Выплата зарплаты сотрудникам: от ведомости до проводок

Выдача зарплаты в 1С всегда идёт через документ «Ведомость» — в банк, в кассу или на счета сотрудников. Ведомость собирает суммы «на руки» после удержания НДФЛ, а уже на её основании формируется платёжное поручение или расходный кассовый ордер . Проводка выплаты одна: Дт 70 Кт 51 при перечислении на карты и Дт 70 Кт 50 при выдаче наличными.

Разберём весь путь по шагам для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0): что проверить до выплаты, как заполнить ведомость , какие записи увидите в учёте, когда перечислять НДФЛ и взносы и какие отчёты сдать после.

Что проверить перед выплатой

Выплата опирается на закрытый расчёт. Если начисление не проведено или в нём ошибка, ведомость подтянет неверные суммы. Перед тем как платить, пройдитесь по короткому списку.

По статье 136 ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца: за первую половину месяца (аванс) и окончательный расчёт. Конкретный срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Даты закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре.

В ЗУП даты выплаты задаются в карточке организации и в настройке учётной политики по персоналу. Именно они подставляются в ведомость и влияют на расчёт НДФЛ.

Ведомость на выплату: какие бывают

Ведомость — это документ-распоряжение: кому и сколько выдать. В 1С есть четыре вида, по способу выплаты.

В ЗУП 3.1 ведомости лежат в разделе Выплаты. Нажмите Создать и выберите нужный вид, укажите организацию, месяц и способ выплаты («Зарплата за месяц», «Аванс», «Больничный» и т. д.), затем Заполнить. Программа подтянет сотрудников с положительной суммой «К выплате».

В Бухгалтерии 8.3 (если учёт зарплаты ведётся в ней, до 60 человек) ведомости находятся в разделе Зарплата и кадры → Ведомости в банк или Ведомости в кассу.

Проверьте колонку «К выплате»: это сумма за вычетом НДФЛ и прочих удержаний (алименты, займы, профвзносы). Если видите полную начисленную сумму без вычета налога — значит, НДФЛ не удержан, вернитесь к начислению.

Период выплаты в ведомости выбирают осознанно. «Зарплата за месяц» закрывает окончательный расчёт, «Аванс» — первую половину. Отдельными ведомостями платят межрасчётные выплаты: отпускные, больничные, разовые премии и расчёт при увольнении. Их не ждут до конца месяца — например, отпускные выдают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. По такой выплате создаётся своя ведомость с соответствующим видом, а не строка в общей.

Одну ведомость можно заполнить сразу по всей организации или ограничить подразделением — это удобно, когда зарплату готовят разные бухгалтеры по своим участкам. Фильтр по подразделению задаётся в шапке документа до нажатия Заполнить.

Выплата на карты: зарплатный проект и обмен с банком

Большинство компаний платит на карты через зарплатный проект. Схема такая:

1. Создайте Ведомость в банк за нужный период и заполните её.
2. На основании ведомости сформируйте файл для банка или отправьте реестр напрямую.
3. После зачисления загрузите подтверждение, чтобы в учёте появился признак выплаты.

Файл для банка формируется кнопкой выгрузки в самой ведомости (в ЗУП — команда отправки в банк в форме ведомости). Если банк поддерживает прямой обмен DirectBank, реестр уходит из 1С без ручной выгрузки файла — это и есть автоматизация рутины: не нужно скачивать файл и грузить его в клиент-банк.

Когда банк подтвердит зачисление, в 1С загружается «Подтверждение зачисления зарплаты». До этого момента ведомость считается исполненной частично. Не удаляйте ведомость после отправки реестра в банк — на неё завязаны и выплата, и движения по НДФЛ.

Если банк вернул реестр с ошибкой (не сошлись реквизиты, карта заблокирована), в подтверждении отмечают, кому деньги не зачислены. По этим сотрудникам ведомость остаётся неисполненной, и выплату повторяют после исправления реквизитов в карточке сотрудника. Проверять статус удобно прямо в списке ведомостей: исполненные помечаются отдельно.

Выплата наличными через кассу

Если платите из кассы, порядок отличается тремя моментами.

• Создаёте Ведомость в кассу, заполняете, проводите.
• На основании ведомости выписываете расходный кассовый ордер: в Бухгалтерии это документ Выдача наличных с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям». Один РКО закрывает всю ведомость общей суммой.
• Деньги под зарплату можно держать в кассе сверх лимита остатка до 5 рабочих дней включая день получения наличных в банке.

