Как оформить и выплатить суточные в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Суточные выдают сотруднику авансом перед командировкой как подотчётную сумму, а их размер организация закрепляет в положении о командировках. В 1С это две независимые операции: в Бухгалтерии оформляют выдачу денег под отчёт и авансовый отчёт, а в ЗУП проводят саму командировку и считают оплату по среднему заработку за дни поездки.

Ключевой момент, который путают чаще всего: лимит 700 рублей в день по России (и 2500 рублей за границей) касается только НДФЛ и страховых взносов. Для налога на прибыль суточные не нормируются — в расходы идёт вся сумма, которую установила организация.

Ниже — где в программе задать размер суточных, как выдать деньги через кассу или карту, чем закрыть авансовый отчёт и когда со сверхнормативной части удержать налог и начислить взносы.

За что платят суточные и как задать их размер

Суточные возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (ТК РФ, ст. 168). Это не зарплата и не компенсация конкретных трат — работник не обязан подтверждать их чеками.

Размер суточных работодатель определяет сам — в коллективном договоре или локальном нормативном акте, чаще всего это «Положение о служебных командировках». Верхней планки по закону нет: можно платить и 500, и 3000 рублей в день.

Суточные начисляют за каждый день нахождения в командировке, включая:

• 📅 дни в пути (отъезд и возвращение);
• 🛌 выходные и праздничные дни, выпавшие на командировку;
• ⏸️ дни вынужденной остановки в дороге.

День отъезда — это дата, когда транспорт отправляется из населённого пункта. Если поезд уходит до 24:00, день отъезда считается текущими сутками, если после — следующими. То же с днём возвращения.

При загранкомандировке суточные за дни в России и за дни за рубежом считают по разным нормам. День пересечения границы при выезде оплачивают по норме страны назначения, а в день возвращения в Россию — по российской норме. Даты берут из отметок в загранпаспорте, а при поездках в страны ЕАЭС, где отметок нет, — из проездных документов.

Разумно прописать в положении не одну цифру, а несколько: отдельно для поездок по России и для разных зарубежных направлений. Так проще обосновать расходы и не держать все нормы в памяти.

В 1С размер суточных вручную подставляется в документ выдачи и в авансовый отчёт — отдельного справочника норм в типовой Бухгалтерии нет. Поэтому значение из положения о командировках бухгалтер держит под рукой и вводит суммой.

Выдача суточных под отчёт: касса или карта

Перед поездкой сотруднику выдают аванс — суточные плюс предполагаемые расходы на проезд и проживание. Основание — приказ о направлении в командировку; отдельное заявление с 2017 года не обязательно, достаточно распорядительного документа руководителя.

Сумму аванса считают заранее: суточные за планируемое число дней плюс стоимость билетов и бронь гостиницы. Если часть расходов организация оплатит с корпоративной карты или напрямую поставщику, эти суммы в подотчёт сотруднику не включают.

Выдача наличными из кассы. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Банк и касса → Кассовые документы, создайте документ «Выдача наличных» (РКО) и выберите вид операции «Выдача подотчётному лицу». Укажите сотрудника и сумму. Проводка — Дт 71.01 Кт 50.01.

Перечисление на карту. Создайте документ «Списание с расчётного счёта» в разделе Банк и касса → Банковские выписки с видом операции «Перечисление подотчётному лицу». Проводка — Дт 71.01 Кт 51. В назначении платежа укажите, что это подотчётные средства на командировку, — это снимает вопросы банка и налоговой.

Срок, в который работник обязан сдать авансовый отчёт, — три рабочих дня после возвращения из командировки. Эту дату удобно контролировать по остаткам счёта 71.

Авансовый отчёт по командировке в 1С:Бухгалтерии

После поездки сотрудник отчитывается, а бухгалтер проводит авансовый отчёт. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ находится в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты.

Порядок заполнения:

1. Выберите подотчётное лицо и дату утверждения отчёта.
2. На закладке «Авансы» подтяните документ выдачи денег — программа возьмёт выданную сумму.
3. На закладке расходов добавьте строку с суточными: вид расхода — прочее, сумма за все дни, счёт затрат — 26, 44, 20 или 08 в зависимости от того, с какой деятельностью связана командировка.
4. Там же отразите проезд, проживание и прочие подтверждённые чеками траты.

Суточные списываются проводкой Дт 26 Кт 71.01 (счёт затрат — ваш). Если выданная сумма больше фактических расходов, остаток сотрудник возвращает в кассу; если меньше — организация доплачивает перерасход отдельным расходным документом.

Для командировки НДС по суточным не выделяют — это компенсация, а не покупка. А вот по гостинице и билетам входной НДС можно принять к вычету, если он выделен в документах.

Отдельно про проживание и проезд. При наличии подтверждающих документов эти расходы не облагаются НДФЛ и взносами полностью — лимит 700/2500 ₽ на них не распространяется, он только для суточных. Если документов на жильё нет, необлагаемой останется та же сумма — 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за границей.

Командировка и средний заработок в 1С:ЗУП

Важно развести две суммы. Суточные — это подотчётные деньги, их платят через кассу или банк в Бухгалтерии. А за рабочие дни командировки сотруднику сохраняют не оклад, а средний заработок — и вот его считает документ «Командировка» в 1С:ЗУП 3.1.

