Как напечатать и отправить только выбранные строки в 1С

Выделить несколько строк в 1С проще всего мышью: зажмите Ctrl и кликайте по нужным строкам поодиночке либо зажмите Shift и щёлкните первую и последнюю строку диапазона — ровно как в проводнике Windows. Выбранные строки подсветятся, и дальше с ними можно работать: распечатать, выгрузить, перенести в другой документ.

Проблема обычно не в самом выделении, а в том, что под «выделить строки» понимают три разные задачи: распечатать только выбранные строки, перенести их в отдельный документ или пометить цветом. Механизмы у них разные, и путаница здесь — причина половины вопросов. Сам отбор и выделение в 1С 8.3 работают на уровне платформы, поэтому в Бухгалтерии, ЗУП и Управлении торговлей всё это делается одинаково.

Как отметить нужные строки мышью, клавишами и отбором

Базовые приёмы выделения одинаковы и в списках документов (журналах), и в табличных частях самих документов:

• 🖱 Ctrl + клик — добавить или убрать одну строку из выделения. Так набирают строки вразбивку, не подряд.
• 🖱 Shift + клик — выделить диапазон от текущей строки до той, по которой кликнули.
• ⌨️ Ctrl+A — выделить все строки списка целиком.
• ⌨️ Shift + стрелки ↑/↓ — расширять выделение с клавиатуры, не отрывая рук от клавиш.

В списках (журнал документов , справочник, список регистра) перед выделением удобно сузить сам список отбором. Откройте Ещё → Настроить список, перейдите на вкладку Отбор и задайте условие — например, по контрагенту или по дате. После этого в списке останутся только подходящие строки, и Ctrl+A выделит именно их.

Ещё быстрее — отбор прямо из таблицы. Кликните правой кнопкой по ячейке с нужным значением и выберите команду отбора по значению текущей колонки: список сразу оставит строки только с этим значением. Повторный вызов отбор снимает. Так за пару кликов отбираются, например, все документы одного склада или одного вида операции.

Если строку нужно найти по тексту — номеру, сумме, названию — нажмите Ctrl+F. Откроется поиск по списку, платформа подсветит совпадения, и дальше их выделяют мышью.

В табличной части документа (строки товаров в накладной, начисления в документе ЗУП) отдельного окна отбора обычно нет. Здесь строки выбирают вручную мышью или клавишами. Если строк много, сначала отсортируйте табличную часть по нужной колонке (клик по заголовку колонки), а затем выделите подряд идущий диапазон через Shift.

Печать только выделенных строк

Напечатать выбранные строки напрямую из формы документа нельзя: кнопка Печать в документе выводит печатную форму целиком. Чтобы на бумагу попали только нужные строки, выведите их в табличный документ и ограничьте область печати.

Для списка документов порядок такой:

1. Выделите нужные строки в списке (Ctrl или Shift).
2. Нажмите Ещё → Вывести список.
3. В открывшемся окне выберите тип Табличный документ и снимите галочки с колонок, которые печатать не нужно.
4. Нажмите ОК — откроется табличный документ с выбранными строками.

Дальше в самом табличном документе можно ещё раз ограничить вывод. Выделите в нём нужный диапазон ячеек и задайте его областью печати: меню Таблица → Области → Задать область печати. После этого при печати (Ctrl+P) выйдет только эта область, а не весь лист.

Чтобы таблица поместилась на странице и не разъехалась, в окне печати задайте масштаб По ширине страницы и, при необходимости, альбомную ориентацию. Там же настраиваются поля и повтор шапки таблицы на каждой странице — это пригодится, когда выбранных строк много и они уходят на несколько листов.

Перед отправкой на принтер посмотрите предварительный просмотр. Он покажет ровно то, что выйдет на бумагу, вместе с разбивкой на страницы. Если видно лишние пустые листы или колонки, обрезанные на край, проще поправить область печати и масштаб здесь, чем переводить бумагу.

Перенос выбранных строк в отдельный документ

Иногда из одной накладной нужно собрать новый документ только с частью строк — например, разбить поставку на две реализации. Универсальной кнопки «создать документ из выделенного» в типовых конфигурациях нет, но строки табличной части переносятся копированием:

1. Выделите нужные строки в табличной части документа-источника.
2. Нажмите Ctrl+C.
3. Создайте или откройте документ-получатель, встаньте курсором в его табличную часть.
4. Нажмите Ctrl+V.

