Выгрузка данных по больничным листам из 1С: рабочие способы

Самый быстрый способ выгрузить больничные из 1С — открыть журнал Больничные листы, нажать Еще → Вывести список и сохранить результат как файл Excel. Если нужны суммы пособий и дни нетрудоспособности по сотрудникам за период — данные собирает отчёт из раздела Отчеты по зарплате. А чтобы перенести сами документы в другую базу, применяют универсальный обмен в формате XML.

Ниже — все рабочие методы выгрузки: из журнала, из отчёта, из печатной формы и через обмен. Пути даны для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 (для организаций с расчётом зарплаты) на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Важно сразу развести два разных смысла слова «выгрузка». Выгрузка в Excel или XML — это файл для анализа, архива или переноса. Передача данных о пособии в фонд идёт отдельным механизмом через СЭДО, вручную файл туда не отправляют — об этом в конце статьи.

Где лежат больничные и что подготовить перед выгрузкой

В 1С:ЗУП 3.1 журнал больничных находится в разделе Зарплата → Больничные листы. В 1С:Бухгалтерия 3.0 — в разделе Зарплата и кадры → Больничные листы. Каждая запись журнала — это документ «Больничный лист», который в программе заполняется по данным электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), полученного из СФР.

Перед выгрузкой стоит сделать три вещи:

• 📌 провести все нужные документы — непроведённые больничные в отчёт по суммам не попадут;
• 📆 определить период — выгрузка почти всегда идёт за месяц, квартал или год;
• 🔄 обновить конфигурацию до актуального релиза, иначе печатные формы и форматы обмена могут оказаться устаревшими.

Полезно понимать, как больничный вообще попадает в базу. Работодатель получает из СФР электронный листок нетрудоспособности, на его основе создаётся документ «Больничный лист», и уже из этого документа программа считает пособие. Поэтому в журнале лежат реквизиты (номер ЭЛН, период, сотрудник), а суммы и дни — внутри документа и в отчётах. От того, что именно вам нужно выгрузить, зависит выбор способа.

Какой способ выгрузки выбрать под задачу

Методов несколько, и каждый закрывает свою задачу. Чтобы не перебирать всё подряд, сверьтесь с таблицей.

Дальше разберём каждый способ по шагам.

Выгрузка журнала больничных в Excel, PDF и другие форматы

Это универсальный способ: он работает для любого списка в 1С и не требует настройки отчётов.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы.
2. Задайте период и отбор, если он нужен.
3. Нажмите Еще → Вывести список.
4. В окне выберите тип — Табличный документ (для Excel) и отметьте нужные колонки: сотрудник, период нетрудоспособности, номер ЭЛН, дата.
5. Нажмите OK — программа сформирует табличный документ.
6. Выберите Главное меню (значок в левом верхнем углу) → Файл → Сохранить как… и укажите формат.

1С сохраняет табличный документ в такие форматы:

В окне Вывести список можно снять лишние колонки — тогда файл будет компактнее. Если выбрать Текстовый документ вместо табличного, 1С сформирует колонки через табуляцию: такой файл проще импортировать в сторонние программы, но форматирования в нём не будет.

Колонок в журнале ограниченное число. Если в выгрузке не хватает поля (например, суммы пособия) — его в журнале просто нет: суммы считаются в самом документе и в отчётах. Для них подходит следующий способ.

Отчёт по больничным: суммы и дни по сотрудникам за период

Когда нужны не реквизиты документов, а аналитика — сколько начислено, за сколько дней, по каким сотрудникам, — используйте раздел Зарплата → Отчеты по зарплате.

Порядок такой:

1. Откройте подходящий отчёт по начислениям (например, анализ начислений или свод по видам начислений).
2. Задайте период.
3. В настройках отчёта поставьте отбор по виду начисления — «Пособие по временной нетрудоспособности». Так в отчёт попадут только больничные, а не вся зарплата.
4. Сформируйте отчёт кнопкой Сформировать.
5. Сохраните результат значком дискеты на панели отчёта и выберите формат — чаще всего Лист Excel 2007.

