Займ работнику в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от договора до погашения и НДФЛ

Займ сотруднику в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 выдают документом Списание с расчётного счёта или расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача займа работнику». Проводка — Дт 73.01 Кт 51 (или Кт 50.01 из кассы), аналитика ведётся по физическому лицу. Проценты, удержание из зарплаты и НДФЛ с материальной выгоды Бухгалтерия сама не считает: их отражают отдельными операциями раз в месяц.

Типичная ситуация: директор согласовал работнику 300 000 ₽ на ремонт, деньги надо перечислить сегодня, а возврат — частями из зарплаты в течение года. Ошибка на старте (не тот вид операции, не тот счёт) потом всплывает в оборотке по 58.03 и в расчётах по НДФЛ. Ниже порядок, при котором учёт сходится с первого месяца.

Что подготовить в базе до выдачи займа сотруднику

Сначала проверьте три вещи. Без них документ выдачи либо не заполнится, либо разнесёт сумму не туда.

• 👤 Физлицо в справочнике. Работник должен быть в Зарплата и кадры → Сотрудники, а значит — и в справочнике физических лиц. По счёту 73.01 субконто — работник, а не контрагент.
• 🏦 Счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам». Он есть в типовом плане счетов. Откройте Главное → План счетов, найдите 73.01 и убедитесь, что вид субконто — работники организации.
• 💳 Счёт или касса организации. Для безналичной выдачи нужны реквизиты карты или счёта сотрудника в его карточке — их подставит платёжное поручение.

Договор займа с работником: что важно для учёта

В Бухгалтерии 3.0 нет отдельного документа «договор займа сотруднику» — он есть в ЗУП 3.1. Поэтому договор живёт на бумаге, а в программе вы отражаете только движение денег. Номер и дату договора пишите в комментарий и в назначение платежа, чтобы потом найти документы по поиску.

Что зафиксировать в договоре, чтобы учёт не пришлось переделывать:

Письменная форма обязательна, если организация выдаёт больше 10 000 ₽ (ст. 808 ГК РФ). Договор считается заключённым с момента передачи денег, поэтому дата выдачи в 1С и дата фактической передачи должны совпадать.

Выдача займа сотруднику в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Безналичная выдача

1. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения и нажмите Создать.
2. Вид операции — «Выдача займа работнику».
3. В поле получателя выберите сотрудника, укажите сумму. Назначение: «Предоставление займа по договору № 12 от 07.10, НДС не облагается».
4. Выгрузите платёжку в банк-клиент или отправьте через ДиректБанк.
5. После получения выписки создайте на основании платёжки Списание с расчётного счёта и проведите.

Проводка:

Дт 73.01 (Работник)   Кт 51   300 000 ₽

Выдача наличными из кассы

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
2. Вид операции — «Выдача займа работнику».
3. Получатель — сотрудник, сумма, основание — договор займа.
4. Распечатайте РКО, получите подпись работника, проведите документ.

Проводка: Дт 73.01 Кт 50.01.

Если вида «Выдача займа работнику» нет в списке

Выберите «Прочее списание» (в кассе — «Прочий расход»), счёт дебета 73.01 и вручную укажите работника в субконто. Проводка будет той же. Но такой документ не попадёт в автоматический фильтр по займам, поэтому подпишите его в комментарии.

Возврат займа: удержание из зарплаты, касса, банк

Сотрудник может гасить займ тремя способами. Каждый в 1С отражается по-своему.

Удержание из заработной платы

Типового вида удержания «погашение займа» в Бухгалтерии 3.0 нет. Порядок такой:

1. Начислите зарплату за месяц обычным документом Начисление зарплаты.
2. До формирования ведомости создайте Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.
3. Введите проводку Дт 70 Кт 73.01 на сумму ежемесячного платежа, в субконто обоих счетов — работник.
4. Сформируйте ведомость на выплату — сумма к выдаче уменьшится автоматически, потому что ведомость берёт остаток по счёту 70.

Пример: оклад 80 000 ₽, НДФЛ 10 400 ₽, ежемесячный платёж по займу 25 000 ₽. На руки работник получит 80 000 − 10 400 − 25 000 = 44 600 ₽.

Внесение в кассу или на расчётный счёт

• 💵 Касса: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции «Возврат займа работником». Проводка Дт 50.01 Кт 73.01.
• 🏦 Банк: документ Поступление на расчётный счёт с тем же видом операции. Проводка Дт 51 Кт 73.01.