Если сотрудник не получил деньги в срок, сумму депонируют: в ведомости отмечаете неполученные суммы, 1С формирует проводку Дт 70 Кт 76.04. Депонированную зарплату выдают позже отдельным расходником.

Проводки при выдаче зарплаты

Чтобы понимать, что происходит в учёте, держите перед глазами цепочку от начисления до выплаты. Выплата — это последний шаг, который закрывает кредит счёта 70.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, где занят сотрудник: производство, управление или торговля. В ЗУП проводки не формируются — туда выгружается только результат, а записи делает Бухгалтерия после синхронизации.

После проведения ведомости проверьте, что по счёту 70 нет зависшего сальдо по сотрудникам, которым уже заплатили. Остаток по кредиту 70 — это ваш долг перед работниками, он должен соответствовать только ещё не выплаченным суммам.

Проводку по выплате формирует не сама ведомость, а платёжный документ: списание с расчётного счёта (Дт 70 Кт 51) или расходный кассовый ордер (Дт 70 Кт 50). Поэтому одной проведённой ведомости мало — пока нет банковской выписки или РКО, в учёте выплата не отражена, хотя распоряжение уже сформировано.

НДФЛ и взносы: когда и сколько перечислить

Удержать НДФЛ — не то же самое, что перечислить его в бюджет. Удержание происходит в момент выплаты (проводка Дт 70 Кт 68.01), а уплата идёт отдельно, в составе единого налогового платежа (ЕНП) на единый налоговый счёт.

По действующему порядку расчётный период по НДФЛ разбит на две части месяца:

• за период с 1-го по 22-е число — уведомление подаётся до 25-го, уплата до 28-го числа этого же месяца;
• за период с 23-го по последнее число месяца — уведомление до 3-го, уплата до 5-го числа следующего месяца.

Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ в 1С формируется в разделе отчётности по налогам (в Бухгалтерии — Отчёты → Уведомления, сообщения и заявления). Без уведомления налоговая не поймёт, какую сумму списать с ЕНС в счёт НДФЛ, и деньги зависнут на едином счёте как переплата.

Сумма удержанного НДФЛ в уведомлении должна совпадать с суммой из проведённых ведомостей за соответствующий период. Если даты выплат и начислений перепутаны, в уведомление попадёт не тот период — это одна из частых причин расхождений с 6-НДФЛ по итогам квартала.

Страховые взносы начисляются единым тарифом и перечисляются до 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления, тоже через ЕНП. За первый и второй месяцы квартала по взносам подаётся уведомление, за третий данные берутся из РСВ.

Отчётность после выплаты

Выплата зарплаты порождает несколько отчётных обязанностей. Основные формы и их назначение:

Отчёты формируются в ЗУП или Бухгалтерии в разделе Отчётность (в ЗУП — Отчётность, справки → 1С-Отчётность). Данные для них берутся из проведённых начислений и ведомостей — поэтому важно, чтобы выплата была отражена корректно и вовремя.

Напомним: с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР) — отсюда отчёт ЕФС-1 вместо прежних СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС.

Для самопроверки перед сдачей удобны отчёты по зарплате: Анализ зарплаты по сотрудникам, свод начислений и удержаний, а также оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в Бухгалтерии.

Частые ошибки

Несколько ситуаций, которые чаще всего ломают выплату и отчётность.

• 🔴 Ведомость заполнена до проведения начисления. Суммы «К выплате» будут нулевыми или старыми. Сначала проводим «Начисление зарплаты и взносов», потом ведомость.
• 🔴 НДФЛ не удержан. В ведомости стоит полная сумма без вычета налога. Причина — незаполненная дата выплаты или сбой в последовательности документов. Перепроведите начисление и ведомость по порядку дат.
• 🔴 Выплата проведена, а подтверждение из банка не загружено. По зарплатному проекту ведомость остаётся «исполненной частично», и данные для 6-НДФЛ съезжают.
• 🔴 Удаление ведомости задним числом. Рвётся связь с удержанием НДФЛ, суммы в отчётах перестают сходиться. Исправляйте через новую ведомость или сторно, а не удалением.
• 🔴 Выплата проведена раньше начисления по датам. Из-за нарушенной последовательности НДФЛ встаёт не в тот период. Соблюдайте порядок: сначала начисление, затем ведомость, затем банк или касса.

Частые вопросы