Отчёт по травматизму (бывший 4-ФСС): как сформировать и выгрузить из 1С

Сразу главное: отдельной формы 4-ФСС с 2023 года уже нет. Взносы на травматизм теперь показывают в разделе 2 единой формы ЕФС-1, а выгружают её из 1С там же, где и раньше, — в журнале регламентированных отчётов Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты. Если же вам нужен именно старый бланк 4-ФСС (например, корректировка за 2022 год или ранее), 1С его тоже формирует — выберите период до 2023 года, и программа подставит нужную форму.

ФСС с 2023 года объединили с ПФР в единый Социальный фонд России (СФР) — дальше по тексту фонд-получатель называю СФР. Привычка говорить «сдать 4-ФСС» осталась, поэтому ниже разбираю обе ситуации: текущий отчёт по травматизму (раздел 2 ЕФС-1) и старую форму для прошлых периодов. Пути меню даю для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что сдают вместо 4-ФСС и где это лежит в 1С

Раздел 2 ЕФС-1 — это и есть бывший 4-ФСС. В нём считают базу и взносы «на травматизм» по тарифу с учётом скидки или надбавки, а также расходы, которые фонд возмещает (хотя с переходом на прямые выплаты расходная часть у большинства работодателей пустая).

Сдают раздел 2 ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Если застрахованных больше 10 человек — только в электронном виде. До 10 человек можно на бумаге, но выгрузка файла всё равно удобнее.

В 1С отчёт живёт в одном месте для всех конфигураций — в рабочем месте «1С-Отчётность»:

• 🧾 ЗУП 3.1 — раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
• 🧾 Бухгалтерия 3.0 — раздел Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты.

Данные для раздела 2 программа берёт из начисленных страховых взносов «от несчастных случаев». Поэтому прежде чем нажимать «Заполнить», имеет смысл проверить учёт — иначе выгрузите файл с неверными суммами.

Подготовка данных перед формированием отчёта

Отчёт заполняется автоматически, но только из того, что уже проведено в базе. Пройдитесь по короткому списку — это снимает 90 % будущих вопросов «почему суммы не бьются».

Тариф взносов на травматизм задаётся в настройках организации (раздел с реквизитами и учётной политикой по взносам). Значение зависит от класса профессионального риска по вашему основному виду деятельности — от 0,2 % до 8,5 %. Если фонд присвоил скидку или надбавку, её тоже вносят в настройки, иначе программа посчитает по базовому тарифу.

Отдельно стоит держать в уме источник самого тарифа. Основной вид деятельности подтверждают в фонде ежегодно, по итогам прошлого года. Если подтверждение не подать вовремя, фонд вправе установить тариф по виду деятельности с самым высоким классом риска из заявленных в ЕГРЮЛ. Проверьте, что тариф в настройках организации совпадает с уведомлением, которое прислал фонд: отчёт возьмёт процент именно из настроек, а расхождение всплывёт только при сверке и доначислениях.

Формируем раздел 2 ЕФС-1 и выгружаем файл

Порядок действий в журнале регламентированных отчётов одинаков для ЗУП и Бухгалтерии:

1. Откройте журнал регламентированных отчётов и нажмите Создать.
2. В списке форм найдите ЕФС-1 — проще всего набрать «ЕФС» в строке поиска над списком. Выберите организацию и отчётный период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
3. В открывшейся форме перейдите на закладку раздела 2 (взносы на травматизм) и нажмите Заполнить. Программа подтянет базу, тариф и суммы взносов из учёта.
4. Нажмите Проверка → Проверить контрольные соотношения. Исправьте всё, на что укажет программа, и перезаполните отчёт.
5. Сохраните отчёт кнопкой Записать.

Теперь сама выгрузка. В командной панели формы есть кнопка Выгрузить — она создаёт электронное представление отчёта в виде XML-файла:

• Выгрузить → для отправки через оператора — программа предложит указать папку, куда положить файл.
• Файл получает имя по маске, которую задаёт формат, — переименовывать его нельзя, иначе приёмный шлюз не распознает отчёт.

Выгруженный XML сам по себе не является отправленным отчётом. Его ещё нужно подписать электронной подписью и передать в фонд — либо через программу вашего оператора ЭДО, либо через приёмный шлюз. Поэтому выгрузка файлом имеет смысл в двух случаях: у вас нет сервиса 1С-Отчётность, либо отчёт сдаёт сторонний бухгалтер в своей программе.

Отправка напрямую из 1С через 1С-Отчётность

Если 1С-Отчётность подключена, файл выгружать вручную не нужно — отчёт уходит из той же формы кнопкой Отправить. Это и быстрее, и надёжнее: подпись, шифрование и передача происходят в одном окне, а статусы приходят обратно в базу.

