Акты выполненных работ из 1С в файл, реестр или оператору ЭДО — какой способ выбрать

Один акт выгружают прямо из формы печати: откройте документ, нажмите Печать → Акт об оказании услуг (или УПД), затем кнопку сохранения с дискетой — 1С запишет файл в PDF, XLSX, DOCX или MXL. Много актов за период — выделите их в списке, напечатайте пакетом и сохраните каждый в отдельный файл одним действием.

Для обмена с покупателем есть ещё два пути: электронный акт в формате ФНС через ЭДО (это XML, а не картинка) и реестр документов в Excel для сверки. Ниже — каждый способ пошагово, плюс автоматизация для тех, кому акты нужны каждый день сотнями.

Примеры даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». В УТ 11 и КА 2 логика печати та же, отличаются пункты меню (таблица в разделе про реестр).

Где лежат акты и что подготовить перед выгрузкой

В БП 3.0 исходящий акт — это документ Реализация (акт, накладная, УПД) с видом операции «Услуги». Список: Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Если вы выставляете однотипные услуги многим клиентам сразу (аренда, абонентская плата), акты создаёт документ Продажи → Продажи → Оказание услуг — у него своя печать.

Входящие акты от подрядчиков — в Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Их выгружают реже, обычно реестром для сверки.

Перед выгрузкой проверьте три вещи:

• 🏢 Реквизиты организации — ИНН, КПП, адрес и ответственные лица. Без подписантов в акте останутся пустые строки.
• 🖋 Логотип и факсимиле — в карточке организации есть раздел Логотип и печать. Туда загружают картинки подписи и печати, если акт уходит клиенту файлом.
• 📅 Период и статус — выгружайте только проведённые документы. Непроведённый акт печатается, но в учёте его нет.

Способ 1. Печать акта и сохранение в PDF или Excel

Это базовый вариант, им пользуются чаще всего.

1. Откройте акт или выделите его в списке.
2. Нажмите Печать и выберите форму: Акт об оказании услуг, Счёт-фактура или Универсальный передаточный документ.
3. В открывшейся форме печати нажмите кнопку с дискетой (Сохранить).
4. Отметьте формат. Можно сразу несколько: например, PDF для клиента и XLSX для себя.
5. Выберите, куда сохранить: на компьютер или как файл, присоединённый к документу.

Чем отличаются форматы:

Правка суммы в Excel не меняет данные в базе. Если в акте ошибка, исправляйте сам документ и печатайте заново. Иначе акт у клиента и проводки у вас разойдутся.

Отправка по почте из формы печати

Рядом с кнопкой сохранения есть конверт — Отправить. 1С сама приложит файл выбранного формата к письму. Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер, в настройках учётных записей электронной почты. Адрес получателя подставляется из контактной информации контрагента.

Способ 2. Пакетная выгрузка актов за период

Когда нужно отдать клиенту или аудитору сразу 50 актов, печатать по одному долго.

Пакет печатных форм

1. В списке реализаций установите отбор по периоду и контрагенту.
2. Выделите нужные строки: Ctrl+A — все, Ctrl + клик — выборочно, Shift + клик — диапазон.
3. Нажмите Печать → Акт об оказании услуг. Все акты откроются в одной форме, друг за другом.
4. Нажмите Сохранить. В окне сохранения есть флажок упаковки в ZIP-архив и транслитерации имён файлов.

Каждый акт ляжет отдельным файлом с номером и датой в имени. Транслитерация полезна, если архив уйдёт на почтовый сервер, который портит кириллицу в именах вложений.

Реестр актов в Excel

Иногда нужен не сам акт, а список: номер, дата, контрагент, сумма. Например, для сверки с покупателем или для руководителя.

1. Откройте список реализаций и задайте отбор.
2. Нажмите Ещё → Вывести список.
3. Отметьте колонки, которые нужны, и нажмите ОК.
4. Получится табличный документ — сохраните его кнопкой с дискетой в XLSX.

Если колонок не хватает (например, нужен договор или ставка НДС), добавьте их в список через Ещё → Изменить форму, а потом выведите заново.

Для анализа с итогами лучше подходит отчёт Продажи → Отчеты → Продажи: в его настройках можно сгруппировать выручку по контрагентам и документам и тоже сохранить в Excel.

Где искать акты в других конфигурациях:

Способ 3. Электронный акт для ЭДО и выгрузка в XML

PDF-файл с факсимиле — это копия. Юридически значимый электронный акт — это XML-файл по формату ФНС, подписанный электронной подписью. Именно его покупатель может загрузить в свою учётную систему без ручного ввода.

Через оператора ЭДО прямо из 1С

Если подключён сервис 1С-ЭДО или другой оператор:

1. Откройте акт и нажмите в командной панели кнопку ЭДО.
2. Выберите отправку электронного документа. 1С сформирует XML (УПД или акт о передаче результатов работ — смотря что указано в настройках обмена с этим контрагентом).
3. Подпишите и отправьте. Статус документа видно в «Текущих делах ЭДО» (раздел Продажи или Покупки, в зависимости от направления).

Подключение и настройки — в Администрирование → Обмен электронными документами.

Выгрузка XML в файл без оператора

Бывает, что контрагент не на ЭДО, но просит XML для загрузки в свою базу. В меню ЭДО документа есть команда выгрузки электронного документа в файл. Получится архив с XML по формату ФНС и, при наличии, файлом подписи.

