Справки 2-НДФЛ в ЗУП и Бухгалтерии: от проверки данных до файла для ФНС

Выгрузить 2-НДФЛ для налоговой в 1С сейчас можно только в составе годового расчёта 6-НДФЛ: справки о доходах стали его приложением №1. В ЗУП 3.1 расчёт создают в Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — в Отчеты → Регламентированные отчеты, затем заполняют приложение и нажимают «Выгрузить» — программа сохраняет XML-файл для ФНС.

Отдельная справка 2-НДФЛ по-прежнему нужна сотруднику: её печатают по заявлению, и она не уходит в инспекцию. Поэтому сначала определитесь, что вам нужно: файл для ФНС (годовой 6-НДФЛ с приложением) или бумага для человека (справка о доходах для банка, визы, нового работодателя). Пошаговая инструкция ниже подходит для обоих случаев.

Подготовка к выгрузке 2-НДФЛ: что проверить в начислениях и карточках

Справка собирается из регистров НДФЛ, а не из документов напрямую. Если в регистрах ошибка, она без изменений попадёт в файл. Поэтому начинают не с отчёта, а с проверки данных.

Данные сотрудника

Откройте карточку физлица (в ЗУП — Кадры → Физические лица, в БП — Зарплата и кадры → Физические лица) и проверьте:

• 🪪 ИНН — 12 цифр. ФНС принимает справки и без ИНН, если указаны паспортные данные, но наличие ИНН снимает большинство вопросов.
• 📄 Документ, удостоверяющий личность — вид, серия и номер. У паспорта РФ код 21, серия и номер разделены пробелом.
• 🌍 Гражданство — для граждан РФ код страны 643.
• 🏷️ Статус налогоплательщика — резидент или нерезидент. В ЗУП он хранится по периодам, проверьте, что статус на декабрь правильный.
• 📅 Дата рождения и ФИО — как в паспорте, без лишних пробелов и латиницы.

Начисления и удержания

Закройте все месяцы года документами «Начисление зарплаты и взносов» и выплатами. Проверьте, что:

1. Каждая выплата проведена ведомостью или документом выплаты — без этого налог не считается удержанным.
2. Отпускные и больничные, начисленные в декабре, а выплаченные в январе, попадут в доходы нового года: датой получения такого дохода считается день выплаты. Зарплата за декабрь, наоборот, остаётся в старом году.
3. Стандартные вычеты на детей введены заявлениями с правильными датами начала и окончания.
4. Материальная помощь отнесена к коду дохода 2760, и к ней применён вычет 503 в пределах 4 000 ₽ в год.

Отчёты для сверки

До формирования справок сравните цифры в двух отчётах. В ЗУП и БП они находятся в группе отчётов по НДФЛ:

• Регистр налогового учёта по НДФЛ — показывает по каждому человеку доходы по месяцам и кодам, вычеты, исчисленный и удержанный налог.
• Анализ НДФЛ по месяцам — помогает увидеть, где исчисленный налог не совпадает с удержанным.

Если в регистре удержано меньше, чем исчислено, а человек уволен или получал доход в натуральной форме, на него понадобится справка с признаком 2.

Где в 1С ЗУП и Бухгалтерии формируются справки 2-НДФЛ

Путь различается по конфигурации и по назначению справки. Если зарплату ведёт ЗУП, справки формируйте в ЗУП: в Бухгалтерии при синхронизации с ЗУП данных по НДФЛ в разрезе людей обычно нет.

Формирование 2-НДФЛ в составе годового расчёта 6-НДФЛ

С отчётности за 2021 год отдельной 2-НДФЛ для инспекции нет. Её содержание переехало в приложение №1 к годовому 6-НДФЛ. Срок сдачи годового расчёта вместе со справками — не позднее 25 февраля следующего года.

Пошагово

1. Откройте список регламентированных отчётов по пути из таблицы выше.
2. Нажмите «Создать» и выберите 6-НДФЛ. Если в списке нет, найдите его через поиск формы по слову «6-НДФЛ».
3. Укажите организацию и период — год. Приложение со справками доступно только в годовом расчёте, в квартальных его нет.
4. Если у организации несколько ОКТМО или КПП (обособленные подразделения), выберите нужную налоговую. По каждой паре КПП/ОКТМО делается свой расчёт.
5. Нажмите «Заполнить». Программа заполнит разделы 1 и 2 и приложение №1 со справками по каждому получателю дохода.
6. Перейдите на закладку приложения и пролистайте список справок. Каждой справке присваивается номер, он уникален в пределах года.

Что содержит одна справка

Если доходы человека облагались по разным ставкам, справка содержит отдельный блок по каждой ставке. С 2025 года прогрессивная шкала имеет пять ступеней — 13, 15, 18, 20 и 22%, а для дохода по каждой ступени программа формирует свои строки.

Признак справки

• Признак 1 — доход выплачен, налог удержан. Это основной массив справок.
• Признак 2 — налог исчислен, но удержать его невозможно (доход в натуральной форме, подарок бывшему сотруднику, прощённый долг). Такие справки формируются отдельно и сдаются в тот же срок, а копию нужно передать самому физлицу.

