Выплата отпускных в 1С 8.3: от приказа до проводок

Отпускные начисляет и выплачивает один документ — Отпуск. В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в 1С:Бухгалтерии 3.0 (если зарплата ведётся прямо в ней) — в Зарплата и кадры → Все начисления → Отпуск. Выдать деньги работнику нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха — это жёсткое требование статьи 136 ТК РФ, и программа от него отталкивается.

Ниже — весь путь: приказ, расчёт среднего заработка, ведомость на выплату, удержание НДФЛ и взносы, а в конце — проводки и ошибки, из-за которых суммы «не бьются». Разбор одинаково подходит и для ЗУП, и для Бухгалтерии: расхождения в путях меню я отмечаю отдельно.

Сроки выплаты и что считать датой отпуска

Три календарных дня отсчитываются до первого дня отпуска, и в этот срок входят выходные. Если отпуск начинается в понедельник, крайний день выплаты — четверг предыдущей недели, а не пятница.

• 📅 Отпуск с понедельника → деньги не позже четверга.
• 📅 Отпуск с 1-го числа, а 28–31 — выходные → платить в последний рабочий день перед ними.
• 📅 Заявление принесли за день до отпуска → по закону вы уже нарушаете срок; либо сдвигайте даты отдыха, либо платите сразу и фиксируете риск.

В документе Отпуск поле Дата — это день начисления (обычно совпадает с датой приказа), а Период отпуска с … по … задаёт сам отдых. Именно от даты начала программа отсчитывает трёхдневный срок и подсказывает плановую дату выплаты.

Приказ на отпуск и кадровое основание

Начисление без кадрового основания в 1С оформить можно, но правильнее идти от приказа. В ЗУП и в Бухгалтерии документ Отпуск сам играет роль приказа: при проведении он формирует печатную форму по форме Т-6 (или по собственному бланку организации).

Порядок такой:

1. Создайте документ Отпуск на нужного сотрудника.
2. Укажите вид отпуска — Ежегодный основной, Ежегодный дополнительный или их комбинацию в одном документе.
3. Задайте период с … по …. Количество календарных дней программа посчитает сама и сверит с остатком по сотруднику.
4. Проверьте остаток дней отпуска — в ЗУП он виден прямо в документе, в Бухгалтерии остаток показывается, если включён учёт отпусков в настройках расчёта зарплаты.
5. Проведите документ и распечатайте приказ кнопкой Печать → Приказ на отпуск (Т-6).

Табель закрывать вручную не нужно: проведённый Отпуск сам проставит в учёте рабочего времени отметки ОТ (ежегодный) или ОД (дополнительный) на дни отдыха.

Расчёт среднего заработка и сумма начисления

Отпускные считаются из среднего дневного заработка по правилам Постановления № 922. Логика зашита в документ, но понимать её нужно — иначе спорную сумму не проверишь.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. В базу среднего входят зарплата, премии и надбавки; не входят больничные, прошлые отпускные, матпомощь и другие выплаты, не являющиеся оплатой труда.

Средний дневной заработок считается так:

• если все 12 месяцев отработаны полностью: база ÷ 12 ÷ 29,3;
• если есть неполные месяцы (болел, был в отпуске): по каждому неполному месяцу берётся 29,3 ÷ дни месяца × отработанные календарные дни, и база делится на сумму этих величин.

Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней, оно закреплено в статье 139 ТК РФ.

Два момента, на которых чаще всего спотыкаются:

• 🎁 Премии. Годовая премия за прошлый год входит в расчёт полностью, если год премирования совпал с расчётным периодом. Квартальные и ежемесячные премии учитываются по особым правилам — программа применяет их сама, но если премию забыли начислить до отпуска, средний заработок придётся пересчитать.
• 📈 Повышение окладов (индексация). Если в расчётном периоде или во время отпуска оклады повышали по всей организации (не одному человеку), выплаты за период до повышения индексируются на коэффициент роста. В 1С это работает, только если повышение оформлено документом Изменение плановых начислений на всё подразделение, а не правкой оклада в карточке одного сотрудника.

Проверить расчёт в программе просто: откройте проведённый Отпуск и нажмите зелёный карандаш (ссылку с суммой) рядом со строкой начисления — откроется форма с расчётной базой по месяцам, отработанными днями и промежуточными величинами. Там же видно, какие выплаты попали в базу, а какие исключены.

Создание ведомости и выплата денег

Начисление и выплата в 1С — разные документы. Отпуск только начисляет сумму; деньги работник получает по ведомости.

1. Проведите документ Отпуск.
2. Создайте ведомость. В ЗУП удобнее это сделать прямо из документа отпуска — кнопка Выплатить, тогда реквизиты и сумма подтянутся автоматически. В Бухгалтерии ведомость создаётся в Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу).
3. В ведомости в поле Выплачивать выберите Отпуск — программа отберёт именно межрасчётную выплату, а не всю зарплату.
4. Проверьте сумму к выплате: это начислено минус НДФЛ.
5. Проведите ведомость и сформируйте платёжку или расходный кассовый ордер .

НДФЛ с отпускных и страховые взносы

Для НДФЛ датой получения дохода по отпускным считается день их фактической выплаты (это выплата, а не оплата труда по итогам месяца). Поэтому налог удерживается в момент выдачи денег, а сумма к выплате в ведомости уже уменьшена на НДФЛ.

С 2023 года НДФЛ платится через единый налоговый счёт, и сроки перечисления привязаны к периодам внутри месяца:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляется до 28-го числа этого месяца;
• удержанный с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего месяца;
• удержанный за 23–31 декабря — до последнего рабочего дня года.

На каждый срок подаётся уведомление об исчисленных суммах. В 1С удержанный НДФЛ и данные для уведомления формируются автоматически по факту проведения ведомости — отдельно «загонять» налог в отпускные не нужно.

Страховые взносы на отпускные начисляются в общем порядке: они входят в базу того месяца, в котором начислены, и платятся не позднее 28-го числа следующего месяца. С 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование считаются по единому тарифу и уплачиваются в составе ЕНП (бывший ПФР и ФСС объединены в СФР — упоминаю один раз, дальше это просто «взносы»). Взносы на травматизм остаются отдельным платежом в СФР.

Проводки: как отразить отпускные в бухучёте

Проводки формирует документ Отражение зарплаты в бухучёте (в ЗУП) или само начисление (в Бухгалтерии, при синхронной работе). Счёт затрат зависит от того, где занят работник: производство — 20, общехозяйственные — 26, торговля — 44.

Если организация создаёт оценочное обязательство (резерв на оплату отпусков по ФСБУ), отпускные списываются не на счета затрат, а за счёт резерва:

• Дт 96 Кт 70 — отпускные за счёт резерва;
• Дт 96 Кт 69 — взносы за счёт резерва.

Резерв отпусков в бухучёте обязателен не для всех: организации, вправе применяющие упрощённые способы учёта (многие малые предприятия), могут его не формировать и списывать отпускные сразу на затраты. Какой вариант у вас — определяется учётной политикой и настройками в 1С.

Типичные ошибки и как их увидеть

Большинство проблем с отпускными всплывает при сверке: сумма в расчётке не совпадает с ведомостью, НДФЛ «повис», взносы не встали в базу. Частые причины:

Для контроля итогов удобны два отчёта: Расчётный листок (видно начисление, НДФЛ и сумму к выплате по сотруднику) и Анализ зарплаты по сотрудникам или Свод начислений и удержаний — там отпускные, взносы и налог собраны по организации за период.

Частые вопросы