Если вида операции для возврата нет, используйте «Прочее поступление» со счётом кредита 73.01 и работником в субконто.

Проценты по займу

Если займ процентный, проценты начисляйте в последний день каждого месяца операцией вручную:

Дт 73.01 (Работник)   Кт 91.01 (Проценты к получению)   — начислены проценты
Дт 70 (или 50.01, 51) Кт 73.01                        — проценты удержаны или внесены

Проценты по денежным займам не облагаются НДС (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). В налоговом учёте это внереализационный доход.

Расчёт за месяц: 300 000 × 5% × 31 / 365 = 1 273,97 ₽. Используйте фактическое число дней в месяце и году — так же считают проценты и в договоре.

Досрочное погашение и изменение условий

Если работник вернул долг раньше срока, проведите поступление на всю сумму остатка и начислите проценты только за фактические дни пользования деньгами. Материальную выгоду за месяц погашения тоже считайте по фактическим дням: в следующем месяце её уже нет.

Изменение ставки или срока оформляют дополнительным соглашением. В Бухгалтерии менять ничего не нужно: с месяца, указанного в соглашении, просто считайте проценты и выгоду по новой ставке. Номер соглашения допишите в комментарий к ближайшей операции, чтобы история условий читалась из карточки счёта.

Частичный возврат сверх графика не меняет порядок учёта. Остаток долга уменьшается, и следующая база для процентов и выгоды берётся уже от него. Пример: из 300 000 ₽ работник досрочно внёс 100 000 ₽ 15-го числа. До 15-го выгоду считают с 300 000 ₽, с 16-го — с 200 000 ₽.

НДФЛ с материальной выгоды по займу сотрудника

Материальная выгода возникает, если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ. Для займов работникам она облагается, потому что между сторонами трудовые отношения (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Ставка для резидентов — 35%.

Как считать

Дата получения дохода — последний день каждого месяца, пока займ не погашен. Берётся ключевая ставка на эту дату.

Выгода = Остаток долга × (2/3 × Ключевая ставка − Ставка по договору) × Дни в месяце / Дни в году
НДФЛ  = Выгода × 35%

Пример для беспроцентного займа 300 000 ₽ за 30-дневный месяц при ключевой ставке условно 16%:

• 2/3 × 16% = 10,667%;
• выгода: 300 000 × 10,667% × 30 / 365 = 2 630,14 ₽;
• НДФЛ: 2 630,14 × 35% = 920,55 ≈ 921 ₽.

С займа под 5% выгода будет меньше: 300 000 × (10,667% − 5%) × 30 / 365 = 1 397,26 ₽, НДФЛ 489 ₽.

Как отразить в Бухгалтерии 3.0

Автоматического расчёта выгоды в Бухгалтерии нет. Доход и налог вносят документом Зарплата и кадры → НДФЛ → Операции учёта НДФЛ:

1. Создайте документ с датой последнего дня месяца.
2. На вкладке доходов добавьте сотрудника, код дохода 2610 (материальная выгода от экономии на процентах) и сумму выгоды.
3. На вкладке исчисленного налога укажите налог по ставке 35%.
4. Удержите налог из ближайшей выплаты: проводка Дт 70 Кт 68.01. Удержать можно не больше 50% от выплачиваемой суммы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Выгода не облагается, если займ выдан на покупку или строительство жилья и у работника есть право на имущественный вычет. Также действовало временное освобождение выгоды, полученной в 2021–2024 годах. Проверьте действующую редакцию ст. 217 НК РФ на период, за который считаете налог.

Как проверить задолженность по займам сотрудников

Раз в месяц, до закрытия периода, сверьте остатки. Это быстрее, чем искать ошибку через полгода.

• 📊 ОСВ по счёту 73.01 — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Сальдо по каждому работнику — остаток его долга. Сравните с графиком платежей.
• 🗂 Карточка счёта 73.01 с отбором по работнику — все выдачи, проценты и удержания по датам.
• 🧾 ОСВ по счёту 70 — проверьте, что удержание не увело сальдо работника в дебет (удержали больше начисленного).
• 📑 Регистр учёта НДФЛ — Зарплата и кадры → НДФЛ → отчёты по налогу. Доход с кодом 2610 должен быть в каждом месяце, пока займ не погашен.

Доход в виде материальной выгоды попадает в 6-НДФЛ. Если в Бухгалтерии отражены операции учёта НДФЛ, отчёт заполнится с этими суммами автоматически.

Ошибки при учёте займа сотруднику и как их исправить

Частые вопросы