Печатная форма и проверка справок перед выгрузкой

Не выгружайте файл сразу после заполнения. Сначала посмотрите, что получилось.

Как просмотреть

1. В открытом расчёте нажмите «Печать». Откроется печатная форма всего отчёта, включая приложение.
2. Выборочно откройте справки людей с нестандартной ситуацией: уволенных, принятых в середине года, совместителей, получателей вычетов.
3. Сверьте суммы в справке с регистром налогового учёта по НДФЛ по этому человеку.

Встроенные проверки

В командной панели расчёта есть команда «Проверить» с проверкой контрольных соотношений и проверкой выгрузки. Запускайте обе:

• Контрольные соотношения — сверяют раздел 2 с итогами по справкам. Например, сумма начисленного дохода по всем справкам должна совпадать со строкой 110 раздела 2.
• Проверка выгрузки — ищет незаполненные обязательные поля и недопустимые значения в реквизитах: серию паспорта без пробела, ИНН неправильной длины, пустое гражданство.

Ошибки показываются списком. Двойной щелчок по строке переводит к месту, где её нужно исправить — обычно это карточка физлица, а не сам отчёт.

Выгрузка файла 2-НДФЛ для ФНС в формате XML

Когда проверки пройдены, выгрузка занимает минуту.

1. В расчёте 6-НДФЛ нажмите «Выгрузить» в командной панели.
2. Если программа предложит выбрать формат или вариант выгрузки, оставьте вариант для налогового органа.
3. Укажите папку на диске. 1С сохранит XML-файл, имя которого формируется по правилам ФНС: в нём закодированы инспекция, ИНН и КПП организации, дата и идентификатор.
4. При большом числе справок программа может разбить выгрузку на несколько файлов — это нормально, отправляйте все.

Не переименовывайте файл и не открывайте его на редактирование в текстовом редакторе с последующим сохранением. Имя и кодировка проверяются при приёме, и после ручного вмешательства инспекция может отказать в приёме.

Проверка внешними программами

Перед отправкой файл можно проверить бесплатной программой ФНС «Налогоплательщик ЮЛ» или встроенной проверкой у оператора электронной отчётности. Это особенно полезно, если сдаёте через сторонний сервис: он отклонит файл ещё до отправки, если схема не совпадает с действующей.

Отправка справок в налоговую: 1С-Отчетность, оператор или личный кабинет

Через 1С-Отчетность

1. В расчёте нажмите «Отправить». Программа подпишет файл сертификатом, прописанным в настройках сервиса, и отправит его.
2. Статус отправки отображается в журнале отправок 1С-Отчетности.
3. Дождитесь квитанции о приёме. Протокол с ошибками придёт отдельным сообщением и тоже будет виден в журнале.

Через внешний сервис

Выгрузите XML по шагам из предыдущего раздела и загрузите его в программу оператора. Подписывает файл тот, кто указан в титульном листе: руководитель или представитель по доверенности. Для представителя нужна машиночитаемая доверенность.

Справка 2-НДФЛ сотруднику по заявлению

Сотруднику справку о доходах и суммах налога выдают по его заявлению. Это обязанность налогового агента по статье 230 НК РФ. В инспекцию она не отправляется.

Как сформировать в ЗУП 3.1

1. Откройте Налоги и взносы → Справки 2-НДФЛ для сотрудников.
2. Нажмите «Создать», укажите организацию, год и сотрудника.
3. Нажмите «Заполнить» — справка соберётся из тех же регистров, что и приложение к 6-НДФЛ.
4. Нажмите «Печать» и выберите форму справки. Распечатайте или сохраните в PDF, подпишите у уполномоченного лица.

В Бухгалтерии 3.0 последовательность та же, а список справок для сотрудников ищите в разделе Зарплата и кадры.

Справка за текущий год

Справку можно выдать и за неполный год — например, при увольнении или для банка в середине года. Программа покажет доходы с января по последний закрытый месяц. Если зарплата за текущий месяц ещё не рассчитана, её в справке не будет.

Ошибки при выгрузке 2-НДФЛ и уточнённые справки

Как исправить уже сданную справку

1. Создайте новый годовой 6-НДФЛ и укажите номер корректировки: 01, при следующей правке — 02 и так далее. У первичного расчёта номер 00.
2. В приложение включите только справки тех людей, по которым есть исправления, с тем же номером справки, что в первичном расчёте.
3. Если справку подали на человека, которому она не нужна, отправьте её с номером корректировки 99 — это аннулирование.
4. Если исправления затрагивают суммы раздела 2, поправьте и его.

Уточнённые справки за 2020 год и ранее подают по форме, действовавшей в том году. Набор доступных форм зависит от релиза, поэтому для таких случаев проверьте список регламентированных отчётов: прежняя форма отдельной 2-НДФЛ там помечена как устаревшая.

Частые вопросы о справках 2-НДФЛ в 1С