Доверенность М-2 и М-2а из 1С в PDF, Excel и Word: печать, сохранение, реестр

Чтобы выгрузить доверенность из 1С Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Доверенности, затем нужный документ, нажмите Печать → Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а), а в окне печатной формы — кнопку Сохранить (значок дискеты). Там выберите формат: PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx) или табличный документ 1С (.mxl).

Способов по сути три. PDF — когда доверенность нужно отправить поставщику или распечатать без изменений. Excel или Word — когда в форме надо что-то поправить вручную. Выгрузка списка в Excel — когда нужен реестр всех выданных доверенностей за период, а не одна форма. Электронная машиночитаемая доверенность (МЧД) выгружается отдельно, в XML.

Что проверить в документе до выгрузки доверенности

Печатная форма собирается из реквизитов документа и справочников. Если в них пусто, пусто будет и в PDF. Поэтому сначала откройте документ и пройдитесь по полям.

📌 Что должно быть заполнено:

• 🏢 Организация — от её имени выдаётся доверенность. В карточке организации должны стоять ИНН, КПП, адрес и основной банковский счёт: они попадают в шапку формы.
• 👤 Физическое лицо (кому выдана) — сотрудник, который поедет за товаром. Должность и паспортные данные берутся из его карточки.
• 🤝 Поставщик — контрагент, у которого получают ценности.
• 📄 Документ-основание — счёт, договор или заказ. Его номер и дата печатаются в строке «На получение от … материальных ценностей по …».
• 📅 Дата выдачи и срок действия — поле «Действительна по».
• 📦 Табличная часть — перечень ценностей с единицами и количеством. Её можно заполнить по счёту поставщика.

Подписи руководителя и главного бухгалтера программа берёт из ответственных лиц организации. Их задают в карточке организации, в блоке подписей. Если ответственных нет, внизу формы останутся пустые строки для расшифровки.

Паспортные данные — самое частое «пустое место». В Бухгалтерии их хранят в карточке физического лица, в документе, удостоверяющем личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан. Если сотрудник есть в программе только как строка в справочнике без этих данных, строка «Паспорт» в доверенности будет пустой.

Печать М-2 или М-2а и сохранение доверенности в PDF

Форм две, и выбирают их по тому, как организация учитывает выданные доверенности.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свой бланк. Но М-2 и М-2а остаются привычными для поставщиков, и в 1С они есть «из коробки».

Пошагово: одна доверенность в PDF

1. Откройте Покупки → Доверенности и дважды щёлкните по нужной строке.
2. Нажмите Записать или Провести, если документ ещё не записан. Несохранённые правки в печатную форму не попадут.
3. В командной панели нажмите Печать и выберите Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а).
4. Откроется окно печатной формы. Проверьте глазами шапку, получателя и паспорт.
5. Нажмите Сохранить (значок дискеты) в верхней панели окна.
6. В окне сохранения отметьте флажок Adobe PDF (.pdf).
7. Выберите Сохранить на компьютер, укажите папку и нажмите Сохранить.

Файл получит имя вида «Доверенность (М-2) № 0000-000015 от 14.10.pdf». Номер и дата берутся из документа.

Сразу несколько форматов и несколько доверенностей

В том же окне сохранения можно отметить несколько флажков: PDF и XLSX сохранятся одновременно. Флажок Упаковать в архив (.zip) сложит файлы в один архив — так удобнее отправлять пачку.

Чтобы выгрузить несколько доверенностей разом, выделите их в списке с зажатым Ctrl (или диапазон с Shift) и только потом нажмите Печать. Все формы откроются в одном окне, и Сохранить выгрузит их за один проход.

Запасной вариант — виртуальный принтер

Если кнопки Сохранить нет (бывает в доработанных конфигурациях), нажмите Печать в окне формы и выберите принтер Microsoft Print to PDF. Результат тот же, но масштаб и поля задаются в настройках принтера, а не в 1С.

Как выгрузить доверенность в Excel или Word для правки

Иногда поставщик просит свой текст или нужно дописать строку, которой нет в форме. Для этого доверенность выгружают в редактируемый формат.

1. Откройте печатную форму, как в разделе выше.
2. Нажмите Сохранить и отметьте Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx) или Документ Microsoft Word 2007 (.docx).
3. Сохраните файл и откройте его в Excel или Word.

Excel сохраняет сетку формы почти без потерь: ячейки, объединения, рамки. Word переносит форму таблицей, и при правке она может «поехать». Если нужно поменять пару слов, лучше Excel.