Вставка срабатывает, когда табличные части совпадают по составу колонок (например, из одной реализации в другую). Если колонки отличаются, 1С перенесёт только то, что сопоставилось, а часть полей останется пустой.

Пример. В реализации 20 строк, а отгрузить сегодня нужно только 8. Создаёте вторую реализацию, в первой выделяете нужные 8 строк, Ctrl+C, встаёте в табличную часть новой реализации и Ctrl+V. Остаётся проверить склад , договор и даты — и провести оба документа. Строки, которые уехали во второй документ, в первом при необходимости удаляете.

Если копирование не поддерживается (у части документов табличная часть закрыта для вставки), остаётся ввести строки вручную. Команда Ввести на основании здесь не поможет выбрать отдельные строки — она создаёт связанный документ целиком, а не по выделению. То же касается обработок групповой обработки: они работают с документами целиком, а не с отдельными строками табличной части.

Сохранение и отправка выбранных строк

Табличный документ с выбранными строками легко сохранить и отправить. В открытом табличном документе нажмите Файл → Сохранить как и выберите формат:

Для отправки по почте надёжнее всего PDF: он одинаково выглядит у получателя и не даёт случайно изменить суммы. Сохраните файл, а затем приложите его к письму в своей почтовой программе. Если же получателю нужно продолжить расчёты — например, добавить свои колонки или посчитать итоги , — выбирайте Excel. У ряда печатных форм есть встроенная отправка — ищите в командной панели формы команду с конвертом или в меню Файл; но даже когда её нет, связка «сохранить в PDF и приложить вручную» работает всегда.

Есть и путь вообще без промежуточного файла. Выделите строки в табличной части или в списке, нажмите Ctrl+C, затем вставьте их прямо в открытый лист Excel или в тело письма через Ctrl+V. Платформа кладёт в буфер обмена текст с разделителями, поэтому колонки аккуратно встают по ячейкам. Для нескольких строк, которые надо быстро показать коллеге, это самый короткий способ — файл при этом не создаётся.

Когда стандартного вывода мало: правка макета печатной формы

Если выделенные строки печатаются не так, как нужно (не хватает колонки, лишние реквизиты, другой порядок), дело в макете печатной формы. Макет типовой формы хранится в конфигурации, и просто так из режима 1С:Предприятия его не поменять.

Варианты по возрастанию сложности:

• Выгрузить в Excel и доработать там. Самый быстрый путь для разовой задачи: сохраните табличный документ в .xlsx и приведите его к нужному виду вручную.
• Вывести список со своим набором колонок. В окне Ещё → Вывести список вы сами отмечаете, какие колонки показать, и выбираете тип вывода: табличный документ (его печатают и сохраняют в Excel/PDF) или текстовый (простой текст для вставки в письмо). Часто своего набора колонок достаточно, и макет трогать не приходится.
• Изменить макет расширением конфигурации. Для постоянного изменения печатной формы на рабочей базе правильный способ — расширение конфигурации (доступны с платформы 8.3.6). Так вы меняете форму, не снимая конфигурацию с поддержки.

Одинаково ли это работает в Бухгалтерии, ЗУП и Управлении торговлей

Да. Выделение строк мышью и клавишами, отбор списка, команда Вывести список и область печати табличного документа — это возможности самой платформы 8.3. Они работают одинаково в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, Управлении торговлей 11 и других типовых конфигурациях на «Такси».

Отличается только то, какие печатные формы вообще заведены у конкретного документа и как называются колонки табличной части. Например, в накладной торговой конфигурации колонки будут про товары и цены, а в документе начислений ЗУП — про сотрудников и суммы. Сам механизм выбора и вывода строк от конфигурации не зависит, поэтому отдельную инструкцию под каждую программу искать не нужно: если вы освоили выделение и Ещё → Вывести список в одной базе, в остальных всё повторяется один в один.

Почему печатаются пустые листы и как это убрать

Лишние пустые страницы при печати выбранных строк — следствие неправильной области печати или масштаба, а не ошибка программы. Разберём по симптомам, что именно поправить. Два действия закрывают почти все такие случаи: заново задать область печати строго по данным и выставить масштаб по ширине страницы.

Короткий порядок проверки перед печатью выбранных строк:

Частые вопросы