Выдача денег под отчёт сотруднику: касса, карта и закрытие долга в 1С

Чтобы выдать подотчет в 1С Бухгалтерии 3.0, создайте документ Выдача наличных с видом операции «Выдача подотчетному лицу» (Банк и касса → Касса → Кассовые документы) или Списание с расчетного счета с видом «Перечисление подотчетному лицу», если деньги уходят на карту. В обоих случаях программа сделает проводку Дт 71.01 по сотруднику и закроет её авансовым отчётом.

Основание выдачи — заявление сотрудника или приказ руководителя. Без него касса формально нарушает порядок кассовых операций, а при проверке налоговой выдача может стать вопросом.

Основания для выдачи денег под отчёт

Порядок выдачи подотчётных сумм задаёт Указание Банка России № 3210-У. Деньги выдают по одному из двух документов:

• 📝 заявление сотрудника — сумма, цель, срок, подпись руководителя;
• 📄 распорядительный документ организации — приказ на одного сотрудника или на группу, например «выдавать водителям на топливо до 10 000 руб. на месяц».

Приказ удобнее, если выдачи регулярные: не нужно собирать заявление каждый раз. В нём укажите ФИО, сумму или её предел и срок, на который выдаются деньги.

Что ещё полезно помнить:

• ⏱ отчитаться сотрудник должен в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу;
• 🔁 с 2017 года новую сумму можно выдать, даже если по прошлой ещё есть долг: требование о полном погашении из Указания убрали;
• 👤 под отчёт выдают не только штатным сотрудникам, но и исполнителям по гражданско-правовому договору — это тоже прописано в Указании.

Что настроить в 1С перед первой выдачей

Если в базе уже проводились кассовые операции, настройка займёт пару минут. Для новой базы проверьте четыре вещи.

Физическое лицо и сотрудник

Получатель подотчёта выбирается из справочника физических лиц. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники (или Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица) и проверьте карточку:

1. ФИО полностью, без сокращений — оно печатается в РКО.
2. Паспортные данные — нужны для строки «По» в расходном ордере.
3. Если деньги будут уходить на карту — банковский счёт физлица с реквизитами банка.

Касса и расчётный счёт

• 🏦 расчётный счёт организации с корректным БИК — для безналичной выдачи;
• 💵 касса организации, если в справочнике касс их несколько;
• 🧾 кассир и руководитель в Справочники → Организации → Подписи — без них в РКО останутся пустые строки подписей.

Статьи движения денежных средств

Каждый кассовый и банковский документ требует статью ДДС. В типовой базе подходящая статья для выдачи подотчётнику обычно уже есть. Проверьте список в Справочники → Банк и касса → Статьи движения денежных средств: если подходящей нет, создайте свою с видом движения для расходов.

Счёт учёта

Расчёты с подотчётными лицами в рублях ведутся на субсчёте 71.01, в валюте — на 71.21. Счёт подставляется в документ автоматически по виду операции, менять его вручную не нужно.

Выдача подотчета наличными из кассы

Это самый частый сценарий. Порядок в 1С Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача — создастся документ «Выдача наличных» (это и есть РКО).
3. В поле Вид операции выберите «Выдача подотчетному лицу».
4. В поле Получатель выберите физическое лицо из справочника.
5. Укажите Сумму и Статью ДДС.
6. На закладке реквизитов печатной формы заполните:
   • Выдать — ФИО в дательном падеже («Иванову Петру Сергеевичу»), если программа не подставила сама;
   • По — паспортные данные;
   • Основание — «Выдача под отчёт на хозяйственные нужды, заявление № 5 от 03.10»;
   • Приложение — само заявление или приказ.
7. Нажмите Провести, затем Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2).

Проводка, которую сформирует документ:

После проведения РКО попадает в кассовую книгу за этот день. Сотрудник расписывается в ордере, кассир — тоже.

Выдача подотчета в УТ 11

В «Управлении торговлей» логика та же, но другие названия документов. Пути в типовых конфигурациях:

Отчёт подотчётника в УТ 11 оформляется авансовым отчётом в разделе Казначейство. Бухгалтерские проводки по счёту 71 УТ сама не строит: они появятся в Бухгалтерии после синхронизации данных.

Перечисление подотчета на банковскую карту сотрудника

Безналичная выдача удобна, когда у сотрудника зарплатная или личная карта, а наличных в кассе мало. Прописать перевод на карту стоит в приказе о выдаче под отчёт или в положении о расчётах с подотчётными лицами — так банк и налоговая не спутают его с зарплатой.

Порядок в Бухгалтерии 3.0:

1. Банк и касса → Банк → Платежные поручения → Создать.
2. Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу».
3. Получатель — физлицо, Счёт получателя — его карта из карточки.
4. Назначение платежа — явно: «Перечисление подотчётной суммы на хозяйственные расходы, приказ № 12 от 03.10. НДС не облагается».
5. Сохраните, выгрузите в клиент-банк.
6. После того как банк спишет деньги, загрузите выписку или нажмите в платёжке Создать на основании → Списание с расчетного счета и проведите.

