Справки о доходах из 1С: куда делась 2-НДФЛ и как получить файл

С 2023 года отдельную 2-НДФЛ в налоговую не сдают. Справки о доходах физлиц теперь идут приложением №1 к годовому расчёту 6-НДФЛ, поэтому в 1С их выгружают из регламентированного отчёта: Отчетность, справки → 1С-Отчетность → 6-НДФЛ за год → Заполнить → Выгрузить. Справку сотруднику по-прежнему формируют отдельно и сохраняют в PDF или печатают.

Частое заблуждение — искать в 1С старый документ «2-НДФЛ для передачи в ФНС» и пытаться сдать его за текущий год. Он нужен только для уточнения периодов до 2023 года. Справки за текущий и прошлый год живут внутри 6-НДФЛ, и проверять их нужно вместе с расчётом.

Какую «2-НДФЛ» вы выгружаете: три разных случая

Под одним запросом прячутся три задачи. Путь в программе у каждой свой.

📌 Основной сценарий в конце года — первый. Срок сдачи годового 6-НДФЛ — не позднее 25 февраля следующего года.

📌 Справку сотруднику выдают в течение трёх рабочих дней после его заявления. Это требование пункта 3 статьи 230 НК РФ.

📌 Электронно сдают, если доходы за период получили больше 10 человек. До 10 включительно можно на бумаге, но на практике проще выгрузить файл и отправить через оператора.

Подготовка: что проверить до формирования справок

Справка о доходах собирается из регистров НДФЛ. Если в течение года были ошибки, они переедут в отчёт один в один. Поэтому сначала проверяют данные, а уже потом нажимают «Заполнить».

Сведения о физлицах

Откройте карточку каждого сотрудника и проверьте:

• 👤 ФИО — без лишних пробелов и латинских букв вместо кириллицы;
• 🔢 ИНН — 12 цифр, контрольное число сходится (1С подсвечивает неверный ИНН);
• 🪪 удостоверение личности — вид, серия и номер; для паспорта РФ код вида документа 21;
• 🌍 гражданство и статус налогоплательщика — резидент или нерезидент;
• 📅 дата рождения.

Для иностранцев без ИНН обязательно заполнены вид документа, серия и номер. Пустое поле даст ошибку форматного контроля.

Расчёт налога

Перед закрытием года убедитесь, что за все месяцы проведены начисления и выплаты, а НДФЛ удержан и перечислен.

1. Сформируйте Регистр налогового учета по НДФЛ за год по сотрудникам, у которых были нестандартные начисления: материальная помощь, подарки, договоры ГПХ, выплаты уволенным.
2. Сверьте коды доходов. Зарплата — 2000, отпускные — 2012, больничные — 2300, премии по итогам года — 2002 или 2003 в зависимости от источника выплаты.
3. Проверьте вычеты: стандартные на детей, имущественные и социальные по уведомлениям ФНС. Уведомление должно быть введено в 1С, иначе вычет не попадёт в справку.
4. Если налог не удалось удержать (например, подарок бывшему работнику), это должно быть отражено в учёте до формирования годового отчёта.

Где ведётся зарплата

Если зарплату считают в ЗУП, а в Бухгалтерии она приходит только проводками, справки формируют в ЗУП. В БП регистров НДФЛ по сотрудникам в таком случае нет, и справки выйдут пустыми.

Формирование справок о доходах в программе

Годовой 6-НДФЛ с приложением №1

Порядок одинаков в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, если зарплата ведётся там.

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать и выберите в списке 6-НДФЛ.
3. Укажите организацию и период — год.
4. Нажмите Заполнить. Программа заполнит разделы расчёта и создаст справки о доходах по каждому физлицу.
5. Перейдите на вкладку или в раздел приложения №1 и откройте 2-3 справки выборочно. Сверьте сумму дохода и налога с регистром налогового учёта.
6. Нажмите Записать.

Справки внутри приложения получают порядковые номера. Номер справки сохраняется: если позже потребуется корректировка по конкретному человеку, в корректирующей справке указывают тот же номер.

Справка для сотрудника

Бумажная справка на руки делается отдельным документом.

Порядок действий:

1. Нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника и налоговый период.
3. Нажмите Заполнить, затем Провести.
4. Нажмите Печать и выберите форму справки о доходах.

Справку за неполный текущий год тоже можно сделать: укажите текущий год, программа возьмёт доходы на дату формирования.

Настройка параметров выгрузки в файл

Прежде чем выгружать, проверьте настройки организации. Без них файл не сформируется или уйдёт не в ту инспекцию.

Реквизиты организации

В карточке организации (Настройка → Организации в ЗУП, Главное → Организации в БП) должны быть заполнены:

• 🏢 ИНН и КПП;
• 🏛️ код налогового органа, куда сдаётся отчётность;
• 📍 ОКТМО;
• ✍️ ответственные лица — руководитель или представитель, подписывающий отчёт.

