы облагается НДС как и обычная реализация. В 1С такую операцию проводят через ручную операцию или документ реализации с последующей корректировкой, так как типового вида операции под товарный заём в списании нет.

Примерные проводки по товарному займу:

Коммерческий кредит — это не отдельный договор, а условие в договоре поставки или оказания услуг: отсрочка, рассрочка платежа или аванс (ст. 823 ГК РФ). Отдельной «выдачи» здесь нет — проценты за отсрочку начисляются на дебиторскую задолженность покупателя и отражаются в прочих доходах (Дт 76 Кт 91.01). Специального документа в 1С тоже нет, используется ручная операция.

Как начислять проценты по выданному займу

Проценты — это прочий доход организации (ПБУ 9/99). Начисляют их ежемесячно на последнее число месяца независимо от того, когда заёмщик их фактически заплатит. Автоматического документа для этого в 1С нет, поэтому используйте ручную операцию.

1. Откройте Операции → Операции, введённые вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Добавьте проводку начисления процентов.

Формула простая: сумма займа × ставка × число дней месяца ÷ число дней в году. Например, по займу 500 000 ₽ под 12 % годовых за полный месяц (30 дней, год 365 дней): 500 000 × 12 % × 30 ÷ 365 = 4 931,51 ₽.

Проценты по займу — внереализационный доход и для налога на прибыль (ст. 250 НК РФ), и учитываются в периоде начисления, а не получения. На УСН «доходы» или «доходы минус расходы» проценты попадают в доход в день фактического поступления денег (кассовый метод).

НДФЛ с материальной выгоды по займу работнику

Это самый «забываемый» момент. Если вы выдали работнику беспроцентный заём или под ставку ниже ⅔ ключевой ставки ЦБ, у него возникает материальная выгода от экономии на процентах, а организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

• Ставка НДФЛ с матвыгоды для резидента — 35 %.
• База — разница между ⅔ ключевой ставки ЦБ (на последнее число месяца) и ставкой по договору.
• Рассчитывается и удерживается ежемесячно, в последний день месяца.

С 2024 года материальная выгода вновь облагается НДФЛ — в 2021–2023 годах действовало временное освобождение, сейчас оно не применяется.

Удержать налог можно из зарплаты (но не более 50 % выплаты). В 1С:ЗУП матвыгода и НДФЛ по ней рассчитываются отдельным документом по займам сотрудников; в 1С:Бухгалтерии, если зарплатный модуль не ведётся в полном объёме, начисление делают ручной операцией:

Возврат займа и удержание долга из зарплаты

Возврат оформляют документом поступления денег — зеркально выдаче.

• От контрагента на счёт — Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, вид операции «Возврат займа контрагентом», счёт 58.03 или 76.09.
• От работника в кассу — Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции «Возврат займа работником», счёт 73.01.
• Удержанием из зарплаты (по заявлению работника) — в документе начисления зарплаты добавляется удержание, формируется проводка Дт 70 Кт 73.01.

Проводки при возврате:

При возврате товарного займа заёмщик передаёт аналогичные ценности — вы приходуете их обратно на 10 или 41 и принимаете к вычету НДС по полученному имуществу.

Проверка в отчётности и типичные ошибки

Сверьте результат по оборотно-сальдовой ведомости (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту):

• По счёту 58.03 / 76.09 / 73.01 дебетовое сальдо = сумме непогашенных займов.
• По счёту 91.01 накопились начисленные проценты.
• В балансе выданные займы попадают в финансовые вложения (строка 1170 или 1240 в зависимости от срока), беспроцентные — в дебиторскую задолженность.

Частые ошибки, из-за которых потом не сходится учёт:

• ❌ Беспроцентный заём на счёте 58.03. Финвложением он не является — используйте 76.09, иначе исказите финансовую отчётность.
• ❌ Проценты начислены «когда заплатят». В бухучёте и для налога на прибыль — ежемесячно, по методу начисления, независимо от оплаты.
• ❌ Забыли про НДФЛ с матвыгоды по беспроцентному займу работнику. Это прямое нарушение обязанностей налогового агента.
• ❌ Товарный заём провели без НДС. Передача ценностей облагается НДС, в отличие от денежного займа.
• ❌ Заём работнику наличными сверх лимита 100 000 ₽ приняли за нарушение — на работника-физлицо кассовый лимит расчётов не распространяется (ограничение только между юрлицами и ИП).