Проводка по списанию:

Расходы по корпоративной карте

Корпоративная карта привязана к расчётному счёту организации: деньги не выдаются, а списываются со счёта в момент покупки. Но по сути это тот же подотчёт — сотрудник тратит деньги организации и отчитывается за них.

Как это провести в 1С Бухгалтерии 3.0:

1. Загрузите банковскую выписку. Каждая покупка или снятие наличных по карте придёт отдельной строкой списания.
2. Для каждой такой строки установите вид операции «Перечисление подотчетному лицу» и выберите держателя карты получателем.
3. Проводка — та же Дт 71.01 Кт 51, но датой операции по карте.
4. Сотрудник сдаёт чеки, бухгалтер оформляет авансовый отчёт: Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты.

Если с корпоративной карты сняли наличные в банкомате, комиссия банка — отдельный расход, а не долг сотрудника. Её проводят как прочее списание на 91.02 или в составе банковских расходов по вашей учётной политике.

Контроль задолженности и закрытие долга подотчетника

Сумма на 71.01 висит, пока сотрудник не отчитается или не вернёт деньги. Проверять это удобно раз в неделю.

Где смотреть долги

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету → счёт 71.01, группировка по физическим лицам. Дебетовое сальдо — сотрудник должен организации, кредитовое — организация должна сотруднику (перерасход).
• 🔍 Отчеты → Анализ субконто по физлицу — все выдачи и отчёты одного человека в хронологии.
• 📋 Журнал Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты — на закладке «Авансы» в каждом отчёте видно, какие выдачи он закрывает.

Как закрыть остаток

Авансовый отчёт закрывает фактически потраченную сумму. С остатком или перерасходом поступают так.

Удержание из зарплаты: ограничения ТК РФ

Удержать неизрасходованный подотчёт из зарплаты можно по статье 137 ТК РФ, но при трёх условиях:

1. Сотрудник не оспаривает ни основание, ни сумму долга. Лучше взять у него письменное согласие.
2. Приказ об удержании издан не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса.
3. За одну выплату удерживают не больше 20% зарплаты (статья 138 ТК РФ).

Пример: долг 15 000 руб., зарплата к выплате после НДФЛ — 40 000 руб. За один месяц можно удержать не больше 8 000 руб. Остаток 7 000 руб. уйдёт в следующий месяц.

Пропустили месячный срок — удержать без согласия сотрудника уже нельзя, остаётся добровольный возврат или суд.

Когда возникает НДФЛ

С самого подотчёта НДФЛ не удерживают — это не доход, а деньги организации. Налог появляется в двух случаях:

• 💸 Долг простили. Сумма становится доходом сотрудника. Начислите НДФЛ и удержите его из ближайшей выплаты (Дт 70 Кт 68.01). По позиции контролирующих органов на такую сумму начисляются и страховые взносы, поскольку выплата связана с трудовыми отношениями.
• 🧳 Суточные сверх нормы. Если подотчёт выдан на командировку, суточные свыше 700 руб. в день по России и 2 500 руб. за границей облагаются НДФЛ (статья 217 НК РФ). В авансовом отчёте их отражают отдельной строкой на закладке «Прочее».

Частые ошибки при выдаче подотчета и как их исправить

Выбран не тот вид операции. Выдачу провели как «Прочий расход» или «Выдача заработной платы» — долг не встал на 71.01, а авансовый отчёт не находит выдачу на закладке «Авансы». Исправление: откройте документ, смените вид операции на «Выдача подотчетному лицу», перепроведите. Если период закрыт — проверьте, не нужно ли перезакрыть месяц.

Получатель указан как контрагент, а не физлицо. Деньги ушли на 76 или 60 вместо 71.01. Причина обычно в том, что сотрудник заведён в справочнике «Контрагенты». Перевыберите получателя из справочника физических лиц.

Перевод на карту без «подотчёта» в назначении. Деньги уже ушли, исправить платёжку нельзя. Сохраните заявление сотрудника и приказ, а в учёте проведите списание с правильным видом операции — первичный документ подтвердит, что это не доход.

Авансовый отчёт сделан на одного сотрудника, а выдача — на другого. В оборотке по 71.01 у одного висит дебет, у другого кредит на ту же сумму. Сальдо по счёту в целом верное, но по физлицам — нет. Исправьте физлицо в авансовом отчёте и перепроведите.

РКО без паспорта и основания. Печатная форма уходит в кассу с пустыми строками. Для ордера на выдачу это обязательные реквизиты, проверяющий отметит их отсутствие.

Двойная выдача на одну цель. Сотрудник получил деньги и наличными, и на карту. Найти такое быстрее всего через Анализ субконто по физлицу за месяц: две выдачи подряд без авансового отчёта между ними — повод уточнить.

Частые вопросы