Готовый отчёт удобен тем, что уже сгруппирован: по сотрудникам, подразделениям и месяцам, с итогами. Для бухгалтерии и кадров это нагляднее простого списка документов. В отчёт обычно выводят сотрудника, период нетрудоспособности, число оплаченных дней, средний заработок и сумму пособия с разбивкой на часть работодателя и часть фонда.

Если больничные нужно выгружать регулярно (например, для кадрового учёта), один раз собранный вариант отчёта экономит время: открыли, сменили период, сформировали, сохранили в Excel.

Печатные формы больничного и расчёта пособия

Иногда «выгрузить» означает получить расчёт по конкретному больничному — например, для сотрудника или проверяющего.

Откройте документ «Больничный лист» и нажмите Печать. В ЗУП доступны печатные формы расчёта пособия и расчёта среднего заработка — они показывают, из каких сумм и дней сложилось пособие.

Печатная форма открывается как табличный документ. Дальше её сохраняют так же, как журнал: Файл → Сохранить как… → формат (обычно PDF для архива или Excel для правок).

Так удобно готовить пояснения: по одному больничному видно средний заработок за два расчётных года, число дней и разбивку по источникам выплаты — часть за счёт работодателя и часть за счёт фонда.

Печатная форма — это не выгрузка массива данных, а документ по конкретному случаю. Когда нужен расчёт для спора с сотрудником или для внутренней проверки, сохранять его в PDF удобнее, чем делать общий список.

Выгрузка документов в XML через универсальный обмен

Формат XML нужен, когда больничные переносят в другую базу 1С — например, при объединении учёта или переходе на новую базу.

Для этого применяют обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Она не встроена в типовую конфигурацию — файл обработки берут из комплекта поставки или на диске ИТС, затем открывают через Файл → Открыть.

Дальше:

1. На закладке выгрузки отметьте объект «Больничный лист».
2. Задайте отбор по периоду и, при необходимости, по организации.
3. Укажите имя файла .xml и запустите выгрузку.

Загрузка в другой базе выполняется той же обработкой: открываете её в базе-приёмнике, на закладке загрузки указываете полученный файл .xml и запускаете. Программа создаёт документы по данным из файла.

Перед загрузкой XML в принимающую базу обязательно сделайте резервную копию: загрузка меняет данные и при несовпадении версий может их испортить. Конфигурация базы-приёмника должна быть той же, что у источника, желательно того же релиза. Переносить больничные между разными конфигурациями (например, из ЗУП в Бухгалтерию) этим способом нельзя — структура документов отличается, для таких задач используют синхронизацию данных.

Отдельно про JSON. Универсальный обмен 1С работает в XML — готовой кнопки «выгрузить в JSON» для документов нет. Если данные нужны именно в JSON (например, для интеграции со сторонней системой), их отдаёт стандартный интерфейс OData: конфигурацию публикуют на веб-сервере и настраивают состав объектов интерфейса. Это уже задача для специалиста, а не разовая выгрузка кнопкой.

Обмен с СФР: когда выгрузка идёт в фонд

Если под выгрузкой вы понимаете отправку сведений о больничном в фонд — это другой процесс. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР); дальше по тексту — только СФР.

Сейчас действует проактивный (беззаявительный) порядок. СФР сам получает электронный больничный и назначает пособие. Работодатель передаёт «Сведения для назначения и выплаты пособия» не Excel-файлом, а по каналу СЭДО — через сервис 1С-Отчетность, по входящему запросу фонда и с электронной подписью.

За первые три дня болезни по общему заболеванию пособие платит работодатель — эту часть 1С считает в документе «Больничный лист». Остальные дни оплачивает СФР напрямую сотруднику. По уходу за ребёнком и по некоторым другим случаям все дни оплачивает фонд.

Что именно уходит в фонд, видно в самой программе: документ ответа на запрос сведений хранится в базе, и при желании его тоже можно сохранить или распечатать для архива. Но формировать Excel-файл и отправлять его в СФР вручную не нужно — обмен закрывает оператор ЭДО.

Если выгрузка не формируется или данные неполные

Разберём типовые проблемы при выгрузке больничных.

Частые вопросы