Откройте Зарплата → Командировки и создайте документ. Заполните:

• сотрудника и период командировки (с какого по какое число);
• признак освобождения ставки на время поездки, если он нужен для кадрового учёта.

Программа определит рабочие дни внутри периода по графику сотрудника и рассчитает оплату по среднему заработку. Средний считается за 12 месяцев, предшествующих месяцу командировки, по данным учёта в базе. Эта сумма попадёт в начисления и будет выплачена вместе с зарплатой — она облагается НДФЛ и взносами как обычный доход.

Если средний заработок за дни командировки оказался ниже оклада, многие работодатели доплачивают разницу до оклада — такую доплату прописывают в положении об оплате труда и настраивают отдельным видом начисления.

Сами суточные документ «Командировка» не начисляет — он считает только средний заработок. Не пытайтесь провести суточные через ЗУП как начисление: это подотчётная выплата, её место в Бухгалтерии.

Если учёт зарплаты ведётся прямо в Бухгалтерии (для небольших организаций), обе операции — и средний заработок, и выдача суточных — делаются в одной базе, но документами они всё равно разные.

Когда ЗУП и Бухгалтерия — разные базы, сверхнормативную часть суточных для обложения НДФЛ и взносами регистрируют на стороне ЗУП отдельным начислением дохода, не связанного с оплатой труда. Сумму берут из утверждённого авансового отчёта. Без этого шага база по взносам и НДФЛ окажется занижена, и отчётность не сойдётся.

НДФЛ и страховые взносы со сверхнормативных суточных

Суточные в пределах нормы налогами не облагаются. Нормы одинаковы для НДФЛ (НК РФ, ст. 217) и страховых взносов (ст. 422):

Всё, что выплачено сверх этих сумм, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Взносы на травматизм (их администрирует СФР, бывший ФСС) со сверхнормативных суточных тоже начисляются.

Разберём на числах. Командировка по России на 5 дней, суточные в компании — 1000 ₽ в день:

• Начислено суточных: 1000 × 5 = 5000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3500 ₽.
• Облагается: 5000 − 3500 = 1500 ₽.
• НДФЛ: 1500 × 13% = 195 ₽.
• Страховые взносы (единый тариф 30%): 1500 × 30% = 450 ₽.

Важна дата признания дохода для НДФЛ. Это последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (НК РФ, ст. 223), а не день выдачи аванса. Удерживают налог из ближайшей денежной выплаты сотруднику, а перечисляют в бюджет в общие для налоговых агентов сроки — вместе с НДФЛ по зарплате за тот же период.

Для налога на прибыль суточные не нормируются: в расходы идёт весь установленный размер (все 5000 ₽ из примера), независимо от лимита 700 ₽. Лимит работает только для НДФЛ и взносов — не путайте эти две вещи.

Прикиньте налоги со своих суточных:

Частые ошибки при выдаче суточных

Ошибки по суточным почти всегда про налоги и сроки, а не про сам ввод документа.

• ❌ Считают, что сверхнормативные суточные нельзя списать в расходы. Можно: по налогу на прибыль суточные не нормируются, лимит 700/2500 ₽ — только для НДФЛ и взносов.
• ❌ Забывают обложить сверхнорматив. Если платите больше 700 ₽ в день по России, с разницы обязательно удерживается НДФЛ и начисляются взносы.
• ❌ Берут неверную дату дохода по НДФЛ. Доход возникает не в день выдачи денег, а в последний день месяца утверждения авансового отчёта.
• ❌ Начисляют суточные за однодневную поездку по России. Они не положены; выплата под видом суточных рискует быть переквалифицирована в доход.
• ❌ Путают суточные со средним заработком. Это разные суммы и разные документы: суточные — подотчёт в Бухгалтерии, средний — документ «Командировка» в ЗУП.
• ❌ Не контролируют трёхдневный срок сдачи авансового отчёта. Зависший долг на счёте 71 — повод для претензий при проверке.

Как проверить расчёты по командировкам

Чтобы убедиться, что суточные выданы, списаны и обложены верно, хватает стандартных отчётов.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71. Раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 71. Показывает, кто и сколько должен по подотчёту. Нулевое сальдо по сотруднику — авансовый отчёт закрыт полностью.

Карточка счёта 71 по конкретному работнику раскрывает всю историю: выдача, авансовый отчёт, возврат остатка.

Отчёты по НДФЛ и взносам в ЗУП (Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам) подтвердят, что сверхнормативная часть попала в облагаемую базу. Если взносы и НДФЛ по сверхнорме нулевые, а суточные выше лимита — значит, доход не отражён.

Если нужно понять, сколько потрачено на командировки по подразделениям или статьям затрат, пригодится анализ счёта затрат (26, 44, 20) с группировкой по статье — суточные там видны отдельной суммой при корректном выборе статьи в авансовом отчёте.

Регулярная сверка счёта 71 перед закрытием месяца помогает поймать и невозвращённые остатки, и несданные вовремя отчёты.

Частые вопросы