Что происходит после нажатия Отправить:

• отчёт подписывается вашей электронной подписью и уходит в СФР;
• в журнале отчётов появляется строка состояния — Отправлено, затем Доставлено;
• фонд присылает квитанцию о приёме или протокол с ошибками;
• итоговый статус Принят означает, что отчёт сдан.

Статус отслеживают прямо в журнале регламентированных отчётов — колонка состояния меняется по мере обработки. Пока не пришёл положительный результат приёма, отчёт сданным не считается, даже если файл ушёл.

Особенности по конфигурациям

Сам отчёт и его структура одинаковы во всех конфигурациях — различается только путь к журналу и источник данных по взносам.

Если зарплату считают в отдельной ЗУП, а отчётность сдают из Бухгалтерии, данные переносят через стандартную синхронизацию. В этом случае отчёт формируют там, где полнее данные по взносам, — как правило, в ЗУП. Дублировать одну и ту же форму в двух базах не нужно.

Исправление ошибок после отказа фонда

Если пришёл протокол с ошибками или отчёт отклонён — не паникуйте и не создавайте отчёт заново «с нуля». Откройте уже отправленную форму, посмотрите текст протокола (он прикрепляется к отчёту в журнале) и устраните причину.

Частые причины отказа и что с ними делать:

Чтобы подать исправленный отчёт, в форме раздела 2 указывают признак (номер) корректировки. Первичный отчёт — без номера, первое исправление — с соответствующим порядковым номером корректировки. Отправляйте корректировку только после того, как фонд принял или окончательно отклонил предыдущую версию, иначе появятся две формы за один период и путаница со статусами.

Выгрузка старой формы 4-ФСС за периоды до 2023 года

Бывает, что нужна именно классическая 4-ФСС — например, для уточнёнки за 2022 год или более ранний период, когда взносы ещё администрировал ФСС. 1С этот бланк не убрала: выгрузка работает так же, меняется только форма, которую подставляет программа.

Порядок тот же, что и для ЕФС-1:

1. В журнале регламентированных отчётов нажмите Создать.
2. Укажите отчётный период в пределах 2022 года или ранее — программа сама предложит форму 4-ФСС, действовавшую в том периоде.
3. Заполните, проверьте контрольные соотношения, выгрузите XML кнопкой Выгрузить.

За периоды с 2023 года старую 4-ФСС уже не формируют — все корректировки идут через раздел 2 ЕФС-1.

Как упростить регулярную сдачу отчёта

Отчёт квартальный, поэтому ручная выгрузка каждый раз с нуля — потеря времени. В 1С есть встроенные механизмы, которые снимают рутину, и ни один из них не требует сторонних обработок или программирования.

Календарь бухгалтера и напоминания о сроках. В рабочем месте 1С-Отчётности есть список задач с датами сдачи. Отчёт по травматизму появляется там заранее, а программа подсвечивает приближение срока. Это надёжнее, чем держать даты в голове: 25-е число легко пропустить за другими отчётами квартала.

Автозаполнение из учёта. Повторная выгрузка не означает повторный ввод. Нажатие Заполнить каждый раз собирает актуальные суммы из проведённых документов. Главное правило — не трогать данные вручную прямо в форме: если поправить сумму в ячейке, при следующем Заполнить правка слетит, а расхождение с учётом останется.

Проверка до отправки. Привычка нажимать Проверка → Проверить контрольные соотношения и Проверить выгрузку перед каждой отправкой экономит один-два цикла «отказ — исправление — повторная подача». Проверка идёт по тем же правилам, что и приёмный контроль фонда.

Сверка с фондом. Через 1С-Отчётность можно запросить у СФР справку о состоянии расчётов, не выходя из программы. Если после отчёта остаётся вопрос по сальдо взносов на травматизм, сверку удобнее сделать сразу, а не ждать требования.

Массовая работа по нескольким организациям. Если в базе несколько юрлиц, журнал регламентированных отчётов позволяет отбирать и отправлять отчёты пачкой. Квитанции и протоколы при этом хранятся прямо в базе рядом с отчётом — поднимать архив XML-файлов на диске не нужно.

Отдельно о выгрузке «обработкой». Иногда просят выгрузить 4-ФСС «не стандартным способом, а через обработку». Для регламентированной отчётности это не нужно и рискованно: формат отчёта меняется вслед за требованиями фонда, а штатный механизм обновляется вместе с релизом конфигурации. Самописная выгрузка такой синхронизации не даёт и легко формирует файл, который фонд не примет.

Частые вопросы