Электронный листок нетрудоспособности: из СБИС в документ «Больничный лист» 1С

Выгрузить больничный лист из СБИС в 1С можно тремя путями. Самый надёжный — взять из СБИС только 12-значный номер ЭЛН, а в 1С создать документ «Больничный лист» и подтянуть данные этого листка из СФР прямо в программе. Второй путь — модуль интеграции СБИС с 1С, который создаёт документ сам. Третий — ручной перенос реквизитов из карточки ЭЛН.

Готового «файла больничного», который 1С:ЗУП 3.1 или Бухгалтерия 3.0 открыли бы штатной загрузкой, у СБИС нет. Поэтому выбор пути зависит от того, как у вас настроен обмен с СФР: через саму 1С, только через СБИС или через обе системы сразу.

Подготовка: что проверить до выгрузки больничного

Электронный листок живёт в информационной системе СФР (до 2023 года — ФСС). СБИС и 1С лишь читают его оттуда. Значит, данные в обеих программах одинаковые, если правильно заведены сотрудник и организация.

Перед переносом проверьте пять вещей:

1. 👤 СНИЛС сотрудника. ЭЛН привязан к СНИЛС. Если в карточке сотрудника в 1С СНИЛС пустой или с опечаткой, данные из СФР не сопоставятся.
2. 🏢 Регистрационный номер страхователя в СФР. Он указывается в карточке организации. Ошибка в одной цифре — и листок «не найдётся».
3. 📅 Период работы. Сотрудник должен быть принят на дату начала болезни. Больничный на уволенного оформляется отдельно, по особым правилам.
4. 🔑 Сертификат подписи. Для получения ЭЛН в самой 1С нужен действующий сертификат организации и криптопровайдер на компьютере бухгалтера.
5. 🔄 Кто отвечает на запросы СФР. Если ответы на извещения о ЭЛН отправляет СБИС, а 1С служит только для расчёта, договоритесь, что сведения не уходят из двух программ одновременно.

Какой путь выбрать

Шаг 1. Находим ЭЛН в СБИС и выгружаем его данные

Сначала соберите реквизиты листка в СБИС. Они понадобятся при любом способе — хотя бы для сверки.

1. Войдите в СБИС под учётной записью организации-страхователя.
2. Откройте реестр электронных больничных: он относится к работе с сотрудниками и отчётностью в СФР. Быстрее всего найти его через строку поиска по слову «ЭЛН» или «больничные».
3. Отфильтруйте список по фамилии сотрудника или по периоду.
4. Откройте карточку листка и выпишите реквизиты (список ниже).
5. Если нужно передать данные коллеге или в другую базу, распечатайте карточку или выгрузите список в Excel — команды печати и выгрузки находятся в панели над реестром.

Что взять из карточки ЭЛН:

• 🔢 номер листка — 12 цифр;
• 📆 даты освобождения от работы — по каждому периоду, если их несколько;
• 🩺 код причины нетрудоспособности: 01 — заболевание, 02 — травма, 03 — карантин, 05 — отпуск по беременности и родам, 09 — уход за больным членом семьи;
• 🏥 наименование медицинской организации и врача;
• ✅ признак «первичный» или «продолжение» и номер предыдущего листка;
• ⛔ отметки о нарушении режима, если они есть.

Шаг 2. Загрузка больничного в 1С:ЗУП и Бухгалтерию

Дальше работаем в 1С. Документ один и тот же — «Больничный лист», меняется только место, где его искать.

Если зарплата ведётся в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии документ «Больничный лист» доступен, только если расчёт зарплаты ведётся в этой же базе. Проверьте настройку в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты: учёт расчётов с персоналом должен вестись в этой программе, а не во внешней.

Если зарплату считают в ЗУП, а Бухгалтерия получает только итоговые проводки, переносить больничный нужно в ЗУП. В Бухгалтерию он придёт в составе сводных данных о начислениях после синхронизации.

Способ 1. Получить данные ЭЛН из СФР в самой 1С

Подходит, если обмен с СФР настроен в 1С.

1. Создайте документ «Больничный лист».
2. Укажите организацию и сотрудника.
3. Введите номер ЭЛН из карточки в СБИС.
4. Запустите получение данных листка из СФР — команда находится в форме документа рядом с полем номера.
5. Программа заполнит даты, причину и сведения о враче. Сверьте их с карточкой в СБИС.
6. Проверьте рассчитанные суммы на закладке начисления и проведите документ.

По сути, СБИС здесь нужен только как «справочник номеров». Данные приходят из того же источника, но без ручного набора.

Способ 2. Ручной перенос из карточки СБИС

Если обмена в 1С нет, заполните документ сами по выписанным реквизитам:

1. В поле номера введите 12 цифр ЭЛН без пробелов.
2. Выберите причину нетрудоспособности по коду из карточки.
3. Укажите даты освобождения: «с» — первый день болезни, «по» — последний.
4. Для продолжения отметьте его и выберите первичный документ.
5. Проверьте средний заработок и процент оплаты по стажу.
6. Проведите документ.