Покупатель в своей 1С загружает такой файл в форме списка поступлений через команду загрузки электронного документа из файла. Сопоставление номенклатуры спросят один раз — дальше программа его запомнит.

Что нужно знать про подпись

• 🔐 Счёт-фактура и УПД со статусом «1» подписываются только квалифицированной подписью (КЭП).
• ✍️ Первичку, в том числе акт, по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью — условие прописывают в договоре.
• 👤 Если акт подписывает не директор, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Обмен данными с другой базой 1С

Если «выгрузить акты» значит перенести их в другую базу (например, из УТ в бухгалтерию), речь уже не о файлах, а о синхронизации: Администрирование → Синхронизация данных. Типовые обмены между БП, УТ и УНФ переносят документы реализации вместе со справочниками, без ручной выгрузки.

Как поменять вид акта: макеты и свои печатные формы

Клиент просит другой текст в акте, лишнюю колонку или подпись в иной строке? Есть три уровня вмешательства — от безопасного к сложному.

Уровень 1. Правка готовой печатной формы

В форме печати каждая ячейка редактируется. Кнопкой с карандашом включают редактирование, меняют текст и сохраняют файл. Изменение разовое: в базу не попадёт и при следующей печати не повторится.

Уровень 2. Изменение макета

Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет акта (поиск по слову «акт»), откройте его и поправьте: шрифт, текст шапки, ширину колонок.

1С хранит изменённый макет отдельно от типового. При обновлении конфигурации он сохранится, а флажком в списке можно вернуться к типовому варианту.

Уровень 3. Внешняя печатная форма

Если нужна совсем своя форма акта (например, по шаблону крупного заказчика), её делают внешней обработкой. Подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После регистрации она появится в меню Печать документа рядом с типовыми.

Плюс внешней формы — конфигурация остаётся типовой и спокойно обновляется. Минус — при больших изменениях типового документа форму придётся дорабатывать.

Автоматизация выгрузки: COM-соединение, OData и пакетный запуск

Ручная выгрузка перестаёт работать, когда акты нужны внешней системе — CRM, сайту, хранилищу. Тут есть три штатных инструмента платформы.

COM-соединение

Внешний скрипт на Windows подключается к базе через V83.COMConnector и работает с данными как код 1С. Пример на Python (пакет pywin32) выгружает реестр проведённых реализаций за месяц в CSV:

import csv
from datetime import datetime
import win32com.client

connector = win32com.client.Dispatch("V83.COMConnector")
base = connector.Connect('File="C:\\Bases\\Buh";Usr="Выгрузка";Pwd="пароль";')

query = base.NewObject("Запрос")
query.Text = """
ВЫБРАТЬ
    Р.Номер КАК Номер,
    Р.Дата КАК Дата,
    Р.Контрагент.Наименование КАК Контрагент,
    Р.СуммаДокумента КАК Сумма
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Р
ГДЕ
    Р.Проведен
    И Р.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Р.Дата
"""
query.SetParameter("Начало", datetime(2026, 9, 1))
query.SetParameter("Конец", datetime(2026, 9, 30, 23, 59, 59))

selection = query.Execute().Choose()
with open("akty.csv", "w", newline="", encoding="utf-8-sig") as f:
    writer = csv.writer(f, delimiter=";")
    writer.writerow(["Номер", "Дата", "Контрагент", "Сумма"])
    while selection.Next():
        writer.writerow([
            selection.Номер,
            selection.Дата,
            selection.Контрагент,
            selection.Сумма,
        ])

Кодировка utf-8-sig нужна, чтобы Excel открыл CSV без «кракозябр».

Для клиент-серверной базы строка подключения другая: Srvr="имя_сервера";Ref="имя_базы";Usr="...";Pwd="...";.

Три условия, без которых COM не заработает:

1. Компонента comcntr.dll зарегистрирована командой regsvr32 из папки bin установленной платформы (от имени администратора).
2. Разрядность совпадает: 64-битный Python — 64-битная платформа.
3. У пользователя 1С, под которым подключается скрипт, есть право «Внешнее соединение».

OData — без Windows и без COM

Стандартный интерфейс OData отдаёт данные по HTTP в JSON. Работает с любого языка и ОС, но требует публикации базы на веб-сервере. Включают его в Администрирование → Синхронизация данных, по ссылке настройки стандартного интерфейса OData: там отмечают объекты, доступные извне, — например, документ реализации.

Пакетный запуск с обработкой

Если готовые печатные формы нужно сохранять в PDF по расписанию, удобнее не тянуть их через COM, а написать внешнюю обработку и запускать 1С из планировщика Windows:

"C:\Program Files\1cv8\8.3.25.1374\bin\1cv8.exe" ENTERPRISE /F "C:\Bases\Buh" /N "Выгрузка" /P "пароль" /Execute "C:\Scripts\VygruzkaAktov.epf"

Номер версии в пути подставьте свой. Параметр /Execute открывает обработку сразу после входа, а её код делает остальное: отбирает акты, формирует табличные документы и записывает их методом Записать() в нужном формате.

Ошибки при экспорте актов и что с ними делать

Отдельно про испорченный макет. Если после правки акт перестал печататься, вернитесь в Макеты печатных форм, выделите изменённый макет и используйте возврат к типовому. Своя правка пропадёт, зато печать снова заработает — дальше вносите изменения аккуратнее.

Частые вопросы