Есть способ без выгрузки. В окне печатной формы включите переключатель Редактировать — ячейки станут доступны для ввода прямо в 1С. Исправьте текст и сохраните в PDF. Правки в печатной форме не записываются в документ — при следующей печати форма соберётся заново из данных базы.

Выгрузка списка доверенностей в Excel: реестр за период

Для сверки, проверки или передачи на склад нужен не бланк, а реестр: номер, дата, кому выдана, поставщик, срок. Его делают из списка документов.

Через «Вывести список»

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Настройте отбор: период, организацию, получателя. Колонки списка можно добавить через Ещё → Изменить форму.
3. Нажмите Ещё → Вывести список.
4. Отметьте нужные колонки и нажмите ОК. Откроется табличный документ.
5. Нажмите Ctrl+S или значок сохранения в окне и выберите тип файла Лист Excel 2007 (*.xlsx).

Выводится ровно то, что видно в списке с учётом отбора. Если отбор не поставить, в файл попадут все доверенности за все годы.

Через «Универсальный отчет»

Если нужны поля, которых нет в колонках списка (например, срок действия и сумма по основанию), откройте Отчеты → Универсальный отчет. Выберите тип объекта «Документ», затем «Доверенность», задайте период и нажмите Сформировать. В настройках отчёта добавьте нужные поля и группировки. Готовый отчёт сохраняется тем же значком дискеты в XLSX или PDF.

Свои макеты и внешние печатные формы доверенности

Стандартная М-2 подходит не всем. Кому-то нужен бланк с логотипом, кому-то — собственная форма, утверждённая в учётной политике. В 1С это решается без программиста или с минимальным его участием.

Правка стандартного макета

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. В поиске списка наберите «Доверенность» и выберите нужный макет.
3. Нажмите Изменить. Макет откроется в редакторе табличного документа.
4. Поменяйте текст, шрифты, добавьте строки. Параметры в угловых скобках (это поля, которые программа заполняет сама) не трогайте.
5. Сохраните изменения в базе.

Изменённый макет помечается в списке. Вернуть исходный вариант можно командой Использовать стандартный макет. Перед правкой макета сохраните его копию в файл — после обновления конфигурации изменённый макет иногда приходится переносить заново.

Внешняя печатная форма

Если нужна совсем другая форма, её делают внешней обработкой (файл .epf) или расширением конфигурации (.cfe). Подключение обработки:

1. В разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки включите флажок Дополнительные отчеты и обработки.
2. Откройте одноимённую ссылку и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл .epf, укажите, к какому документу он относится (размещение — «Доверенность»), и запишите.

После этого в меню Печать доверенности появится новая команда. Сохраняется такая форма тем же способом — кнопкой Сохранить.

Расширение надёжнее обработки, если форма нужна надолго: оно переживает обновления конфигурации и не требует ручного подключения у каждого пользователя.

Куда 1С сохраняет файл и как выгрузить электронную МЧД

Папка сохранения

В тонком клиенте 1С спрашивает папку при каждом сохранении и запоминает последнюю выбранную. Если сохраняете много форм, создайте отдельную папку, например D:\Доверенности\2-е полугодие, и выбирайте её — дальше она будет предлагаться по умолчанию.

Вместо папки в окне сохранения можно выбрать Присоединить к документу. Тогда PDF прикрепится к самой доверенности как присоединённый файл. Найти его можно по значку скрепки в документе. Это удобно, если позже нужно показать, какой именно бланк выдали.

В веб-клиенте и в облаке файл скачивается через браузер — смотрите в папке «Загрузки». Если браузер блокирует скачивание, разрешите загрузки для адреса базы.

Машиночитаемая доверенность

Бумажная М-2 и электронная МЧД — разные вещи. МЧД выдаётся по формату ФНС, подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя и регистрируется в распределённом реестре. В 1С её оформляют в справочнике машиночитаемых доверенностей. Быстрее всего открыть его через поиск в верхней части окна программы: наберите «машиночитаемые».

Выгрузить МЧД — значит сохранить на компьютер два файла: XML с самой доверенностью и файл подписи к нему. Откройте карточку доверенности и найдите в командной панели или в меню Ещё команду сохранения на компьютер. Эти файлы передают контрагенту или загружают в другую программу.

Почему доверенность не выгружается или выгружается с ошибками

Если ни одно решение не подошло, проверьте форму в другой роли: зайдите под пользователем с полными правами. Ограниченные роли иногда не видят часть реквизитов, и форма собирается с пропусками. Если под администратором всё печатается, дело в правах пользователя — их настраивает администратор базы.

Частые вопросы