Даты вводите строго по карточке ЭЛН, а не со слов сотрудника. Расхождение в один день меняет и сумму работодателя, и ответ на запрос СФР.

Особые случаи при переносе

Некоторые листки требуют внимания уже на этапе заполнения документа:

• 🤰 Отпуск по беременности и родам (код 05). Пособие полностью платит СФР, работодатель не начисляет ничего. Документ в 1С всё равно нужен: он закрывает дни в табеле и не даёт начислить зарплату за этот период.
• 👶 Уход за больным членом семьи (код 09). СФР платит с первого дня. В 1С суммы за счёт работодателя не будет.
• 📑 Несколько периодов освобождения в одном ЭЛН. Переносите все периоды, а не только первый. Особенно это касается ухода за ребёнком, когда врач продлевает освобождение.
• ⛔ Нарушение режима. Укажите дату нарушения. С этой даты пособие считается в уменьшенном размере, и 1С пересчитает сумму сама.

Что посчитает 1С

При причинах 01 и 02 (кроме производственной травмы) первые три дня оплачивает работодатель, остальное — СФР напрямую сотруднику. Программа разделит период сама.

Пример: сотрудник болел 8 дней, средний дневной заработок по расчёту — 2 400 руб.

• 3 дня за счёт работодателя: 3 × 2 400 = 7 200 руб.;
• 5 дней платит СФР: 5 × 2 400 = 12 000 руб. — в 1С эта часть не начисляется к выплате, но попадает в сведения для СФР.

Пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ, но страховые взносы на него не начисляются. В 1С это происходит автоматически по виду начисления.

Шаг 3. Автоматизация: модуль интеграции СБИС с 1С

Если больничных много, ручной перенос быстро надоедает. У СБИС есть модуль интеграции с 1С — он подключается к базе и умеет создавать документы в 1С из данных СБИС.

Как обычно выглядит настройка:

1. Установите модуль интеграции из личного кабинета СБИС или по инструкции оператора.
2. Подключите его к нужной информационной базе 1С (файловой или серверной).
3. Сопоставьте организации и сотрудников: модуль должен понимать, какая карточка в 1С соответствует сотруднику в СБИС.
4. Включите синхронизацию кадровых документов и проверьте, входит ли в неё ЭЛН.
5. Сделайте пробную загрузку одного больничного и сверьте его с карточкой.

Состав документов, которые переносит модуль, зависит от его версии и вашего тарифа. Перед запуском уточните у поддержки СБИС, загружаются ли электронные листки именно в вашу конфигурацию — ЗУП 3.1 или Бухгалтерию 3.0.

Ошибки при выгрузке ЭЛН из СБИС и загрузке в 1С

Ещё две ошибки, которые видно не сразу:

• ❌ Больничный проведён в закрытом месяце. Если зарплата за период уже рассчитана, документ попадёт в перерасчёт. Проверьте начисления следующего месяца.
• ❌ Неверный вид дней в табеле. Больничный должен закрыть дни в табеле. Если параллельно введён отпуск или командировка на те же даты, 1С покажет пересечение — разберитесь, какой документ верный.

Контроль и хранение электронных больничных

После переноса сверьте данные. Раз в месяц полезно сравнить список ЭЛН в СБИС со списком документов «Больничный лист» в 1С за тот же период.

Что сверять:

• 📋 количество листков в обеих программах;
• 🔢 номера ЭЛН — каждому номеру в СБИС соответствует один документ в 1С;
• 📆 даты и коды причин;
• 💰 суммы за счёт работодателя в 1С и в ведомости на выплату.

Список в 1С удобно получить прямо из журнала больничных: установите отбор по организации и периоду, затем выведите список в табличный документ через меню «Ещё». Его можно сохранить в Excel и сопоставить с выгрузкой из СБИС построчно — по номеру ЭЛН.

Если номер есть в СБИС, но нет в 1С, документ забыли создать. Если наоборот — проверьте, не введён ли больничный по ошибке на другого сотрудника или в другую организацию.

Срок выплаты помните: пособие за счёт работодателя назначается в течение 10 календарных дней после получения сведений и выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты. На запрос СФР по ЭЛН страхователь отвечает сведениями в течение трёх рабочих дней.

Бумажный архив для электронного листка не нужен: сам ЭЛН хранится в системе СФР. В 1С остаётся проведённый документ с номером листка, а в СБИС — переписка с фондом. Не удаляйте эти данные при чистке базы и не закрывайте доступ к архиву СБИС при смене оператора: при проверке СФР понадобятся и номер листка, и отправленные сведения.

Частые вопросы