Если отчёт подписывает представитель, в 1С указывают данные доверенности. Для электронной подачи нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная в ФНС.

Обособленные подразделения

Каждое обособленное подразделение со своим КПП сдаёт отдельный расчёт со своими справками. В 1С это видно так:

• если подразделение выделено на отдельный баланс и сдаёт отчётность самостоятельно, для него создают отдельный отчёт 6-НДФЛ;
• если в организации несколько ОКТМО, программа формирует расчёты по каждому коду.

Ошибка в КПП или ОКТМО подразделения — частая причина, по которой справки «теряются» и инспекция не видит доходы человека.

Сама выгрузка

В открытом отчёте:

1. Нажмите Выгрузить на командной панели.
2. Выберите Выгрузить в файл.
3. Укажите каталог на диске.

Программа сохранит XML-файл. Имя формируется автоматически по правилам ФНС: в нём есть код инспекции, ИНН и КПП, дата и уникальный идентификатор. Не переименовывайте файл — сервис ФНС и оператор отклонят его.

Если подключён сервис 1С-Отчетность, выгружать в файл не нужно: кнопка Отправить отправляет расчёт напрямую, подписывая его сертификатом.

Форматы файлов: XML, PDF и печать

Справки из 1С бывают в трёх видах, и путать их нельзя.

XML

Это единственный формат, который принимает налоговая. Кодировка — windows-1251, структура задаётся форматом ФНС для расчёта 6-НДФЛ. Открывать XML в Блокноте и что-то править вручную не стоит: одна лишняя кавычка — и файл не пройдёт контроль.

PDF

В печатной форме справки нажмите значок дискеты (Сохранить). Отметьте формат Adobe PDF, укажите папку. Если справок несколько, каждую можно сохранить отдельным файлом.

Печать на бумаге

Распечатать справку можно сразу из списка: выделите документ и нажмите Печать. Для массовой выдачи (например, при увольнении нескольких человек) выделите в списке несколько документов — откроется одна печатная форма со всеми справками.

Проверка файла перед отправкой

Проверка в три слоя закрывает почти все отказы.

Встроенная проверка 1С

В форме отчёта нажмите Проверка и выберите проверку выгрузки. 1С проверит заполнение обязательных реквизитов и формат. Двойной щелчок по строке с ошибкой переводит к нужному полю.

Отдельно запустите проверку контрольных соотношений. Она сравнивает суммы в разделах расчёта со справками в приложении: доходы, исчисленный и удержанный налог должны сходиться.

Проверка программами ФНС

Если отправляете файл не через 1С-Отчетность, выгруженный XML можно проверить:

• 🧾 в бесплатной программе ФНС «Налогоплательщик ЮЛ» — через импорт файла;
• 🔍 в программе проверки «Тестер», которую ФНС публикует для проверки форматов;
• 📨 встроенной проверкой у оператора электронного документооборота перед отправкой.

Выборочная ручная сверка

Возьмите 3-5 справок: человек с вычетами, уволенный, работник по ГПХ, иностранец, сотрудник с максимальным доходом. Сравните доход и налог с регистром налогового учёта. Если в этих справках цифры сошлись, общий массив почти наверняка корректен.

Типовые ошибки и как их не допустить

Помимо форматных отказов, есть ошибки, которые проходят контроль, но всплывают позже — в требованиях инспекции или жалобах сотрудников.

• ❌ Справки сдали отдельной формой 2-НДФЛ за текущий год. Такую отчётность не примут: за 2023 год и позже справки сдают только в составе 6-НДФЛ.
• ❌ Исправили одного человека перезаполнением всего отчёта. Если ошибка в одной справке, подают корректирующий расчёт с исправленной справкой этого человека, а не пересдают всех.
• ❌ Аннулировали справку, удалив её из файла. Для аннулирования справку подают с тем же номером и признаком аннулирования. Просто не включить её в корректировку недостаточно.
• ❌ Вычеты по уведомлению ФНС не введены в 1С. Сотрудник получил вычет в бухгалтерии «на словах», а в справке его нет. Позже налоговая выставит требование.
• ❌ Справку на руки сделали из отчёта для ФНС. Форма для сотрудника и приложение к расчёту — разные документы. Человеку выдают справку по форме для физлица.

Корректировка справок за прошлые годы

За 2023 год и позже исправления подают корректирующим 6-НДФЛ. В нём номер корректировки увеличивается на единицу, а в приложение включают только справки, которые меняются.

За 2022 год и ранее действует прежний порядок: уточнённую справку подают по той форме 2-НДФЛ, которая действовала в том периоде. Для этого в 1С сохранился документ «2-НДФЛ для передачи в ФНС». Найти его можно через поиск по интерфейсу, набрав «2-НДФЛ». В документе указывают год, номер корректировки и номер исходной справки.

Частые вопросы